Apoyo

General

El apoyo es un conjunto de servicios especializados y administrativas llevadas a cabo en nombre de los gestores de proyecto, programa o portafolios. Una infraestructura de apoyo puede estar constituida de muchas maneras diferentes, con muchos papeles diferentes dentro del ámbito de la gestión de P3. Un conjunto definitivo de las metas para el apoyo es poco práctico, pero las siguientes se han extraído de una amplia muestra:

  • Prestar apoyo administrativo a los gerentes P3;
  • Apoyar la gobernabilidad de la gestión P3;
  • Proporcionar apoyo técnico especializado; y
  • Realizar validación.

Administración de rutina es necesaria en todos los proyectos, programas y portafolios. En proyectos pequeños esto puede ser realizado por el director del proyecto, pero en medio de grandes proyectos, programas y portafolios, un gerente de P3 necesita apoyo en el manejo de la administración del día a día.

Algunos de los proyectos y la mayoría de los programas y portafolios también requieren conocimientos especializados en áreas tales como el riesgo, la calidad o las finanzas.

Una función de apoyo administrativo puede operar en diferentes niveles dependiendo de la forma en que se constituya. Puede proporcionar:

  • Secretaría para las reuniones y los servicios logísticos para los miembros del equipo directivo;

  • Apoyo técnico que incluye la recolección, análisis y presentación de información de progreso, la gestión de las interdependencias y gastos de las comunicaciones con las partes interesadas;

  • Validación de las estructuras de gobierno y las prácticas estándar de gestión de P3 a través de auditorías, controles de salud y las revisiones finales de fase.

Una función de apoyo más sofisticado también puede cubrir:

  • rovisión de experiencia en el tema para asegurarse de que se tiene acceso a todas las herramientas y técnicas necesarias;
  • Formación, orientación y tutoría para la gestión de proyecto, programa o portafolio;
  • Mantenimiento de la infraestructura, momento y empuje para apoyar a las comunidades en práctica;
  • Mejoría de capacidades intrínsecas y de la cuantificación para lograr mayores niveles de madurez; y
  • Posesión y despliegue de herramientas y técnicas estándar.

La infraestructura de apoyo P3 puede variar de una persona a un equipo grande que contiene muchos papeles y especialistas diferentes, incluyendo, entre otros:

  • Planificadores y programadores;
  • Ingenieros de costos;
  • Expertos en la materia;
  • Personal de validación; y
  • Gerentes de configuración.

La infraestructura en general se puede dividir en múltiples oficinas, algunas temporales y algunas permanentes. Por ejemplo, una oficina de apoyo podría proporcionar apoyo administrativo a un proyecto o programa específico. Esta se disuelve a continuación, una vez que el trabajo esté completo. En contraste, una amplia oficina de apoyo a la organización tiene un papel de apoyo permanente e independiente de la creación y la realización de cualquier trabajo individual.

La forma de la infraestructura reflejará su contexto, pero sus grupos de componentes siempre deben tener un propósito y alcance claramente definido. Las funciones y los niveles de autoridad de estos grupos deben ser comunicados al equipo (s) de entrega y reforzados periódicamente.

 

Proyectos, programas y portafolios

Cuando un proyecto es parte de un programa o de un portafolio, la función de apoyo a los proyectos por lo general estará a cargo de la oficina del programa o portafolio.

En, proyectos independientes más pequeños que no pueden justificar los gastos generales de una organización de apoyo, el trabajo de la administración caerá sobre los hombros del director del proyecto. Esto puede llevar a una reacción contra la "burocracia" cuando el director del proyecto tiene que pasar mucho tiempo produciendo documentación estándar. Algunas organizaciones tendrán funciones centrales para la planificación, gestión financiera, adquisiciones, etc., que pueden ser capaces de proporcionar asistencia en estas circunstancias.

Con el apoyo del patrocinador, el director del proyecto de un proyecto pequeño, independiente debe buscar toda la ayuda del día a día administrativo que sea posible. Tomar atajos en la administración de incluso el más pequeño proyecto es a menudo una de las causas del fracaso.

Más allá de la gestión del día a día del proyecto, el director del proyecto debe contar con otros tipos de apoyo. Esto puede incluir el desarrollo profesional continuado (CPD) a través de comunidades de práctica, orientación profesional o la gestión de la transición entre un proyecto y otro. Este es el amplio apoyo a la profesión y la disciplina de gestión de proyectos que es proporcionada por la infraestructura de gobierno.

Los programas o proyectos grandes y complejos son lo suficientemente grandes como para llevar la sobrecarga de una función de apoyo y también pueden tener acceso a una función de apoyo central. Funciones de apoyo a los programas deben tener la experiencia necesaria para cubrir los servicios adicionales requeridos. Estos suelen incluir las interfaces de gestión de cambios, gestión de beneficios y apoyo al proyecto.

El equipo de gestión del programa decide cómo constituye la organización de apoyo a través del programa, por ejemplo, si una función de apoyo servirá todos sus proyectos componentes del programa o si algunos, o todos, los proyectos tendrán funciones de apoyo a proyectos independientes.

Algunas organizaciones tendrán portafolios departamentales o regionales, mientras que otros pueden tener uno solo, el portafolio para toda la organización. En este último caso, el portafolio y la infraestructura de gobierno son efectivamente la misma cosa. Esto se refiere a menudo como una PMO y es una estructura organizativa permanente y su competencia se decide por si la cartera es estándar o estructurada

 

Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción

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18th August 2015Italian translation uploaded

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