Algemeen
Mobilisatie zorgt ervoor dat er passende organisatorische en technische infrastructuur aanwezig is voor het verwerven en inzetten van reources. Zij ziet er ook op toe dat deze worden ontmanteld of elders ingezet wanneer zij niet langer nodig zijn.
Het doel van de mobilisatie is om ervoor te zorgen dat:
- kapitaalmiddelen operationeel en toegankelijk zijn;
- de faciliteiten operationeel en toegankelijk zijn;
- de leden van het opleveringsteam vakkundig en bekwaam zijn;
- alle resources aan het eind van de werkzaamheden elders ingezet, teruggegeven of weggedaan worden.
Mobilisatie vindt plaats op verschillende momenten in de levenscyclus. De manier waarop mobilisatie werkt binnen de levenscyclusprocessen wordt gedekt door de corresponderende activiteiten in het definitieproces en het afbakeningsproces.
Tijdens het identificatieproces en het definitieproces zal enige mobilisatie nodig zijn om teams, en mogelijke faciliteiten, op te zetten die voor het voltooien van het werk kunnen zorgen. De volledige projectinfrastructuur zal worden gemobiliseerd zodra daarvoor toestemming is gegeven (hoewel een beperkte mobilisatie al eerder kan plaatsvinden om de algemene planning te bekorten). In mindere mate wordt mobilisatie ook gebruikt bij het starten of beëindigen van een fase.
Voor grotere projecten of programma's zal aan het begin van elke fase enige mobilisatie plaatsvinden. In een portfolio is het simpelweg de beslissing om formeel portfoliomanagement te hanteren die de opzet van een geschikte infrastructuur goedkeurt.
De mobilisatieprocedure kan betrekking hebben op het volgende:
- het managementteam;
- bedrijfsruimten;
- IT hardware, softwaretools en telecommunicatie;
- werkruimte en machines;
- interne en externe recources;
- bestuurlijke procedures.
De initiële managementorganisatie wordt opgezet om de identificatie- en definitiefasen van een project of programma uit te voeren. De volledige organisatie die de opleveringsfase zal managen, wordt ontworpen tijdens het definitieproces en, na goedkeuring van de volledige business case, worden de verschillende posten ingevuld.
In veel gevallen zullen de managementteams in bestaande bedrijfsruimten worden ondergebracht. Deze managementteams moeten waar mogelijk bij elkaar worden geplaatst om de communicatie en het teamwork te verbeteren. Soms is samenvoeging niet mogelijk, dit kan zijn omdat meerdere bedrijven samenwerken of omdat het werk in verschillende landen wordt gemanaged. Dit zal extra druk leggen op de samenhang van het managementteam en de IT-infrastructuur die virtuele teams ondersteunt en dit moet helpen te verzachten.
Het verwerven van resources uit interne resources gaat vaak gepaard met moeizame onderhandelingen. In een matrixorganisatie kunnen resources bijvoorbeeld hun afdelingsplaats behouden en een rol spelen in een project, programma of portfolio. De resourceplannen van de P3-manager kunnen in conflict komen met de eisen vanuit de operationele onderdelen wanneer geprobeerd wordt deze resources toegewezen te krijgen. Dat is wanneer goede conflictmanagement- en beïnvloedingsvaardigheden van pas komen.
Het tijdelijke karakter van projecten en programma's betekent dat mobilisatie altijd gevolgd zal worden door ontmanteling zodra het werk is voltooid. Dit heeft gevolgen voor zeer uiteenlopende aspecten van het werk:
-
wanneer kapitaalinvesteringen in werkruimte en machines noodzakelijk zijn, moet worden besloten om aan te kopen, met wederverkoop in het achterhoofd, om te leasen of om te huren;
-
wanneer P3-teams worden opgebouwd moeten hun managers er altijd rekening mee houden dat de naderende ontmanteling de traditionele teamcycli zoals Tuckman beïnvloedt.
Naarmate de ontmanteling nadert, moeten er plannen worden opgesteld om zich van vermogen te ontdoen, personeel elders onder te brengen en, indien nodig, bedrijfsruimten in hun oude staat te herstellen.
Projecten, programma’s en portfolio’s
Voor sommige kleine projecten zal, in de vorm van formele mobilisatie, zeer weinig nodig zijn. Alle faciliteiten zijn aanwezig en resources hoeven zich niet fysiek te verplaatsen. Er moet meer aan teamwork dan aan mobilisatie worden gedaan.
De modellen voor teamwork zijn echter doorgaans gebaseerd op semipermanente teams van operationele onderdelen en niet op de tijdelijke teams die in projecten en programma's worden gevonden. Zelfs bij kleine projecten moet rekening worden gehouden met de ontmanteling van het team.
Bij het mobiliseren van programma's en grote complexe projecten moet het managementteam rekening houden met de behoeften van de elementen van werkpakketten of projecten. Terwijl het managementteam en de infrastructuur voor de duur van de werkzaamheden beschikbaar zullen zijn, zullen er componenten zijn die tijdens de levenscyclus moeten worden gemobiliseerd en ontmanteld.
In deze situaties dient het managementteam rekening te houden met de impact van de algemene planning op de requirements van de infrastructuur. Sommige opties voor de manier waarop de werkzaamheden worden gestructureerd, kunnen een aanzienlijk effect hebben op de infrastructuurkosten. Zo moet bijvoorbeeld de mogelijkheid om de mobilisatiekosten over meerdere projecten te verdelen, afgewogen worden tegen de impact op de baten en de business case.
Een portfolio-organisatie is permanenter dan projecten en programma's, hoewel een gestructureerde portfolio meerdere planningscycli kan doorlopen en kan worden hervormd in overeenstemming met de behoeften van een herzien strategisch plan. Portfolio mobilisatie is doorgaans een eenmalig project dat de infrastructuur opzet die nodig is om projecten en programma's te coördineren gedurende meerdere cycli.
Een op de portfolio gerichte infrastructuur vormt de basis voor een organisatie om haar competentieniveau te verbeteren. Het kan opgezet zijn om permanente organisatiestructuren in op te nemen zoals een projectmanagementbureau (PMO) voor het bieden van ondersteuning en sturing. Er zouden ook vakgroepen kunnen zijn om de voortdurende verbetering van individuele vaardigheden te ondersteunen, of professionele ontwikkelingsprogramma’s om professionaliteit aan te moedigen.
De mobilisatie van een portfolio vereist steun en inzet op het niveau van de raad van bestuur van de organisatie om ervoor te zorgen dat de portfolio degelijk en robuust is. Pas dan wordt de portfolio-infrastructuur opgenomen in de organisatie als de voorkeursmanier om projecten en programma's uit te voeren.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
