Gestione della conoscenza

Aspetti generali

La gestione della conoscenza riguarda la sistematica identificazione, registrazione e distribuzione di idee ed esperienze che possono essere adottate in situazioni nuove.

Gli obiettivi della gestione della conoscenza sono:

  • ricavare conoscenza utile dalla gestione di progetti, programmi e portfolio;
  • rendere disponibile a tutti la conoscenza tacita dei professionisti esperti;
  • supportare la gestione della capability maturity ed il miglioramento continuo nell’ambito del project, programme e portfolio management.

Gli esempi più comuni di conoscenza utile nel project, programme e portfolio management sono le “lezioni apprese” (lessons learned). Queste dovrebbero essere registrate durante tutto il ciclo di vita in un registro delle lezioni, ponendo una particolare attenzione a coglierle durante le revisioni di fine fase o di fine tranche.

Questo aspetto della gestione della conoscenza è l’essenza di ciò che Praxis è chiamato a realizzare.

La tassonomia di Praxis rappresenta la base sulla quale la conoscenza tacita proveniente dalla comunità del Project, Programme e Portfolio Management in generale può essere registrata e resa esplicita in un modo altamente accessibile.

Rivedere le lezioni apprese di precedenti progetti e programmi è un’attività che si esegue durante il processo di identificazione. Il mancato o errato uso delle esperienze e delle idee provenienti dai lavori pregressi porterà di frequente a ripetere gli errori del passato.

La gestione della conoscenza rappresenta un fattore importante per lo sviluppo della capability maturity di un’organizzazione. Catturare le lezioni apprese è un attributo di livello 3 della capability (che indica la capacità intesa come abilità), mentre l’implementazione di un sistema di gestione della conoscenza integrato e strutturato è un attributo di livello 4 della maturity (maturità).Di solito la conoscenza viene descritta in una di queste due forme: tacita ed esplicita.

La conoscenza tacita è la somma delle esperienze, idee, osservazioni, e comunicazioni che ciascuno trattiene nella propria memoria. Chiaramente, i project, programme e portfolio managers esperti, gli sponsor, i manager del cambiamento di business ed altri avranno un ampio bagaglio di conoscenza tacita riguardo al project, programme e portfolio management da utilizzare quotidianamente per realizzare con successo progetti e programmi.

Un ruolo chiave della gestione della conoscenza è catturare questa conoscenza tacita e convertirla in conoscenza esplicita. Quest’ultima non è altro che la conoscenza espressa e registrata in una forma accessibile da parte di coloro che desiderano sviluppare la propria conoscenza ed imparare dalle esperienze degli altri.

Gli utenti di questa conoscenza esplicita spazieranno dai project manager “novizi” fino ai portfolio manager esperti alle prese con nuove sfide. Un’organizzazione matura incoraggerà una cultura di apprendimento e sviluppo, facendo della gestione della conoscenza uno dei propri strumenti.

Ci sono molte teorie e modelli di gestione della conoscenza, fra i quali quello di Nonaka e Takeuchi è un tipico esempio.

I passi necessari per istituire la gestione della conoscenza all’interno dell’organizzazione di project, programme e portfolio management includono:

  • assicurare l’impegno totale del senior management nei confronti dei principi di gestione della conoscenza;

  • garantire l’adozione di quegli aspetti della metodologia di Project, Programme e Portfolio Management che catturano ed utilizzano la conoscenza;

  • implementare e mantenere un sistema per l’archiviazione e la conservazione della conoscenza.

Catturare le lezioni apprese rappresenta solo uno dei modi di creare la conoscenza esplicita e si basa soprattutto sulla conoscenza tacita disponibile all’interno dell’organizzazione.

Questa dovrebbe essere integrata con fonti esterne di conoscenza tramite il coinvolgimento di comunità di pratica più estese, fra cui gli organismi professionali.

La gestione della conoscenza riduce il rischio intrinseco proprio della gestione dei progetti, programmi e portfolio grazie all’utilizzo di metodi e tecniche collaudati e alla possibilità di evitare insidie conosciute.

La stessa può altresì essere un fattore motivante per i membri del team di gestione, i quali la percepiscono come un mezzo per agevolare, grazie ai propri contributi personali, il miglioramento del Project, Programme e Portfolio Management a livello di organizzazione.

 

Progetti, programmi e portfolio

In un’organizzazione più matura dovrebbe essere in funzione un sistema di gestione della conoscenza al quale tutti i progetti, programmi e portfolio possano avere accesso.

Se questo manca, un singolo progetto ha scarse possibilità di implementare la gestione della conoscenza, a meno che si tratti di un progetto grande e complesso. Nelle organizzazioni meno mature, i progetti indipendenti più piccoli fanno affidamento sui singoli membri del team di gestione per applicare la propria conoscenza tacita.

In queste situazioni, l’organizzazione sede rischia di perdere la sua capacità di gestire i progetti quando il personale preparato lascia l’azienda. Semplici azioni per mitigare questo rischio possono essere l’uso di diari di progetto conservati dall’organizzazione e la previsione di occasioni nelle quali i project manager possono riunirsi per scambiare le loro esperienze.

Per definizione, un programma comprende molteplici progetti ed ha quindi la possibilità di registrare le lezioni apprese dei progetti antecedenti per poi renderle applicabili ai progetti successivi. Spetterà al team di gestione del programma fornire questa continuità.

La più grande opportunità di sviluppare una solida gestione della conoscenza si realizza all’interno di un portfolio. A questo livello il team di gestione deve assicurare il finanziamento di un sistema di gestione della conoscenza, se non ne esiste già uno all’interno dell’organizzazione sede nel suo insieme. Questa attività andrebbe eseguita durante il processo di inizio.

 

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione

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18th July 2015Italian translation added

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