Mobilisierung

Allgemein

Die Mobilisierung stellt sicher, dass geeignete organisatorische und technische Infrastrukturen für die Beschaffung und den Einsatz von Ressourcen vorhanden sind. Sie sorgt auch dafür, dass diese abgebaut oder neu eingesetzt werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Ziel der Mobilisierung ist es, sicherzustellen, dass

  • die Kapitalanlagen betriebsbereit und zugänglich sind;
  • die Einrichtungen betriebsbereit und zugänglich sind;
  • die Mitglieder des Lieferteams kompetent und fähig sind;
  • Alle Ressourcen werden am Ende der Arbeit wieder eingesetzt, zurückgegeben oder entsorgt.

Die Mobilisierung erfolgt zu verschiedenen Zeitpunkten im Lebenszyklus. Die Art und Weise, wie die Mobilisierung innerhalb der Lebenszyklusprozesse abläuft, wird durch die entsprechenden Aktivitäten im Definitionsprozess und im Abgrenzungsprozess abgedeckt.

Während des Identifizierungs- und Definitionsprozesses wird eine gewisse Mobilisierung erforderlich sein, um Teams und möglicherweise Einrichtungen zu schaffen, die die Arbeiten durchführen können. Die Mobilisierung der gesamten Projektinfrastruktur erfolgt, sobald die Genehmigung erteilt wurde (auch wenn eine begrenzte Mobilisierung früher erfolgen kann, um den Gesamtzeitplan zu verkürzen). Die Mobilisierung wird auch in geringerem Umfang genutzt, wenn die einzelnen Tranchen oder Phasen begonnen und abgeschlossen werden.

 

 

Bei größeren Projekten oder Programmen wird zu Beginn jeder Phase oder Tranche eine gewisse Mobilisierung vorgenommen. Bei einem Portfolio ist es einfach die Entscheidung, ein formelles Portfoliomanagement durchzuführen, die die Schaffung einer geeigneten Infrastruktur ermöglicht.

Das Mobilisierungsverfahren kann Folgendes umfassen:

  • das Managementteam;
  • Räumlichkeiten;
  • IT-Hardware, Software-Tools und Telekommunikation;
  • Anlagen und Maschinen;
  • interne und externe Ressourcen;
  • Governance-Verfahren.

Die anfängliche Managementorganisation wird eingerichtet, um die Identifizierungs- und Definitionsphase eines Projekts oder Programms durchzuführen. Die vollständige Organisation, die die Durchführungsphase leiten wird, wird während des Definitionsprozesses entworfen und nach der Genehmigung des vollständigen Business Case werden die verschiedenen Stellen besetzt.

In vielen Fällen werden die Managementteams in bestehenden Räumlichkeiten untergebracht sein. Diese Managementteams sollten, wann immer es möglich ist, gemeinsam untergebracht werden, um die Kommunikation und die Teamarbeit zu verbessern. Manchmal ist eine gemeinsame Unterbringung nicht möglich, z. B. weil mehrere Unternehmen zusammenarbeiten oder weil die Arbeit in verschiedenen Ländern erledigt wird. Dadurch wird der Zusammenhalt des Managementteams zusätzlich belastet, und die IT-Infrastruktur, die virtuelle Teams ermöglicht, muss hier Abhilfe schaffen.

Die Beschaffung von Ressourcen aus internen Quellen ist oft mit schwierigen Verhandlungen verbunden. In einer Matrix-Organisation zum Beispiel können Ressourcen sowohl in ihrer Abteilung als auch in einem Projekt, Programm oder Portfolio tätig sein. Die Ressourcenpläne des P3-Managers können beim Versuch, diese Ressourcen zuzuweisen, mit den Anforderungen des laufenden Geschäfts in Konflikt geraten. In diesem Fall sind gute Fähigkeiten im Konfliktmanagement und in der Einflussnahme gefragt.

Aufgrund des zeitlich begrenzten Charakters der Projekte und Programme folgt auf die Mobilisierung stets die Demobilisierung, sobald die Arbeiten abgeschlossen sind. Dies wirkt sich auf sehr unterschiedliche Aspekte der Arbeit aus:

  • Wenn Investitionen in Maschinen und Anlagen erforderlich sind, muss entschieden werden, ob sie gekauft, geleast oder gemietet werden sollen, um sie wieder zu verkaufen;

  • Wenn P3-Teams gebildet werden, müssen ihre Manager immer bedenken, dass die bevorstehende Demobilisierung die traditionellen Teamzyklen wie Tuckman beeinflusst.

Wenn die Notwendigkeit der Demobilisierung näher rückt, müssen Pläne für die Veräußerung von Vermögenswerten, die Umverteilung von Personal und gegebenenfalls die Wiederherstellung des vorherigen Zustands der Räumlichkeiten erstellt werden.

 

Projekte, Programme und Portfolios

Bei einigen kleinen Projekten ist nur sehr wenig Mobilisierung in Form von Formularen erforderlich. Alle Einrichtungen sind vorhanden und die Ressourcen müssen nicht physisch bewegt werden. Was getan werden muss, ist eher Teamarbeit als Mobilisierung.

Die Modelle für die Teamarbeit basieren jedoch in der Regel auf semipermanenten "Business-as-usual"-Teams und nicht auf den vergänglichen Teams, die in Projekten und Programmen zu finden sind. Selbst bei kleinen Projekten muss die Demobilisierung des Teams berücksichtigt werden.

Bei der Mobilisierung von Programmen und großen, komplexen Projekten muss das Managementteam die Bedürfnisse der einzelnen Arbeitspakete oder Projekte berücksichtigen. Während das Verwaltungsteam und seine Infrastruktur für die Dauer der Arbeiten vor Ort sein werden, wird es Komponenten geben, die im Laufe des Lebenszyklus mobilisiert und demobilisiert werden müssen.

In diesen Situationen muss das Managementteam die Auswirkungen des Gesamtzeitplans auf die Infrastrukturanforderungen berücksichtigen. Einige Optionen für die Art und Weise, wie die Arbeit strukturiert wird, können erhebliche Auswirkungen auf die Infrastrukturkosten haben. So muss beispielsweise die Möglichkeit, die Mobilisierungskosten auf mehrere Projekte aufzuteilen, gegen die Auswirkungen auf den Nutzen und den Business Case abgewogen werden.

Eine Portfolio-Organisation ist dauerhafter als Projekte und Programme, obwohl ein strukturiertes Portfolio mehrere Planungszyklen durchlaufen und entsprechend den Erfordernissen eines überarbeiteten Strategieplans umgestaltet werden kann. Die Mobilisierung des Portfolios ist in der Regel ein einmaliges Projekt, mit dem die Infrastruktur geschaffen wird, die für die Koordinierung von Projekten und Programmen über mehrere Zyklen hinweg erforderlich ist.

Eine spezielle Portfolio-Infrastruktur bildet die Grundlage für eine Organisation, die ihren Reifegrad verbessern will. Sie kann dauerhafte organisatorische Strukturen umfassen, wie z. B. ein Projektmanagementbüro (PMO), das Unterstützung und Kontrolle bietet. Es könnte auch Praxisgemeinschaften geben, um die kontinuierliche Verbesserung der individuellen Kompetenzen zu unterstützen, oder berufliche Entwicklungsprogramme zur Förderung der Professionalität.

Die Mobilisierung eines Portfolios erfordert Unterstützung und Engagement auf Vorstandsebene der Gastorganisation, um sicherzustellen, dass es gründlich und belastbar ist. Nur dann wird die Portfolio-Infrastruktur in der Organisation als bevorzugte Methode zur Durchführung von Projekten und Programmen verankert.

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