Borging

Algemeen

Borging is de reeks systematische activiteiten die ervoor zorgt dat de doelstellingen en de managementprocessen van een project, programma of portfolio geschikt zijn voor hun doel.

De doelstellingen van borging zijn:

  • review van het management van planning;
  • toezien op de effectiviteit van functies en processen;
  • de stakeholders het vertrouwen geven dat het werk effectief en efficiënt wordt gemanaged.

De term borging wordt vaak gebruikt in de context van 'kwaliteitsborging'.

Praxis onderscheidt kwaliteit niet als een aparte functie, omdat kwaliteit, in al haar vormen, in het hele framework is ingebouwd.

Kwaliteit is een inherent kenmerk in plaats van een aparte functie. Daarom wordt in de planningsfunctie de kwaliteitsplanning en in de beheersfunctie het kwaliteitsbeheer afgedekt.

Het vierde aspect van kwaliteit, continue verbetering, valt binnen het niveau van vaardigheden.

De doelen voor borging kunnen in twee eenvoudige categorieën worden verdeeld: de doelstellingen van het werk (producten, resultaten of baten) en de processen (project, programma of portfolio) die zijn ontworpen om deze doelen te bereiken.

Voor de doelstellingen zullen gewoonlijk kwaliteitsbeheertechnieken worden toegepast, die in de passende managementplannen zullen worden omschreven. De rol van de borging is het controleren van de managementplannen om te verzekeren dat de juiste normen zijn vastgesteld en om te controleren of de resultaten van de kwaliteitsbeheer zijn opgevolgd.

Processen en procedures moeten ook in de managementplannen worden vastgelegd. De borgingsfunctie moet nagaan of de juiste managementplannen zijn opgesteld, of de processen en procedures geschikt zijn voor het doel en of de bevoegde resources deze toepassen.

Borging is de verantwoordelijkheid van de P3-sponsor. Eenieder die de borging uitvoert, moet onafhankelijk zijn van de management- en deliveryteams en rechtstreeks rapporteren aan de sponsor. Medewerkers die de borging verzorgen zullen vaak afkomstig zijn van een specifieke ondersteunende organisatie of projectmanagementbureau (PMO). Het is de verantwoordelijkheid van de sponsor om de resultaten van de borging te gebruiken om problemen aan te pakken en vertrouwen te wekken in het managementteam.

Het uitvoeren van borging is een belangrijke indicator voor de mate van volwassenheid van een organisatie. Het wordt geaccepteerd als een belangrijke functie in de ontwikkeling van de kwaliteit van P3-management, maar is niet zonder problemen.

Thamhain en Wilemon identificeerden dat 'procedures' een van de belangrijkste bronnen van conflict zijn in projecten. Dit kan op verschillende manieren worden geïnterpreteerd, maar wanneer onafhankelijke auditors komen controleren of bepaalde procedures worden gevolgd, kan dit zeker leiden tot bezorgdheid bij het managementteam en mogelijk tot conflicten.

Om deze reden moet de sponsor niet alleen de verantwoordelijkheid op zich nemen om ervoor te zorgen dat er borging plaatsvindt, maar ook dat hij zichtbaar een positieve bijdrage levert. Dat kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld:

  • De borging moet op risico's zijn gebaseerd. Dit betekent dat het zich concentreert op de risicovollere gebieden van wat wordt geborgd. Als een project te kampen heeft met bijzonder moeilijke stakeholder issues of zeer innovatieve technologie implementeert, dan moet de borging zich richten op die gebieden en niet moeizaam lijstjes afvinken op eenvoudige gebieden van management. Als een programma wordt aangestuurd door een minder ervaren programmamanager, dan zou dat een aandachtspunt zijn voor risico gebaseerde borging.

  • Borging moet zowel helpen als controleren. Conflicten zullen zich vaker voordoen als de mensen die de borging uitvoeren gewoon komen opdagen, procedures controleren en weggaan. De rol van borging zou er een moeten zijn van assistentie, advies en reviewen. De mensen in deze rol gaan van project naar project en van programma naar programma. Zij verkeren in de perfecte positie om goede manieren van werken te bevorderen en de leerpunten te verspreiden.

  • Borging moet worden gezien als een teken van de toewijding van de organisatie om de discipline en het beroep van P3-management te ontwikkelen in plaats van alleen maar een middel om mensen te controleren.

De beoogde aanpak van de borging, de benodigde resources en de geplande reviews zijn allemaal vastgelegd in het borgingmanagementplan. Aangezien het de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever is om ervoor te zorgen dat de borging wordt geïmplementeerd, moet dit plan door de opdrachtgever worden opgesteld of aan iemand worden gedelegeerd die niet bij het management van de te verrichten werkzaamheden is betrokken.

 

Projecten, programma's en portfolio's

Voor op zichzelf staande projecten is het betrekkelijk eenvoudig te definiëren wat "onafhankelijke" borging is, maar in programma's is dit complexer.

Vaak is de programma organisatie verantwoordelijk voor de borging van de deelprojecten. Daarom kunnen mensen die de projecten borgen lid zijn van het programmamanagementteam. Het is duidelijk dat zij dan geen verantwoordelijkheid kunnen dragen voor het borgen van het programma en dat andere, onafhankelijke resources moeten worden gebruikt om de betrouwbaarheid te waarborgen.

Om deze complexiteit te vergroten, vervult de programmamanager vaak de rol van sponsor voor deelprojecten en is hij in deze positie verantwoordelijk voor project borging, terwijl hij onafhankelijk moet blijven van programmaborging.

Een meer volwassen organisatie kan al haar borgingsresources verzamelen in een organisatie zoals een PMO dat onafhankelijk is van alle projecten en programma's - en mogelijk onafhankelijk is van alle portfolio's. Dit is volledig afhankelijk van de aard van de organisatie, de omvang en complexiteit van haar projecten, programma's en portfolio's, haar volwassenheid en ook haar omgeving.

Voor sommige complexere omgevingen kunnen meerdere borgingteams nodig zijn. In een gereguleerde omgeving kan er bijvoorbeeld een intern team zijn dat zich richt op effectief en efficiënt management en een extern team dat zich richt op naleving van regelgeving.

In deze omgevingen zal elk team zijn eigen procedures en scope hebben om tegemoet te komen aan de behoeften van één groep stakeholders. Het is mogelijk dat de totale omvang van borging omslachtig en zelfs onwerkbaar wordt. In deze omstandigheden moet de opdrachtgever de verschillende teams op gecoördineerde wijze laten werken, waar mogelijk informatie laten uitwisselen en ervoor zorgen dat alle aspecten aan bod komen. Deze aanpak staat bekend als integrale borging.

Portfoliosponsors maken vaak deel uit van de hoofddirectie van de organisatie. Op dit niveau vormt borging een essentiële schakel in de besturing van de organisatie. Meestal heeft de auditcommissie van de organisatie een algemene taak om ervoor te zorgen dat het bestuur de borging heeft die het nodig heeft. In een volwassen organisatie betekent dit dat de borging van projecten, programma's en portfolio's uiteindelijk door de organisatie stroomt naar het orgaan dat verantwoordelijk is voor bedrijfsbesturing.

 

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands

SHARE THIS PAGE
No history has been recorded.

Borging

Terug naar boven