Gestion des contrats - Praxis Framework

Général

La gestion des contrats comprend la négociation, la création et l'administration d'un contrat entre deux ou plusieurs parties. Ses objectifs sont de :

soutenir l'approvisionnement en négociant les conditions;
documenter les ententes contractuelles;
surveiller la performance contractuelle;
conclure des contrats.

Une procédure typique est illustrée ci-dessous :

La procédure commence avec l'étape de planification qui définit la portée et les objectifs de la gestion des contrats et, si nécessaire, aboutit à un plan de gestion des contrats. L'étape d'initiation est réalisée une fois le travail approuvé et les ressources nécessaires à la gestion des contrats mobilisées. À moins que la gestion des contrats ne soit une fonction importante au sein d'un projet, d'un programme ou d'un portefeuille, il est probable que ces étapes fassent partie d'une procédure plus vaste de gestion des ressources.

La première étape spécifique consiste à négocier des conditions contractuelles avec un fournisseur. Un contrat est un accord conclu entre deux ou plusieurs parties, lequel crée des obligations juridiquement contraignantes entre elles. Le contrat énonce ces obligations et les mesures qui peuvent être prises si elles ne sont pas remplies.

Les contrats sont couverts par le droit des contrats. Des conseils spécialisés doivent être recherchés pour s'assurer que les ramifications juridiques de tout contrat proposé sont pleinement comprises.

Bien que la loi régissant tout contrat dépende de la juridiction applicable, il existe des principes généraux qui sont universels. Par exemple, il doit y avoir :

une offre faite par une partie, qui est acceptée par la ou les autres parties sans réserve;
l'intention de créer une relation juridique entre les parties et que les parties soient liées par les obligations du contrat;
une rétribution qu’une partie obtient de l'autre en contrepartie de la fourniture des biens ou des services visés par le contrat;
des termes clairs et définis décrivant les conditions auxquelles les parties conviennent;
la légalité et la légitimité, seules les sociétés dûment constituées ou les personnes compétentes ayant conclu les contrats.

Un contrat est exigé partout où des biens ou des services sont obtenus auprès de fournisseurs externes. Cela peut simplement constituer l'acceptation de conditions générales ou la création d'un contrat spécialisé. Le plan de gestion des ressources doit fixer les conditions de haut niveau que les contrats doivent mettre en œuvre. Par exemple, si le plan stipule que le risque doit être partagé entre les parties, les besoins du contrat incorporent les méthodes de paiement pertinentes et ce dernier est rédigé pour s'assurer que le risque est partagé.

Beaucoup d'industries ont des formes standards de contrat, telles que la gamme NEC3 pour la construction et l'ingénierie. Certaines grandes organisations telles que le Service de santé national du Royaume-Uni ont des systèmes pour établir des contrats à partir de composants standards. Le principal avantage de l'utilisation de contrats types est qu'ils tiennent compte des meilleures pratiques établies au sein d'un secteur ou d'une organisation de l'industrie en particulier. L'inconvénient est qu'ils ne peuvent pas traiter pleinement tous les domaines requis par le plan de gestion des ressources pour un projet ou un programme particulier.

Les contrats standards ne fonctionnent pas pour toutes les situations. Il arrive souvent qu'ils doivent être adaptés de façon significative ou qu'un contrat doive être élaboré à partir de zéro. Ceux-ci sont appelés des contrats sur mesure et ils sont en mesure de refléter le contexte spécifique et le contenu de l'œuvre. Le gestionnaire P3 doit s'assurer que les contrats sont correctement exécutés et s'assurer qu'ils sont soumis au contrôle de version.

Que ce soit standard ou sur mesure, tous les contrats ont les mêmes informations typiques et les « conditions », telles que :

des renseignements généraux sur les parties au contrat;
une description des travaux ou des services;
le système juridique que le contrat utilisera;
les responsabilités du fournisseur en matière de conception, d'approbation, d'attribution de ces responsabilités et de sous-traitance;
les jalons convenues et la date d'achèvement;
le contrôle des changements, contrôle de la qualité, essais et correction des défauts;
les méthodes et procédures de paiement;
le transfert du risque et le partage des risques, les assurances;
la propriété des biens au cours du contrat, le transfert de propriété y compris la propriété intellectuelle (PI) et les droits d'auteur;
les procédures de gestion des différends et l’indemnisation (par ex., inexécution).

Un énoncé des travaux qui définit les activités, les livrables, l’échéancier et les prix peut être une annexe utile au contrat principal (ce qui est souvent appelé un calendrier et ne doit pas être confondu avec un échéancier P3). Il convient de vérifier l'énoncé des travaux pour s'assurer qu'il n'est pas en conflit avec le corps du contrat et que la priorité doit être claire.

Si toutes les parties se comportent comme prévu, il ne sera pas nécessaire de recourir au contrat pour résoudre un différend, mais bien sûr les relations peuvent vaciller et la performance est parfois en deçà des attentes. Pour le gestionnaire P3, le contrat peut devenir un outil de gestion des conflits ou, plus précisément, de résolution de conflits. Le gestionnaire P3 ne doit pas recourir immédiatement à la « lettre de la loi » et doit aborder les conflits contractuels de la même manière mesurée que toute autre forme de conflit. Il peut y avoir des circonstances atténuantes et l'impact de la destruction de la relation avec un fournisseur doit être mis en balance avec les avantages de résoudre le différend par d'autres moyens.

Le gestionnaire P3 doit s'assurer que l'équipe de gestion est au courant de la façon dont les obligations contractuelles peuvent être créées par inadvertance par des communications mal rédigées ou des actions inappropriées. La jurisprudence confirme que des modifications à un contrat peuvent être apportées sans que des instructions juridiques formelles soient émises.

Une fois le contrat conclu, le gestionnaire P3 doit confirmer que les obligations légales créées en vertu du contrat ont été acquittées. Des éléments tels que les garanties d'équipement et la responsabilité pour défaut peuvent devoir être administrés pendant des mois, sinon des années, après la conclusion du contrat. Les responsabilités relatives à l'administration de ces obligations à long terme doivent être examinées et, le cas échéant, documentées dans le rapport sur les mesures de suivi.

Projets, programmes et portefeuilles

Les principes de base du droit des contrats sont les mêmes, quelle que soit la manière dont le travail est géré, c.-à-d., s'il est constitué en tant que projet, programme ou portefeuille.

Les projets plus petits et non complexes ou les travaux exécutés entièrement à l'aide de ressources internes peuvent ne pas avoir de contrat. Pour des situations plus complexes, les relations internes peuvent être définies à l'aide d'accords de niveau de service (ANS) entre un service opérationnel et le projet, le programme ou le portefeuille. Ces ANS peuvent adopter un grand nombre des principes d'un contrat.

Au fur et à mesure que la complexité du travail augmente, le gestionnaire P3 a besoin de différents niveaux de soutien pour la création et le maintien des contrats. Dans de nombreux cas, les spécialistes des achats sont compétents pour rédiger et conserver la documentation contractuelle.

Lorsque le travail comprend des questions juridiques inhabituelles ou complexes, des avocats contractuels peuvent être requis.

Au fur et à mesure du développement de l'ampleur et de la complexité du travail, une coordination est nécessaire entre plusieurs contrats. Au niveau du programme ou du portefeuille, le travail est souvent mieux servi par des contrats-cadres avec des fournisseurs qui couvrent plusieurs projets plutôt que de négocier séparément des contrats pour un projet ou un programme de travail.

Dans les programmes, les portefeuilles et les grands projets où il y a plusieurs contrats, le gestionnaire P3 doit comprendre les interdépendances entre eux. Les actions d'un fournisseur peuvent avoir une incidence négative sur un autre, ce qui entraîne un différend contractuel. Toutes les interdépendances doivent être examinées et les contrats rédigés en conséquence.

Merci à la SMaP pour la traduction.