Algemeen
Risicotechnieken worden gebruikt bij de identificatie-, inschattings- en maatregelplanningsstap in de hieronder getoonde risicomanagementprocedure:
Weinig van de beschreven technieken zijn uniek voor P3-management, maar ze zijn allemaal op maat gemaakt voor toepassing in de P3-context.
Bij de identificatie wordt gebruik gemaakt van een groot aantal verschillende informatiebronnen. Alle andere P3-managementfuncties zullen risicogerelateerde informatie genereren en er zijn technieken in hun procedures die in feite over risicomanagement gaan. Bijvoorbeeld:
Stakeholdermanagement identificeert stakeholders die mogelijk niet bereid zijn om de doelen te ondersteunen en zich daar zelfs tegen kunnen verzetten. Dit is een vorm van risicomanagement zoals die wordt toegepast bij mensen die invloed hebben op de doelen.
Het planningsmanagement kan geïdentificeerde onzekerheden schatten en adresseren door middel van planningstechnieken zoals Monte Carlo of de kritieke pad.
Financieel management kan op dezelfde wijze onzekerheden identificeren en schatten binnen kostenramingen om deze via reserves voor onvoorziene gebeurtenissen en reserves voor management opvangen.
Bij de identificatie van risico's moet rekening worden gehouden met deze risico-elementen. Deze elementen moeten in de andere functies worden geïntegreerd en alle andere bronnen van risico moeten worden opgepakt.
Veel identificatietechnieken representeren verschillende manieren om risicogerelateerde informatie af te leiden van mensen die kennis hebben van het werk en de context ervan. Dit kan een-op-een of in groepen in risicoworkshops.
Individuen met specifieke kennis of expertise kunnen worden geïnterviewd, terwijl groepen kunnen worden samengebracht voor brainstormsessies of gecoördineerd met behulp van de Delphi techniek.
Het gebruik van informatie uit eerdere projecten, programma's en portfolio’s mag nooit over het hoofd worden gezien. Dit houdt in dat moet worden gekeken naar rapporten over leerpunten en gearchiveerde risicoregisters. In meer volwassen organisaties kunnen deze gebundeld en gestructureerd zijn in de vorm van checklijsten en promptlijsten als onderdeel van een kennismanagementsysteem.
Technieken voor het schatten van risico's worden over het algemeen onderverdeeld in kwalitatieve en kwantitatieve technieken, hoewel de scheidslijn tussen beide soms vaag is.
Kwalitatieve risicoschatting richt zich op individuele risicogebeurtenissen en is voornamelijk gebaseerd op een gefundeerde mening en het oordeel van deskundigen. Kwalitatieve technieken zijn gebaseerd op twee eigenschappen van een risicogebeurtenis: de kans (of de waarschijnlijkheid dat het zal gebeuren) en het effect op de doelen als het gebeurt. Omdat deze eigenschappen moeilijk te kwantificeren en vaak subjectief zijn, staan technieken op basis van kans en effect bekend als kwalitatief.
Bij sommige benaderingen van kanseffectanalyse worden in toenemende mate kwantitatieve elementen geïntroduceerd, totdat expliciet duidelijk kwantitatieve gegevens, zoals de verwachte waarde, worden geproduceerd. Hoewel dit zeer nuttig is voor de berekening van reserves voor onvoorziene uitgaven, mag nooit worden vergeten dat het is gebaseerd op kwalitatieve gegevens.
Kwantitatieve risicoschatting richt zich meer op onzekerheid en het ramen van onzekerheid in het bijzonder. Typische kwantitatieve technieken voor het aanpakken van onzekerheid in planning en/of kostenraming zijn PERT, Monte Carlo en gevoeligheidsanalyse.
Kwantitatieve technieken kunnen ook worden gebruikt om verschillende handelwijzen te beoordelen waarbij sprake is van onzekere externe invloed. Beslissingsbomen kunnen worden gebruikt om het effect van een reeks gebeurtenissen die zich wel of niet voordoen kwantitatief te vergelijken. Dit kan bijzonder nuttig zijn bij de beoordeling van secundaire of zelfs tertiaire risico's en kan van invloed zijn op de beslissingen die in het kader van de risicomaatregelplanning worden genomen.
De beginselen van maatregelplanning zijn zeer vergelijkbaar voor alle soorten risico's, of het nu gaat om algemene onzekerheid, specifieke risicogebeurtenissen (bedreigingen of kansen).
Mogelijke risicomaatregelen voor dreigingen zijn het vermijden, beperken, overdragen of accepteren ervan. Deze handelen anders over de kans dat een risico zich voordoet dan over het effect ervan op de doelen. Als de risicogebeurtenis een kans is, zijn de mogelijke reacties het exploiteren, versterken, delen of afwijzen ervan. De twee reeksen reacties zijn in wezen hetzelfde, maar zijn toegesneden op het minimaliseren van de schadelijke gevolgen van een bedreiging of het maximaliseren van de positieve effecten van een kans.
Projecten, programma's en portfolio’s
Problemen met risicomanagement kunnen soms ten onrechte worden toegeschreven aan het gebruik van risicotechnieken.
Een veel voorkomende fout is het gebruik van overdreven geavanceerde technieken om waargenomen tekortkomingen aan te pakken terwijl het echte probleem ligt in het begrijpen van de risicocontext.
Kwalitatieve risicotechnieken zijn algemeen toepasbaar en schaalbaar op alle niveaus van project-, programma- en portfoliocomplexiteit. Een simpel risicoregister voor een eenvoudig project kan worden uitgebreid met steeds meer informatie voor complexere projecten.
Bij een klein project zal gebruik worden gemaakt van een kanseffect analyse, maar het is onwaarschijnlijk dat kwantitatieve technieken, gerechtvaardigd zijn omdat die een aanzienlijke inspanning vergen om correct te gebruiken.
Grotere, complexere projecten zullen een grote mate van onzekerheid met zich meebrengen. Misschien als een simpele opeenstapeling van inschattingen van onzekerheid of misschien vanwege het gebruik van innovatieve technologie.
Zelfs werk dat gebruik maakt van gevestigde technologie kan een bron van grote onzekerheid zijn als het wordt gebruikt in een ongebruikelijke context of als de opleveringsteams geen relevante ervaring hebben. Deze situaties kunnen goed gebruik maken van technieken zoals Monte Carlo, vooral omdat computersoftware deze berekeningen van grote volumes zo veel gemakkelijker maakt.
Het belangrijkste probleem waarmee managementteams bij het gebruik van statistische technieken te maken kunnen krijgen, is het bekendmaken van de resultaten aan de stakeholders. Wanneer een belanghebbende de vraag stelt "wanneer wordt mijn product geleverd?" verwachten ze een antwoord als "op 12 februari" niet "er is een kans van 50% voor 12 februari en een kans van 95% voor 21 maart".
Stakeholdermanagement moet beslissen hoe dergelijke informatie verstrekt zal worden. Hoe gemakkelijk dit is geeft een goede indicatie van de volwassenheid van de organisatie.
In het risicomanagementplan voor programma's en portfolio’s wordt het gebruik van technieken in de deelprojecten, programma's en verandermanagementactiviteiten beschreven. Het is belangrijk richtlijnen op te stellen die de consistentie waarborgen. Zonder consistentie is het moeilijk om het risico van de onderdelen te aggregeren om een waarde te krijgen voor het algemene risico van het programma of de portfolio.
Alle identificatie- en maatregeltechnieken zijn algemeen toepasbaar, maar het is onpraktisch om sommige kwantitatieve schattingstechnieken, bijvoorbeeld netwerkgebaseerde Monte Carlo-analyse, op geconsolideerd niveau toe te passen.
De portfolio’s zullen gemeenschappelijke richtlijnen opstellen voor het gebruik van risicomanagementtechnieken, maar zijn ook in staat mentaliteit en gedrag op langere termijn te ontwikkelen die ervoor zorgen dat deze op de juiste wijze worden gebruikt.
Gestructureerde portfolio’s worden direct beïnvloed door de externe omgeving. Zij moeten de risico's van het breedste scala van bronnen in kaart brengen en kunnen technieken zoals PESTLE gebruiken om de externe risicobronnen te beoordelen voor de strategische doelen die zij beogen te bereiken.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
