Vertragsmanagement

Allgemein

Das Vertragsmanagement umfasst Verhandlung, Erstellung und Verwaltung eines Vertrags zwischen zwei oder mehreren Parteien. Seine Ziele sind:

• Beschaffungsunterstützung durch Aushandlung von Bedingungen;
• vertragliche Vereinbarungen zu dokumentieren;
• Vertragserfüllung zu überwachen;
• Verträge zu beenden.

Ein typisches Verfahren ist im Folgenden dargestellt:

 

 

Das Verfahren beginnt mit einem Planungsschritt, der Umfang und Ziele des Vertragsmanagements festlegt und gegebenenfalls zu einem Vertragsmanagementplan führt. Der Schritt der Initiierung wird durchgeführt, sobald die Arbeiten genehmigt und die für das Vertragsmanagement erforderlichen Ressourcen mobilisiert sind. Sofern das Vertragsmanagement keine Hauptfunktion innerhalb eines Projekts, Programms oder Portfolios hat, werden diese Schritte wahrscheinlich Teil eines umfassenderen Ressourcenmanagementverfahrens sein.

Der erste konkrete Schritt besteht darin, die Vertragsbedingungen mit einem Lieferanten auszuhandeln. Ein Vertrag ist eine Vereinbarung zwischen zwei oder mehrerer Parteien, die rechtsverbindliche Verpflichtungen zwischen ihnen begründet. Der Vertrag legt diese Verpflichtungen und deren Massnahmen fest, die ergriffen werden können, wenn sie nicht eingehalten werden.

Verträge fallen unter das Vertragsrecht. Es sollte fachkundiger Rat eingeholt werden, um sicherzustellen, dass die rechtlichen Auswirkungen eines vorgeschlagenen Vertrags vollständig verstanden werden.

Zwar hängt das für einen Vertrag geltende Recht von der jeweiligen Rechtsordnung ab, doch gibt es allgemeine Grundsätze, die für alle gelten. Zum Beispiel muss Folgendes gegeben sein:

• ein von einer Partei unterbreitetes Angebot, das von der anderen Partei / den anderen Parteien ohne Vorbehalt angenommen wird;
• die Absicht, ein Rechtsverhältnis zwischen den Parteien zu schaffen und die Parteien an die Verpflichtungen aus dem Vertrag zu binden;
• eine Gegenleistung, die von einer Partei an die andere als Gegenleistung für die Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen, die Gegenstand des Vertrags sind, erbracht wird;
• klare und eindeutige Bestimmungen, die die Bedingungen beschreiben, denen die Parteien zustimmen;
• Rechtmässigkeit und Ordnungsmässigkeit, wobei nur ordnungsgemäss gegründete Unternehmen oder zulässige Personen (Prokura) Verträge abschliessen dürfen.

Ein Vertrag ist immer dann erforderlich, wenn Waren oder Dienstleistungen von externen Anbietern beschafft werden. Dabei kann es sich einfach um die Annahme von Standardbedingungen oder um die Erstellung eines speziellen Vertrags handeln. Der Ressourcenmanagementplan sollte die allgemeinen Bedingungen festlegen, die durch Verträge umgesetzt werden müssen. Wenn der Plan beispielsweise vorsieht, dass das Risiko zwischen den Parteien geteilt werden soll, muss der Vertrag die entsprechenden Zahlungsmodalitäten enthalten und so abgefasst sein, dass die Risikoteilung gewährleistet ist.

In vielen Branchen gibt es Standardvertragsformulare, wie z. B. die NEC3-Reihe (Deutschland: VOB) für das Bau- und Ingenieurwesen. Einige große Organisationen wie der Nationale Gesundheitsdienst des Vereinigten Königreichs verfügen über Systeme zur Erstellung von Verträgen aus Standardkomponenten. Der Hauptvorteil der Verwendung von Standardverträgen besteht darin, dass sie die bewährten Praktiken innerhalb des jeweiligen Industriesektors oder der jeweiligen Organisation berücksichtigen. Der Nachteil ist, dass sie möglicherweise nicht alle Bereiche abdecken, die der Ressourcenmanagementplan für ein bestimmtes Projekt oder Programm erfordert.

Standardverträge eignen sich nicht für alle Situationen. Oft müssen sie erheblich angepasst werden, oder es muss ein Vertrag von Grund auf neu erstellt werden. Diese Verträge werden als massgeschneiderte Verträge bezeichnet und sind in der Lage, den spezifischen Kontext und Inhalt der Arbeit widerzuspiegeln. Der P3-Manager muss sicherstellen, dass die Verträge ordnungsgemäss ausgeführt werden, und sollte dafür sorgen, dass sie einer Versionskontrolle unterliegen.

Unabhängig davon, ob es sich um einen Standard- oder einen massgeschneiderten Vertrag handelt, enthalten alle Verträge die gleichen typischen Informationen und "Bedingungen", wie z. B.:

allgemeine Informationen über die Vertragsparteien,

• eine Beschreibung der Bau- oder Dienstleistungen,
• das Rechtssystem, das für den Vertrag gelten soll,
• die Verantwortlichkeiten des Lieferanten für Konstruktion, Genehmigung, Übertragung dieser Verantwortlichkeiten und Vergabe von Unteraufträgen,
• vereinbarte Etappenziele und Fertigstellungstermin,
• Änderungskontrolle, Qualitätskontrolle, Prüfung und Mängelbeseitigung,
• Zahlungsmodalitäten und -verfahren,
• Risikotransfer und Risikoteilung, Versicherungen,
• Eigentum an Vermögenswerten während der Vertragslaufzeit, Übertragung von Eigentum, einschließlich geistigem Eigentum (IP) und Urheberrechten,
• Streitbeilegungsverfahren und Entschädigung (z. B. bei Nichterfüllung).

Eine Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SoW), in der die Tätigkeiten, die zu erbringenden Leistungen, der Zeitplan und die Preisgestaltung festgelegt sind, kann ein nützlicher Anhang zum Hauptvertrag sein (dieser wird oft als Zeitplan bezeichnet und sollte nicht mit einem P3-Zeitplan verwechselt werden). Ein SoW sollte geprüft werden, um sicherzustellen, dass er nicht mit dem Hauptteil des Vertrags kollidiert, und der Vorrang muss klar sein.

Wenn alle Parteien die erwarteten Leistungen erbringen, ist es nicht notwendig, zur Beilegung von Streitigkeiten auf den Vertrag zurückzugreifen, aber natürlich kommt es vor, dass Beziehungen schwanken und Leistungen hinter den Erwartungen zurückbleiben. Für den P3-Manager kann der Vertrag zu einem Instrument des Konfliktmanagements, genauer gesagt, der Konfliktlösung, werden.

Der P3-Manager sollte nicht sofort auf den "Buchstaben des Gesetzes" zurückgreifen und muss vertragliche Konflikte mit dem gleichen Augenmass angehen wie alle anderen Formen von Konflikten. Es kann mildernde Umstände geben, und Auswirkungen einer zerstörten Geschäftsbeziehung zu einem Lieferanten müssen gegen Vorteile einer anderweitigen Lösung des Konflikts abgewogen werden. Der P3-Manager muss sicherstellen, dass sich das Managementteam darüber im Klaren ist, wie durch schlecht formulierte Bedingungen oder unangemessene Handlungen unbeabsichtigt vertragliche Verpflichtungen entstehen können. Die Rechtsprechung bestätigt, dass Vertragsänderungen auch ohne formale rechtliche Anweisungen vorgenommen werden können.

Sobald der Vertrag beendet wurde, sollte der P3-Manager bestätigen, dass die rechtlichen Verpflichtungen, die sich aus dem Vertrag ergeben, erfüllt worden sind. Posten wie Ausrüstungsgarantien und Mängelhaftung müssen möglicherweise noch Monate, wenn nicht Jahre nach Vertragsabschluss verwaltet werden. Die Zuständigkeiten für die Verwaltung solcher langfristigen Verbindlichkeiten müssen berücksichtigt und gegebenenfalls im Bericht über Folgemaßnahmen dokumentiert werden.

 

Projekte, Programme und Portfolios

Die Grundprinzipien des Vertragsrechts sind dieselben, unabhängig davon, wie der Auftrag gemanagt wird, d. h. ob sie als Projekt, Programm oder Portfolio angelegt ist.

Für kleinere, nicht komplexe Projekte oder Aufträge, die ausschließlich mit internen Ressourcen durchgeführt werden, gibt es möglicherweise überhaupt keine Verträge. In komplexeren Situationen können die internen Beziehungen durch Service Level Agreements (SLAs) zwischen einer operativen Abteilung und dem Projekt, Programm oder Portfolio definiert werden. Diese SLAs können viele der Grundsätze eines Vertrags übernehmen.

Je komplexer der Auftrag ist, desto mehr Unterstützung benötigt der P3-Manager bei Erstellung und Pflege von Verträgen. In vielen Situationen werden Beschaffungsspezialisten für die Erstellung und Pflege von Vertragsdokumentation zuständig sein.

Wenn der Auftrag ungewöhnliche oder komplexe Rechtsfragen umfasst, können Vertragsanwälte erforderlich sein.

Mit zunehmender Grösse und Komplexität der Arbeiten wird eine Koordinierung zwischen mehreren Verträgen erforderlich sein. Auf Programm- oder Portfolioebene sind Rahmenverträge mit Zulieferern, die mehrere Projekte abdecken, oft am besten geeignet, anstatt für jedes Projekt oder Arbeitspaket einen eigenen Vertrag auszuhandeln.

Bei Programmen, Portfolios und Grossprojekten mit mehreren Verträgen muss der P3-Manager die gegenseitigen Abhängigkeiten zwischen den Verträgen verstehen. Die Handlungen eines Anbieters können sich nachteilig auf einen anderen auswirken und zu einem Vertragsstreit führen. Alle gegenseitigen Abhängigkeiten sollten berücksichtigt und Verträge entsprechend formuliert werden.