Finanzierung

Allgemein

Die Finanzierung ist das Mittel, mit dem die für die Durchführung eines Projekts, Programms oder Portfolios erforderlichen Finanzmittel gesichert und für die Durchführung der Arbeiten zur Verfügung gestellt werden. Ihre Ziele sind:

  • den besten Weg zur Finanzierung der Arbeiten zu finden;
  • das Engagement der Fondsinhaber zu sichern;
  • die Freigabe von Mitteln während des gesamten Lebenszyklus zu verwalten.

Typische Schritte im Finanzierungsverfahren sind:

 

 

Der erste Schritt des Verfahrens besteht darin, die möglichen Finanzierungsquellen zu ermitteln. Diese können aus internen oder externen Quellen stammen oder eine Kombination aus beiden sein. Der Umfang der Finanzierung kann so einfach sein wie die Zuweisung von Mitteln aus einem einzigen Abteilungshaushalt oder so komplex wie die internationale Finanzierung eines Joint Ventures. In einigen Fällen kann man davon ausgehen, dass sich die Arbeiten selbst finanzieren, wobei die Einnahmen aus früheren Phasen der Arbeiten die Mittel für die späteren Phasen bereitstellen.

Interne Finanzierung bedeutet, dass alle Kosten der Arbeit aus den vorhandenen Ressourcen der Gastgeberorganisation in den Betriebs- und Kapitalbudgets finanziert werden. Es ist unwahrscheinlich, dass die Bedingungen für die interne Finanzierung ausgehandelt werden müssen, aber es können Bedingungen angewandt werden, die im Finanzmanagementplan festgehalten werden.

Wird die Finanzierung von einer externen Stelle wie einer Bank oder von Aktionären bereitgestellt, müssen die Bedingungen ausgehandelt werden. Dazu können Zinssätze, Gebühren und Verfahren für die Freigabe von Mitteln gehören. Komplexe Finanzierungsvereinbarungen können es erforderlich machen, dass das Managementteam Zugang zu Fachwissen hat.

Im Laufe des Lebenszyklus, wenn die Pläne immer detaillierter und zuverlässiger werden, werden die Mittel vollständig gebunden und die Genehmigung für den Beginn der Arbeiten erteilt.

Die Verwaltung der Mittel umfasst daher Folgendes:

  • zunächst: Bindung von Mitteln für den Identifizierungsprozess und Reservierung von Mitteln für den Definitionsprozess;

  • m Ende der Identifizierung: Bindung von Mitteln für die Definition und Reservierung von Mitteln für den Ausführungsprozess;

  • am Ende der Definition: Bindung der Mittel für die Durchführung oder zumindest für die erste Phase oder Tranche der Arbeiten;

  • bei jeder Überprüfung: Die Mittel für die nächste Phase oder Tranche werden von einem tragfähigen business case abhängig gemacht.

Ob intern oder extern, ob Empfänger von Leistungen oder nicht, Geldgeber müssen als wichtige Stakeholder behandelt und entsprechend verwaltet werden.

 

Projekte, Programme und Portfolios

Kleinere Projekte werden in der Regel innerhalb von Abteilungsgrenzen durchgeführt. Sie werden aus einem einzigen operativen Abteilungsbudget finanziert, und der Projektsponsor kann durchaus der Abteilungsleiter sein, der für dieses Budget zuständig ist. Wenn Projekte größer werden, überschreiten sie Abteilungsgrenzen und greifen auf mehrere Budgets zurück. Der Projektsponsor ist dann eher jemand, der unparteiisch und für die verschiedenen Budgetinhaber akzeptabel ist. Es kann ein Projektausschuss gebildet werden, in dem die wichtigsten Geldgeber vertreten sind. Das Organisationsmanagement wird diese Faktoren bei der Gestaltung der Organisationsstruktur berücksichtigen.

In Fällen, in denen ein Auftragnehmer ein Projekt im Auftrag eines Kunden durchführt, erhält der Auftragnehmer seine Finanzierung vom Kunden (der möglicherweise auch eigene externe Quellen zu verwalten hat). Die Zahlungen des Auftraggebers an den Auftragnehmer erfolgen in der Regel auf der Grundlage von Bewertungen der geleisteten Arbeit zu vereinbarten Zeitpunkten, entweder zu wichtigen Meilensteinen oder in regelmäßigen Abständen. Der Auftragnehmer benötigt häufig eine Überbrückungsfinanzierung, um die Zeitspanne zwischen der Bezahlung von Rechnungen und dem Erhalt von Geldern auf der Grundlage von Bewertungen zu überbrücken.

In einigen Ländern wurden von der Regierung Finanzierungsvereinbarungen getroffen, um Partnerschaften mit dem Privatsektor für große Infrastrukturprojekte einzugehen. Bei vielen davon handelt es sich hauptsächlich um Beschaffungsinstrumente, die darauf abzielen, Management, Fachwissen und Ressourcen des privaten Sektors für die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen zu nutzen und gleichzeitig die Auswirkungen auf die Kreditaufnahme des öffentlichen Sektors zu verringern. Bei anderen handelt es sich um Eigentumsstrukturen, bei denen die Regierung eine Kapitalbeteiligung an der Anlage behält.

BOOT-Vereinbarungen (Build, Own, Operate, Transfer) können sowohl auf eine Initiative des privaten Sektors als auch auf eine des öffentlich-privaten Sektors angewendet werden. Bei einem BOOT-Projekt erhält eine Organisation von der auftraggebenden Organisation eine Konzession zur Finanzierung, zum Bau, zum Betrieb und schließlich zur Übergabe einer Einrichtung.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Programme mehrere interne Budgets betreffen. Selbst wenn ein strategisches Programm aus zentralen Unternehmensressourcen finanziert wird, gibt es im Rahmen der normalen Geschäftstätigkeit Änderungsmanagementaktivitäten, die in der Regel von den beteiligten Abteilungen finanziert werden.

Nachdem die Finanzierung des Programms gesichert ist, ist das Programmverwaltungsteam für die Verteilung der Mittel auf die einzelnen Projekte verantwortlich. Sie müssen sich stets darüber im Klaren sein, dass sie eigentlich die Erbringung des Nutzens finanzieren; die Projekte sind lediglich die Mittel zur Schaffung der Ergebnisse, die die Realisierung des Nutzens ermöglichen. Mit dem Fokus auf den gesamten Business Case werden die Mittel entsprechend dem Nutzen, den sie schaffen, zugewiesen und umverteilt. Dies kann bedeuten, dass Mittel zwischen Projekten verschoben, Projekte neu geplant oder sogar gestrichen werden, um die Mittel effektiver zu nutzen.

Standardportfolios bestehen häufig aus Projekten, die für Kunden durchgeführt werden. Der größte Teil des Portfoliobudgets ist einfach die Summe der verschiedenen Projektbudgets. Die Verwaltung der Kundenprojekte als Portfolio kann jedoch die Möglichkeit bieten, den Cashflow einiger Projekte zur Überbrückung der Finanzierung anderer Projekte zu nutzen und so den Bedarf an teureren externen Mitteln zu vermeiden.

Ein strategisches Portfolio wird im Rahmen des Geschäftsplanungszyklus finanziert. Im Idealfall werden die Ziele des Portfolios innerhalb desselben Zeitrahmens erreicht. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Finanzierung des Portfolios im nächsten Geschäftsplanungszyklus geändert wird und damit auch die weitere Finanzierung von Projekten und Programmen.

Die Priorisierung und Ausgewogenheit von Projekten und Programmen innerhalb eines strategischen Portfolios hängt in hohem Maße von der Finanzierung ab. So kann zum Beispiel eine gewisse Unsicherheit hinsichtlich der künftigen Verfügbarkeit von Finanzmitteln bestehen. Langfristig gesicherte Mittel sollten für längere Programme mit hoher Priorität verwendet werden, während kurzfristige Mittel auf kurzfristige Projekte oder kleinere Programme abgestimmt werden.

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