Apoio

Geral

O apoio é um conjunto de serviços especializados e administrativos realizados em nome dos gerentes de projetos, programas ou portfólios. Uma infraestrutura de apoio pode ser constituída de muitas maneiras diferentes com muitas funções diferentes no âmbito da gestão P3. é impraticável apontar um conjunto definitivo de metas de apoio, mas elas geralmente são extraídas da ampla lista mostrada abaixo:

• prestar apoio administrativo aos gerentes P3;
• apoiar a governança da gestão P3;
• providenciar apoio técnico especializado;
• conduzir a validação.

Todos os projetos, programas e portfólios necessitam de uma administração de rotina. Em projetos pequenos isso pode ser realizado pelo gerente de projetos, mas em projetos de médio a grande porte e em todos os programas e portfólios, um gerente P3 precisa de apoio para lidar com a administração do dia-a-dia.

Alguns projetos e a maioria dos programas e portfólios também exigem habilidades especializadas em áreas tais como risco, qualidade ou finanças.

Uma função de apoio administrativo pode operar em diferentes níveis, dependendo de como ela é constituída. Ela pode oferecer:

• ajuda administrativa em áreas como planejamento, gestão de risco, controle de mudança, etc;

• o secretariado das reuniões e serviços logísticos para os membros da equipe de gestão;

• suporte técnico, incluindo a coleta, análise e apresentação de informações de progresso, gerenciamento de interdependências e tratamento de comunicações com as partes interessadas;

• validação das estruturas de governança e das práticas de gestão P3 padrão através de auditorias, controles de saúde e revisões finais de fase.

Uma função de apoio mais sofisticada também pode abranger:

• provisão de conhecimento especializado em áreas específicas para garantir que haja acesso a todas as ferramentas e técnicas necessárias;

• treinamento, coaching e mentoria para a equipe do projeto, programa ou portfólio;

• manter a infraestrutura, o impulso e a motivação para apoiar as comunidades de prática;

• melhorar, incorporar e medir capacidades para atingir níveis mais altos de maturidade;

• possuir e implantar ferramentas e técnicas padrão.

A infraestrutura de apoio P3 pode variar desde uma única pessoa até uma grande equipe contendo muitas funções e especialistas diferentes, incluindo, entre outros:

• especialistas em planejamento e cronograma;
• engenheiros de custo;
• especialistas de diversas áreas;
• equipe para a validação;
• gerentes de configuração.

A infraestrutura geral pode ser dividida em vários escritórios, alguns temporários e outros permanentes. Por exemplo, um escritório de apoio pode fornecer apoio administrativo a um projeto ou programa específico. E então é dissolvido quando o trabalho encerrar. Em contraste, um escritório de apoio à organização tem um papel de apoio permanente independente da criação e da conclusão de qualquer obra individual.

A forma da infraestrutura refletirá seu contexto, mas seus grupos componentes devem ter sempre um propósito e um escopo claramente definidos. Os papéis e níveis de autoridade desses grupos devem ser comunicados à(s) equipe(s) de entrega e reforçados periodicamente.

 

Projetos, programas e portfólios

Quando um projeto faz parte de um programa ou portfólio, a função de apoio ao projeto será normalmente fornecida pelo escritório do programa ou portfólio.

Em projetos menores e isolados que não podem justificar as despesas gerais de uma organização de apoio, o trabalho administrativo recairá sobre os ombros do gerente do projeto. Isto pode levar a uma reação contra a "burocracia" quando o gerente do projeto é solicitado a passar muito tempo produzindo documentação padrão. Algumas organizações terão funções centrais para planejar a gestão financeira, as aquisições, etc, que podem ser capazes de fornecer assistência nestas circunstâncias.

Com o apoio do patrono, o gerente de projeto de um projeto pequeno e autônomo deve buscar a maior ajuda possível com a administração do dia-a-dia. Tomar atalhos na administração até mesmo do menor projeto é muitas vezes uma causa de fracasso.

Além da gestão diária do projeto, o gerente do projeto deve receber outros tipos de apoio. Isto pode incluir o DPC através de uma comunidades de prática, aconselhamento de carreira ou gerenciamento da transição entre um projeto e o próximo. É este apoio ampliado à profissão e à disciplina de gestão de projetos que é proporcionado pela infraestrutura de governança.

Programas ou projetos grandes e complexos podem aguentar as despesas gerais de uma função de apoio e também podem ter acesso a uma função central de apoio. As funções de apoio ao programa devem ter a experiência necessária para cobrir os serviços adicionais necessários. Estes normalmente incluem apoiar a gestão de mudanças, a gestão de benefícios e as interfaces do projeto.

A equipe de gestão do programa decide como constituir a organização apoio em todo o programa. Por exemplo, se uma função de apoio servirá ao programa e a todos os seus projetos componentes, ou se para algumas, ou todas, os projetos terão funções separadas de apoio a projetos.

Algumas organizações terão múltiplos portfólios departamentais ou regionais, enquanto outras poderão ter um portfólio único tratando da organização inteira. Neste último caso, o portfólio e a infraestrutura de governança são efetivamente a mesma coisa. Isto é frequentemente referido como uma PMO (Project Management Office, ou Escritório de Apoio a Projetos) e é uma estrutura organizacional permanente, sendo que suas responsabilidades são determinadas de acordo com o tipo de portfólio: estruturado ou padrão.