Geral

As técnicas de risco são utilizadas nas etapas de identificação, avaliação e planejamento da resposta do procedimento de gerenciamento de risco mostrado abaixo:

 

 

Poucas das técnicas descritas são exclusivas da gestão P3, mas todas elas são adaptadas e aplicadas para se adequar ao contexto P3.

A identificação se baseia em muitas fontes de informação diferentes. Todas as outras funções de gerenciamento P3 gerarão informações relacionadas ao risco e há técnicas em seus procedimentos que são, de fato, sobre gerenciamento de risco. Por exemplo:

• Durante o Gerenciamento das partes interessadas, são identificados as partes interessadas que podem não estar dispostos a apoiar os objetivos e podem até se opor a eles. Isso é uma forma de gerenciamento de risco aplicada a pessoas com influencia sobre os objetivos.

• No gerenciamento do cronograma, podemos identificar as incertezas estimadas e resolvê-las através de técnicas de cronograma como Monte Carlo ou cadeia crítica.

• O gerenciamento dos custos pode, da mesma forma,  identificar as incertezas nas previsões de custos e acomodá-las através da gestão de reservas de contingência.

A identificação de riscos precisa reconhecer esses elementos de risco, integrar com as outras funções e captar todas as outras fontes de risco.

Muitas técnicas de identificação representam diferentes maneiras de extrair informações relacionadas a riscos de pessoas que têm conhecimento do trabalho e de seu contexto. Isto pode ser feito em uma base individual ou em grupos em workshops de risco.

Indivíduos com conhecimento ou experiência específica podem ser entrevistados, enquanto grupos podem ser reunidos para sessões de brainstorming ou coordenados usando a técnica Delphi.

O uso de informações de projetos, programas e portfólios anteriores nunca deve ser negligenciado e envolve a análise de relatórios de lições aprendidas e registros de risco arquivados. Em organizações mais maduras, as lições podem ter sido agrupadas e estruturadas na forma de listas de verificação e listas de prompts como parte de um sistema de gestão do conhecimento.

As técnicas de avaliação de risco são geralmente divididas em qualitativa e quantitativa, embora a linha que distingue as duas seja às vezes indefinida.

A avaliação qualitativa de risco se concentra em eventos individuais de risco, e é primariamente baseada em opinião e julgamento de especialistas.  As técnicas qualitativas são baseadas em duas propriedades de um evento de risco: sua probabilidade (ou a probabilidade de que isso aconteça) e seu impacto sobre os objetivos, se acontecer. É porque estas propriedades são difíceis de quantificar, e muitas vezes subjetivas, que técnicas baseadas em probabilidade e impacto são conhecidas como qualitativas.

Algumas abordagens de avaliação de probabilidades-impacto introduzem cada vez mais elementos quantitativos até que eles potencialmente produzam dados abertamente quantitativos, tais como o valor esperado. Embora isso seja muito útil para o cálculo das reservas para contingências, nunca se deve esquecer que se baseia em dados qualitativos.

A avaliação quantitativa de risco concentra-se mais na incerteza e na estimativa da incerteza em particular. As técnicas quantitativas típicas para abordar a incerteza no cronograma e/ou estimativa de custos incluem PERT, Monte Carlo e análise de sensibilidade.

Técnicas quantitativas também podem ser usadas para avaliar diferentes cursos de ação que incluem a influência externa incerta. As árvores de decisão podem ser usadas para comparar quantitativamente o efeito de uma série de eventos acontecendo ou não acontecendo. O que pode ser particularmente útil na avaliação de riscos secundários, ou mesmo terciários, e influenciar as decisões tomadas no planejamento da resposta aos riscos.

Os princípios do planejamento de resposta são muito semelhantes para todos os tipos de risco, seja incerteza geral ou eventos de risco específicos (ameaças ou oportunidades).

Possíveis respostas de risco para ameaças são: evitar, reduzir, transferir ou aceitar. Cada uma delas age de forma diferente sobre a probabilidade de um risco ocorrer, em oposição ao impacto que terá sobre os objetivos. Se o evento de risco for uma oportunidade, as respostas possíveis são: explorar, melhorar, compartilhar ou rejeitar. Os dois conjuntos de respostas são fundamentalmente os mesmos, mas adaptados para minimizar o efeito prejudicial de uma ameaça ou maximizar o efeito benéfico de uma oportunidade.

 

Projetos, programas e portfólios

Os problemas de gerenciamento de risco às vezes podem ser atribuídos incorretamente ao uso de técnicas de risco.

Um erro comum é empregar técnicas excessivamente sofisticadas para resolver as deficiências percebidas quando o problema real reside na compreensão do contexto de risco.

As técnicas de risco qualitativo são geralmente aplicáveis e escaláveis para todos os níveis de complexidade de projeto, programa e portfólio. Um registro de risco básico, usado para um projeto simples, pode ser ampliado com quantidades crescentes de informações para atender a projetos mais complexos.

Um pequeno projeto fará uso de análise de probabilidade-impacto, mas é improvável que justifique técnicas quantitativas que exijam um esforço significativo.

Já os projetos maiores e mais complexos incluirão níveis mais significativos de incerteza. Talvez como simples acúmulo de estimativas de incerteza ou talvez por causa do uso de tecnologia inovadora.

Mesmo o trabalho que utiliza tecnologia conhecida pode ser fonte de grande incerteza se estiver sendo utilizado em um contexto incomum ou se as equipes de entrega não tiverem experiência relevante. Estas situações podem fazer bom uso de técnicas como a de Monte Carlo, especialmente porque softwares de hoje em dia tornam estes cálculos de alto volume muito mais fáceis.

A principal questão que as equipes de gerenciamento podem enfrentar ao utilizar técnicas estatísticas é a comunicação dos resultados às partes interessadas. Quando uma parte interessada faz a pergunta "quando meu produto será entregue?" eles antecipam uma resposta como "em 12 de fevereiro" e não "há 50% de chance de que seja até 12 de fevereiro e 95% de chance de que seja até 21 de março".

É no gerenciamento das partes interessadas que precisamos decidir como tais informações serão comunicadas. A facilidade com que isto é feito fornece uma boa indicação da maturidade da organização.

O plano de gerenciamento de risco para programas e portfólios delineará o uso de técnicas em seus projetos, programas e atividades de gerenciamento de mudanças. É importante estabelecer diretrizes que garantam a consistência. Sem consistência é difícil agregar o risco das partes componentes para obter um valor para o risco total do programa ou portfólio.

Todas as técnicas de identificação e resposta são geralmente aplicáveis, mas é impraticável aplicar algumas técnicas de avaliação quantitativa, por exemplo, análise Monte Carlo baseada em rede no trabalho em sua totalidade.

Os portfólios estabelecerão diretrizes comuns para o uso de técnicas de gerenciamento de risco, mas também são capazes de desenvolver atitudes e comportamentos a longo prazo que garantam o seu uso adequado.

Portfólios estruturados são diretamente afetados pelo ambiente externo. Eles precisam identificar os riscos da mais ampla gama de fontes e podem utilizar técnicas como o PESTLE para avaliar as fontes externas de risco para os objetivos estratégicos que são projetados para alcançar.