Allgemein
Ein Terminplan ist ein Zeitplan, der die Arbeit an einem Projekt, Programm oder Portfolio darstellt. Es handelt sich um ein dynamisches Dokument, das während des gesamten Lebenszyklus erstellt und gepflegt wird. Zeitpläne können für verschiedene Aspekte der Arbeit erstellt werden und sind ein wichtiges Mittel zur Kommunikation mit allen Teammitgliedern und Beteiligten.
Um realistisch zu sein, müssen Zeitpläne die Auswirkungen der Ressourcenverfügbarkeit, des Risikos und der Schätzgenauigkeit auf die Ausführung der Arbeiten widerspiegeln. Die Ziele des Zeitplanmanagements sind daher:
- einen Zeitplan für die Arbeiten festzulegen;
- Profile des Ressourcenbedarfs zu berechnen;
- Vorlage von Zeitplanberichten in einem für verschiedene Interessengruppen geeigneten Format.
Das Verfahren für das Zeitplanmanagement variiert je nach dem Kontext der Arbeit, aber ein typisches Verfahren auf hohem Niveau folgt den unten stehenden Schritten:
In der Planungsphase werden die Techniken und Ansätze festgelegt, die zur Ermittlung, Terminierung und Berichterstattung verwendet werden sollen. Der Schritt der Initiierung stellt sicher, dass die erforderlichen Arbeitskräfte und -mittel beschafft und mobilisiert werden.
Die gleichen Top-Down- und Bottom-Up-Prinzipien gelten auch für große Projekte, die in Teilprojekte unterteilt werden können.
Die Zeitplanung beginnt mit der Ermittlung und Definition der Arbeit, die zur Erreichung der Ziele erforderlich ist. Ein Teil der Arbeitsdefinition wurde bereits im Rahmen des Umfangsmanagementverfahrens durchgeführt, das nun jedoch detaillierter ausgearbeitet wird.
Diese Ermittlung erfolgt sowohl von oben nach unten als auch von unten nach oben. Innerhalb eines Portfolios oder Programms werden die Arbeiten in große Komponenten unterteilt, d. h. die Projekte und Programme innerhalb eines Portfolios oder die Projekte innerhalb eines Programms. Auf diese Weise können Einschränkungen auf oberster Ebene ermittelt werden, die an die einzelnen Programme und Projekte weitergegeben werden.
Die detaillierte Planung auf der Grundlage analytischer Modelle wird dann auf Projektebene durchgeführt, wobei die Ergebnisse auf die übergeordnete Programm- oder Portfolioebene zurückgeführt werden.
Zeitplanberichte reichen von einfachen Meilensteindiagrammen bis hin zur statistischen Komplexität von Monte-Carlo-Verteilungen. Welche Berichte für die verschiedenen Stakeholder zu verwenden sind, kann in einem Zeitplanmanagementplan oder, falls gewünscht, in einem Stakeholdermanagementplan festgelegt werden.
Das Zeitplanmanagement befasst sich mit dem zeitlichen Aspekt der dreifachen Einschränkung. Es ist daher eng mit den Funktionen verbunden, die sich mit den beiden anderen Aspekten befassen, nämlich dem Umfangsmanagement und dem Finanzmanagement (Kosten).
In manchen Kontexten (z. B. im traditionellen Bau- und Ingenieurwesen) wird zunächst der Umfang festgelegt und daraus die Zeit und die Kosten abgeleitet. In anderen Kontexten können Zeit und/oder Kosten die Hauptbeschränkungen sein, wobei der Umfang von der verfügbaren Zeit und den Kosten abhängt. Dies wird als agiler Ansatz bezeichnet.
Der Ansatz zur Erstellung von Zeitplänen muss dieses Verhältnis zwischen Zeit, Kosten und Umfang widerspiegeln. In einigen Fällen können strenge Techniken zur Modellierung der Arbeiten und zur Berechnung detaillierter Zeitpläne verwendet werden. In anderen Fällen werden erste grobe Schätzungen vorgenommen, die ständig verfeinert werden, wenn mehr Informationen zur Verfügung stehen.
Die detaillierteren Modelle, die in der Zeit- und Ressourcenplanung beschrieben werden, können verwendet werden, um verschiedene Szenarien zu testen. Während des Definitionsprozesses können sich diese auf alternative Lösungen beziehen, mit dem Ziel, die Auswirkungen der verschiedenen Möglichkeiten, die Ziele zu erreichen, auf den Zeitplan zu verstehen. Während des Ausführungsprozesses können verschiedene Szenarien alternative Möglichkeiten zur Erstellung eines Outputs oder zur Reaktion auf das Eintreten eines Risikoereignisses testen. Das Testen theoretischer Szenarien auf diese Weise wird gemeinhin als "Was-wäre-wenn"-Planung bezeichnet.
Zu den Faktoren, die sich auf die Art und Weise auswirken, in der Zeitpläne präsentiert werden, gehören in der Regel:
der erforderliche Detaillierungsgrad der Planung;
- ob die Zeitplaninformationen mit Ressourcen- und/oder Umfangsinformationen kombiniert werden müssen;
- der Kontext des Werks;
- der Empfängerkreis für die Informationen.
Die bei weitem gebräuchlichste Art der Darstellung von Zeitplaninformationen ist eine Art Balkendiagramm, das so genannte Gantt-Diagramm. Dieses kann einfach die Leistung der Aktivitäten auf einer horizontalen Zeitskala zeigen oder es kann mit logischen Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten, dem Ressourcenverbrauch oder Fortschrittsinformationen kombiniert werden.
In der Praxis wird zwischen Ausführungsplänen und Managementplänen unterschieden. Bei ersteren geht es um die zeitliche Planung der Maßnahmen, bei letzteren darum, wie die Arbeit gesteuert werden soll.
Während es bei einem Zeitplan in erster Linie um das Timing geht, wird die Kombination aus Zeit und anderen Informationen allgemeiner als Plan bezeichnet.
Ausführungspläne sind für die Kontrolltechniken von grundlegender Bedeutung, so dass bei der Auswahl der Modellierungs- und Berechnungstechniken, die für den Kontext der Arbeit am besten geeignet sind, sorgfältig vorgegangen werden muss. Es gibt zahlreiche Software-Tools, mit denen die Arbeit auf unterschiedliche Weise geplant und dargestellt werden kann. Wie die Planung durchgeführt werden soll und welche Tools verwendet werden sollen, wird in einem Plan für das Terminmanagement dargelegt, wenn die Komplexität der Arbeit dies rechtfertigt.
Projekte, Programme und Portfolios
Die meisten Detailplanungen finden auf Projektebene statt, wo die Ergebnisse produziert werden. Traditionell konzentrierten sich Projektzeitpläne auf die technischen Aktivitäten, die Produkte erzeugen, aber in letzter Zeit werden auch die Managementaktivitäten einbezogen. Mit zunehmender Komplexität der Arbeit wird es unpraktisch, einen einzigen detaillierten Zeitplan zu erstellen.
Bei Großprojekten wird häufig eine rollierende Planung verwendet, bei der nur die kurzfristige Arbeit im Detail und die längerfristige Arbeit in einer Zusammenfassung dargestellt wird. Wenn der Umfang der Managementaktivitäten zunimmt, kann es sinnvoll sein, separate Umsetzungspläne für verschiedene Bereiche zu erstellen, z. B. einen Kommunikationsplan oder einen Plan zur Realisierung von Vorteilen.
Der Bedarf an mehreren Plänen ist unvermeidlich, wenn die Komplexität zunimmt. Innerhalb eines Programms gibt es zum Beispiel verschiedene Komponenten wie:
- laufende Projekte, die über eigene detaillierte Umsetzungspläne verfügen;
- Projekte, die noch nicht begonnen wurden;
- Verwaltungstätigkeit (z. B. Kommunikation, Beschaffung usw.)
- Change Management Aktivitäten.
Auf Programmebene sollte es einen Ausführungsplan geben, der die Komponentenpläne zusammenfasst. Damit dies effektiv ist, muss das Managementteam sicherstellen, dass im gesamten Programm ähnliche Terminplanungsstrategien angewandt werden. Diese Grundsätze können in einem Terminmanagementplan dargelegt werden.
Um zu vermeiden, dass der übergeordnete Programmplan zu schwerfällig wird, enthält er zusammenfassende "Aktivitäten", die ganze Tranchen oder Projekte darstellen können. Andere Informationen können als wichtige Meilensteine dargestellt werden, die aus detaillierteren Plänen stammen.
Die größte Vielfalt an Planungsinformationen ist in einem Portfolio vorhanden. Portfolio-Pläne müssen so dargestellt werden, dass die Beteiligten verstehen können, welche Informationen aus detaillierten Zeitplänen stammen und welche eher spekulativ sind.
Ein wichtiger Aspekt des Portfoliomanagements ist die Kapazitätsplanung. Dadurch wird sichergestellt, dass die erforderlichen Ressourcen für die Bereitstellung des Portfolios beschafft werden können. Sie muss auch Engpässe und widersprüchliche Anforderungen an die begrenzten Ressourcen vermeiden. Dies bedeutet, dass die Anzahl der benötigten Ressourcen und der Zeitpunkt ihres Einsatzes geschätzt werden müssen. Die Zeitpläne müssen in der Art und Weise, wie sie die Aktivitäten schätzen und die Ressourcen zuweisen, konsistent sein, damit die Aggregation auf Portfolioebene korrekt ist.
Im Rahmen des Portfoliomanagements müssen die sich ändernden Anforderungen an die Ressourcen ständig ausgeglichen und Prioritäten für die Zuweisung der begrenzten Ressourcen gesetzt werden. Dies hängt von den Zeitplaninformationen ab, die aus den einzelnen Projekten und Programmen zusammengetragen werden.
