Fondos

General

Fondos son los medios por los cuales la financiación requerida para ejecutar un proyecto, programa o portafolio se asegura y se hace disponible para ejecutar los trabajos. Sus objetivos son:

  • determinar la mejor forma de proveer fondos para el trabajo;
  • asegurar compromiso de los proveedores de fondos; y
  • gestionar la salida de fondos a través del ciclo de vida de proyecto o programa.

Pasos típicos en el procedimiento de fondos son mostrados aquí:

 


El primer paso en el procedimiento es identificar las posibles fuentes de financiación. Estos pueden ser de fuentes internas o externas o una combinación de ambos. La escala de la financiación puede ser tan simple como la asignación de los fondos de un solo presupuesto departamental o tan complejo como el financiamiento internacional de una empresa conjunta. En algunos casos se puede esperar que el trabajo sea auto-financiación, con los ingresos generados a partir de las primeras etapas de trabajo de la provisión de fondos para entregar las etapas posteriores.

Financiación interna es donde todos los costos de la obra se financian con los recursos existentes de la organización de acogida en los presupuestos operativos y de capital. Es poco probable que los términos deban ser negociados para la financiación interna, pero las condiciones pueden ser aplicadas y registradas en el plan de gestión de las finanzas.

Cuando la financiación es proporcionada por un organismo externo, como un banco o por los accionistas, términos y condiciones tendrán que ser negociados. Esto puede incluir las tasas de interés, cargos y procedimientos para la liberación de los fondos. Acuerdos de financiación complejas pueden necesitar que el equipo de dirección tenga acceso a los conocimientos especializados.

A través del ciclo de vida, los planes se definen cada vez en mayor detalle para un aumento de los niveles de confianza, los fondos serán plenamente comprometidos y se consigue su aprobación para comenzar a trabajar. La gestión de los fondos, por tanto, implica:

  • Inicialmente: comprometer fondos para el proceso de identificación y la reserva de fondos para el proceso de definición;

  • Al final de la identificación: comprometer fondos para la definición y la reserva de fondos para el proceso de entrega;

  • Al final de la definición: comprometer fondos para la entrega, o por lo menos la primera etapa o tramo de la obra;

  • En cada revisión: fondos para la siguiente etapa o tramo dependen de un caso de negocio viable.

Ya sea destinatarios internos o externos, de beneficios o no, los donantes deben ser tratados como partes interesadas clave y gestionados en consecuencia. 

 

Proyectos, programas y portafolios

Los proyectos más pequeños tienden a existir dentro de los límites departamentales. Ellos serán financiados con cargo a un solo presupuesto operativo departamental y el patrocinador del proyecto también puede ser el gerente departamental que es dueño de ese presupuesto.

Cuando los proyectos se hacen más grandes y cruzan las fronteras departamentales, ellos recurren a múltiples presupuestos. El promotor del proyecto es entonces más probable que sea alguien que es imparcial y aceptable para los distintos responsables del presupuesto. Una junta del proyecto se puede formar para dar representación a los proveedores principales de financiación. La gestión de la organización tomará estos factores a la hora de diseñar la estructura organizativa.

En situaciones en las que un contratista está entregando un proyecto en nombre de un cliente, el financiamiento del contratista viene desde el cliente (que bien puede tener sus propias fuentes). Los pagos del cliente para el contratista por lo general se basan en las valoraciones de los trabajos realizados en los puntos acordados, ya sea en hitos clave o períodos regulares. El contratista a menudo necesita financiación a corto tiempo en el lugar para cubrir el retraso de tiempo entre el pago de facturas y recibir fondos en base a las valoraciones.

En algunos países, existen acuerdos de financiación que han sido puestos en marcha por el gobierno para formar asociaciones con el sector privado para los grandes proyectos de infraestructura. Muchos de estos son principalmente herramientas de adquisición, diseñadas para aprovechar la gestión del sector privado, experiencia y recursos en la prestación de los servicios públicos, al tiempo que reduce el impacto en el endeudamiento del sector público. Otros son estructuras de propiedad en la que el gobierno retiene participación accionaria en el activo.

Contratos de construir, poseer, operar y transferir (BOOT) se pueden aplicar a una iniciativa del sector privado, así como a los sectores públicos. En un proyecto BOOT, para una sola organización, se da una concesión de la organización para la puesta en marcha de financiar, construir, operar y finalmente transferir una instalación.

Los programas son muy propensos a involucrar múltiples presupuestos internos. Incluso cuando un programa estratégico puede ser financiado con los recursos corporativos centrales, habrá que cambiar la actividad de gestión en los negocios como de costumbre que por lo general es financiada por los departamentos implicados.

Al tener fondos asegurados para el programa, el equipo de gestión del programa se encarga de distribuir los fondos a los proyectos que lo componen. Ellos siempre deben ser conscientes de que están realmente financiando la entrega de beneficios, los proyectos son simplemente los medios para crear las salidas que permiten la realización de  los beneficios. Con el foco en los fondos globales de casos de negocio, fondos se asignarán y re-asignaran de acuerdo con los beneficios que generan. Esto puede implicar distribución de  fondos entre proyectos, re-definición del  alcance o incluso su cancelación con el fin de utilizar los fondos de forma más efectiva.

Portafolios estándar a menudo están compuestos de los proyectos para los clientes. La mayor parte del presupuesto del portafolio es simplemente la suma de los distintos presupuestos de los proyectos. Sin embargo, la gestión de los proyectos de los clientes como un portafolio puede proporcionar la oportunidad de utilizar el flujo de efectivo de algunos proyectos para cerrar la financiación para los demás, evitando así la necesidad de fondos externos más caros.

Un portafolio estratégico es financiado como parte del ciclo de planificación de negocios. Lo ideal es que los objetivos del portafolio se entregarán en el mismo período de tiempo. En caso contrario, el portafolio corre el riesgo de tener que cambiar su financiación en el próximo ciclo de planificación de negocios y con ello la continuación del financiamiento de proyectos y programas.

El establecimiento de prioridades y el equilibrio de los proyectos y programas dentro de un portafolio estratégico serán, en gran medida, dependientes de la forma en que se financia. Por ejemplo, puede haber niveles de incertidumbre sobre la futura disponibilidad de fondos. Fondos garantizados a largo plazo deben ser utilizados para los programas de alta prioridad más largos, mientras que los fondos de corto plazo serán emparejados a los proyectos a corto plazo o los programas más pequeños.

 

 

Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción

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