Schedulazione delle risorse

Aspetti generali

La schedulazione delle risorse è un insieme di tecniche usate per analizzare quali risorse sono necessarie per consegnare il lavoro e quando saranno richieste. Gli obiettivi della funzione di schedulazione delle risorse sono di assicurare:

  • L'utilizzazione efficiente ed efficace;
  • La fiducia che la schedulazione sia realistica;
  • L'identificazione precoce di colli di bottiglia e conflitti relativi alla capienza delle risorse.

La schedulazione delle risorse è supplementare alla schedulazione dei tempi, non alternativa ad essa. La procedura si compone di tre passi:

 

 

Il modello sviluppato nella funzione di schedulazione dei tempi viene utilizzato come base per l'allocazione delle risorse a differenti parti del lavoro. Questo permette di aggregare nel tempo la domanda di risorse. Tale operazione porta quasi inevitabilmente ad un profilo della domanda nel quale ci sono periodi in cui la domanda supera la provvista oppure nei quali le risorse sono inutilizzate. Lo scopo dell'elaborazione della schedulazione, utilizzando tecniche di schedulazione delle risorse limitate, è quello di modificare le tempistiche per risolvere questi picchi e depressioni della domanda.

Da un punto di vista della schedulazione ci sono due categorie generali di risorse - consumabili e riutilizzabili. Le risorse consumabili sono di solito i materiali. Le risorse riutilizzabili sono le persone e le macchine.

Il primo passo della procedura assegna le risorse alle attività. Questo atterrà alla quantità di risorse consumabili o all'impegno richiesto da parte delle risorse riutilizzabili. Una volta che sono state assegnate le risorse ed è stata elaborata una schedulazione dei tempi, si può procedere alla aggregazione delle risorse. Il risultato della aggregazione viene di solito presentato in un istogramma delle risorse. Per le risorse consumabili l'istogramma mostrerà di solito l'utilizzo complessivo (noto anche come una curva a S). Per le risorse riutilizzabili l'istogramma mostra l'utilizzo periodo per periodo (cioè giorno per giorno, settimana per settimana o come richiesto).

La schedulazione delle risorse consumabili costituisce la base della funzione di approvvigionamento compreso il dettaglio che può essere incluso in un contratto, come la schedulazione delle consegne. La schedulazione può anche evidenziare questioni relative a materiali o componenti che devono essere ordinati in anticipo. Questo può portare a volte ad una situazione in cui gli ordini devono essere predisposti prima che il lavoro sia completamente autorizzato (vedasi l'attività di 'lavoro in pre-autorizzazione' propria del processo di definizione).

Le risorse riutilizzabili sono raramente, o quasi mai, illimitate per cui la schedulazione deve essere rivista per tenere conto di tutte le limitazioni. Ci sono due approcci alla schedulazione delle risorse limitate che riconciliano i limiti di risorse con i vincoli di tempo: appianamento delle risorse (o schedulazione delle risorse con limite di tempo) e livellamento delle risorse (o schedulazione delle risorse limitate).

L'appianamento delle risorse riprogramma le attività tenendo ferma la data finale calcolata con l'analisi del cammino critico. Questo si traduce in un istogramma delle risorse nel quale i picchi e le depressioni sono 'appianati' ma non eliminati. Una schedulazione appianata è utile laddove è possibile ed attuabile procurare risorse aggiuntive per determinati periodi di tempo.

Il livellamento delle risorse assicura che la domanda di risorse non superi mai la disponibilità. Questo si traduce di solito in un aumento del tempo impiegato per completare il lavoro ed è più appropriato nelle situazioni in cui ci sono limiti stretti sulle risorse disponibili.

Il semplice processo di appianamento o livellamento della intera schedulazione ('semplice' perché rappresenta l'approccio della maggior parte dei pacchetti software per la schedulazione) non rispecchia la situazione reale. In realtà, il fatto che alcune risorse possono avere flessibilità mentre altre no significa che alcune devono essere appianate ed altre devono essere livellate. È altresì un fatto che la schedulazione sarà più sensibile alle limitazioni che riguardano alcune risorse piuttosto che altre, ma questo effetto è mascherato quando tutte le risorse sono schedulate simultaneamente.

Una migliore comprensione della relazione fra le limitazioni di risorse e la schedulazione può essere ottenuta attraverso un tipo di analisi di sensitività nella quale le risorse sono schedulate individualmente. Alternativamente, possono essere utilizzate tecniche come la catena critica per affrontare le questioni in un modo diverso.

Progetti, programmi e portfolio

La maggior parte delle tecniche di schedulazione delle risorse limitate si fonda su un modello iniziale basato su un diagramma reticolare. Gli inconvenienti di riadattare queste tecniche, da un punto di vista delle dimensioni, dai progetti ai programmi e ai portfolio sono spiegate nella funzione di schedulazione dei tempi.

Una volta che la schedulazione complessiva di un programma o di un progetto ampio e complesso è scomposta nelle schedulazioni che la compongono, ciascuna di queste può essere analizzata a livello specifico. Naturalmente, il problema qui è che le decisioni specifiche possono avere un impatto più ampio che viene poi perso. Deve essere trovato un equilibrio fra la creazione di una schedulazione eccessivamente ampia e dettagliata che nessuno è in grado di gestire efficacemente ed una serie di schedulazioni specifiche che non rispecchiano tutte le interdipendenze.

Nei casi in cui il lavoro è abbastanza grande o complesso da garantire molteplici schedulazioni il team di gestione del programma o del portfolio dovrebbe concentrarsi sulla pianificazione della capacità. Nel general management, la capacità è definita come ‘la quantità massima di lavoro che un'organizzazione è in grado di completare in un periodo determinato’.

Un team di gestione del programma o del portfolio deve perciò considerare la capienza delle risorse disponibili per il proprio lavoro. Questi team possono adottare una politica di allocazione di porzioni di queste risorse ai singoli progetti nei quali viene eseguita la schedulazione dettagliata. Questa schedulazione può essere poi consolidata per la revisione ed il processo ripetuto fino a quando si raggiunge un equilibrio nella distribuzione delle risorse. Questo fa parte dell'attività di bilanciamento propria del processo di gestione del portfolio.

 

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione

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