Contractmanagement

Algemeen

Contractbeheer omvat het onderhandelen over, het opstellen en het administreren van een contract tussen twee of meer partijen. Haar doelen zijn om:

  • inkoop te ondersteunen door middel van onderhandelingen over voorwaarden;
  • de contractuele overeenkomsten te documenteren;
  • toezicht te houden op de naleving van contractuele prestaties;
  • contracten te sluiten.

Hieronder volgt een typische procedure:

 

 

De procedure begint met de planningsstap die de scope en doelen van contractmanagement bepaalt en, indien nodig, resulteert in een contractmanagementplan. De initiatiefase wordt uitgevoerd zodra het werk goedgekeurd is en de benodigde resources voor het managen van de contracten zijn vrijgemaakt. Tenzij contractbeheer een belangrijke functie is binnen een project, programma of portfolio, zullen deze stappen waarschijnlijk deel uitmaken van een bredere resourcemanagementprocedure.

De eerste specifieke stap is het onderhandelen over contractvoorwaarden met een leverancier. Een contract is een overeenkomst tussen twee of meer partijen die onderling juridisch bindende verplichtingen schept. In het contract zijn deze verplichtingen vastgelegd, evenals de maatregelen die kunnen worden genomen als er niet aan wordt voldaan.

Contracten vallen onder het contractrecht. Er dient deskundig advies te worden ingewonnen om ervoor te zorgen dat de juridische gevolgen van elk voorgesteld contract volledig worden begrepen.

Hoewel het recht dat op een contract van toepassing is, afhangt van de geldende jurisdictie, zijn er algemene beginselen die universeel zijn. Dit betreft bijvoorbeeld:

  • een aanbod van de ene partij dat door de andere partij(en) zonder kwalificatie wordt geaccepteerd;

  • de bedoeling om een rechtsbetrekking tussen de partijen tot stand te brengen en om ervoor te zorgen dat de partijen gebonden zijn aan de verplichtingen in de overeenkomst;

  • een vergoeding die van de ene partij op de andere overgaat als tegenprestatie voor de levering van de goederen of diensten waarop de overeenkomst betrekking heeft;

  • duidelijke en definitieve bepalingen die beschrijven waarmee de partijen instemmen;

  • wettigheid en rechtmatigheid, waarbij alleen deugdelijk opgerichte ondernemingen of bevoegde personen de contracten aangaan.

Een contract is overal vereist waar goederen of diensten worden ingekocht van externe leveranciers. Dit kan eenvoudig de acceptatie van algemene voorwaarden of de totstandkoming van een specialistisch contract zijn. In het recourcemanagementplan moeten, op hoog niveau, de condities vastgesteld zijn die in de contracten geïmplementeerd moeten worden. Als het plan bijvoorbeeld voorziet in risicodeling tussen partijen, moeten in het contract de relevante betalingsmethoden worden opgenomen en moet het contract zodanig worden opgesteld dat het risico wordt gedeeld.

Veel industrieën hebben standaardcontracten, zoals het NEC3 aanbod voor de bouw en techniek. Sommige grote organisaties, zoals de National Health Service in het Verenigd Koninkrijk, beschikken over systemen om contracten op te stellen op basis van standaardcomponenten. Het belangrijkste voordeel van het gebruik van standaardcontracten is dat rekening wordt gehouden met die contractonderdelen die in een bepaalde sector of organisatie vaak in de praktijk worden toegepast. Het nadeel is dat niet alle gebieden die in het resourcemanagementplan voor een bepaald project of programma zijn vereist, volledig worden afgedekt.

Standaardcontracten werken niet voor alle situaties. Vaak is het zo dat ze sterk op maat moeten worden gemaakt of dat een contract van nul moet worden opgebouwd. Dit worden maatwerkcontracten genoemd en kunnen de specifieke context en inhoud van het werk weergeven. De P3-manager zal ervoor moeten zorgen dat contracten correct worden uitgevoerd en dat deze aan versiebeheer worden onderworpen.

Standaard of op maat, alle contracten hebben dezelfde typische informatie en 'voorwaarden', zoals:

  • algemene informatie over de bij het contract betrokken partijen;
  • een beschrijving van de werkzaamheden of diensten;
  • het rechtsstelsel waarvan het contract gebruik zal maken;
  • de verantwoordelijkheden van de leverancier voor het ontwerp, de goedkeuringen, de toewijzing van bijbehorende verantwoordelijkheden en uitbesteding;
  • overeengekomen mijlpalen en voltooiingsdatum;
  • wijzigingsbeheer, kwaliteitsbeheer, testen en verhelpen van gebreken;
  • betalingsmethodieken en -procedures;
  • risico-overdracht en risicodeling, verzekeringen;
  • eigendom van bezittingen tijdens de looptijd van het contract, overdracht van eigendom met inbegrip van intellectuele eigendom (IE) en auteursrechten;
  • conflictmanagementprocedures en schadeloosstelling (bv. niet-naleving).

Een statement of work (SoW) die de activiteiten, de te leveren prestaties, een planning en prijsstelling definieert, kan een nuttige bijlage zijn bij het hoofdcontract (dit wordt vaak een planning genoemd en mag niet worden verward met een P3-tijdsplanning). Een SoW (werkbeschrijving) moet worden gecontroleerd om er zeker van te zijn dat het niet in strijd is met de hoofdtekst van het contract en de prioriteit moet duidelijk zijn.

Als alle partijen presteren zoals verwacht, zal het niet nodig zijn om een beroep te doen op het contract om een geschil op te lossen, maar natuurlijk zijn er de relaties die haperen en blijft de uitvoering soms achter bij de verwachtingen. Voor de P3-manager kan het contract een instrument worden in conflictmanagement, of meer specifiek, conflictoplossing. De P3-manager mag niet onmiddellijk zijn toevlucht nemen tot de 'letter van de wet' en moet contractuele conflicten op dezelfde afgewogen manier benaderen als elke andere vorm van conflict. Er kunnen verzachtende omstandigheden zijn en de gevolgen van de verslechtering van de relatie met een leverancier moeten worden afgewogen tegen de voordelen van een andere oplossing van het geschil.

De P3-manager moet ervoor zorgen dat het managementteam zich bewust is van de wijze waarop onbedoelde contractuele verplichtingen kunnen worden gecreëerd door slecht geformuleerde mededelingen of ongepaste acties. Jurisprudentie bevestigt dat wijzigingen in een overeenkomst kunnen worden aangebracht zonder dat er formele wettelijke instructies worden uitgevaardigd.

Zodra het contract is beëindigd, dient de P3-manager te bevestigen dat de uit het contract voortvloeiende wettelijke verplichtingen zijn vervuld. Posten zoals garanties voor apparatuur en defecten moeten mogelijk nog maanden, zo niet jaren, na het sluiten van het contract worden geadministreerd. De verantwoordelijkheden voor het managen van dergelijke langetermijnverplichtingen moeten worden overwogen en waar nodig in het opvolgactieverslag worden gedocumenteerd.

 

Projecten, programma's en portfolio's.

De grondbeginselen van het contractrecht zijn dezelfde, ongeacht de wijze waarop het werk wordt beheerd, d.w.z. ongeacht of het als project, programma of portfolio is vormgegeven.

Kleinere, niet-complexe projecten of werkzaamheden die geheel met interne recources worden uitgevoerd, zullen in het geheel geen contract hebben. Voor complexere situaties kunnen interne relaties worden gedefinieerd door middel van service level agreements (SLA's) tussen een operationele afdeling en het project, programma of portfolio. In deze SLA's kunnen veel van de beginselen van een contract worden overgenomen.

Naarmate de complexiteit van het werk toeneemt, zal de P3-manager verschillende niveaus van ondersteuning nodig hebben bij het opstellen en onderhouden van contracten. In veel situaties zullen inkoopexperts in staat zijn om contractdocumenten op te stellen en te onderhouden.

Wanneer het werk ongewone of complexe juridische kwesties omvat, kunnen contractadvocaten nodig zijn.

Naarmate de schaal en de complexiteit van de werkzaamheden toeneemt, zal coördinatie tussen meerdere contracten nodig zijn. Op programma- of portfolioniveau zal het werk vaak het meest gebaat zijn bij raamcontracten met leveranciers die betrekking hebben op meerdere projecten, in plaats van bij afzonderlijk onderhandelde contracten voor een project of werkpakket.

Bij programma's, portfolio’s en grote projecten met meerdere contracten moet de P3-manager de onderlinge afhankelijkheden begrijpen. De handelingen van de ene leverancier kunnen een nadelige invloed hebben op een andere leverancier, wat kan leiden tot een contractueel geschil. Alle onderlinge afhankelijkheden moeten in aanmerking worden genomen en de contracten moeten dienovereenkomstig worden opgesteld.

 

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands

SHARE THIS PAGE
No history has been recorded.

Contractmanagement

Terug naar boven