Kennismanagement

Algemeen

Kennismanagement omvat het systematisch identificeren, vastleggen en distribueren van inzichten en ervaringen die het mogelijk maken deze toe te passen in nieuwe situaties.

De doelen van kennismanagement zijn:

  • nuttige kennis halen uit het beheer van projecten, programma's en portfolio's;
  • impliciete kennis van ervaren vakmensen beschikbaar maken voor iedereen;
  • ondersteuning van het managen van het competentieniveau's en continue verbetering van het P3-management.

De meest voorkomende voorbeelden van nuttige kennis in P3-management zijn 'leerpunten'. Deze moeten gedurende de hele levenscyclus worden geregistreerd in een logboek met leerpunten, met bijzondere aandacht voor het vastleggen ervan tijdens reviews aan het eind van een fase of tranche.

Het reviewen van de leerpunten die uit eerdere projecten en programma's zijn getrokken, is een activiteit tijdens het identificatieproces. Het niet gebruiken van ervaringen en inzichten uit het verleden zal vaak leiden tot een herhaling van fouten uit het verleden.

Kennismanagement is een belangrijk element in het ontwikkelen van de volwassenheid van een organisatie.Het vastleggen van leerpunten is een eigenschap van niveau 3 vaardigheden, terwijl de implementatie van een geïntegreerd en gestructureerd kennisbeheersysteem een eigenschap van volwassenheidsniveau 4 is.

Kennis wordt meestal omschreven als één van twee vormen: impliciet en expliciet.

Dit aspect van kennismanagement is de essentie van wat Praxis wil bereiken.

De taxonomie van Praxis is de basis waarop impliciete kennis van de P3-managementgemeenschap in het algemeen kan worden vastgelegd en expliciet gemaakt op een zeer toegankelijke manier.

Impliciete kennis is de som van ervaringen, inzichten, waarnemingen en communicatie die elke persoon in zijn geheugen heeft. Het is duidelijk dat ervaren P3-managers, sponsors, business change managers e.a. veel impliciete kennis over P3-management zullen hebben die ze dagelijks gebruiken om projecten en programma's succesvol op te leveren.

Een belangrijke rol van kennismanagement is om deze impliciete kennis vast te leggen en om te zetten in expliciete kennis. Dit betekent simpelweg dat het wordt uitgedrukt en geregistreerd op een manier die toegankelijk is voor degenen die hun kennis willen ontwikkelen en willen leren van de ervaring van anderen.

De gebruikers van deze expliciete kennis zullen variëren van beginnende projectmanagers tot ervaren portfoliomanagers die voor nieuwe uitdagingen staan. Een volwassen organisatie zal een cultuur van leren en ontwikkelen bevorderen, met kennismanagement als een van haar instrumenten.

Er zijn veel theorieën en modellen van kennismanagement met Nonaka en Takeuchi als veelvoorkomend voorbeeld.

Binnen de P3-managementorganisatie omvatten de stappen die betrokken zijn bij het opzetten van kennismanagement:

  • ervoor zorgen dat het hoger management zich verbindt aan de beginselen van kennisbeheer;

  • het waarborgen van de elementen van de P3-methode die kennis vastleggen en gebruiken;

  • het implementeren en onderhouden van een systeem voor het opslaan en onderhouden van kennis.

Het vastleggen van geleerde lessen is slechts één manier om expliciete kennis te creëren en is primair gebaseerd op de impliciete kennis die binnen de organisatie beschikbaar is.

Dit moet worden aangevuld met externe bronnen van kennis via betrokkenheid bij bredere vakgroepen (CoPs), met inbegrip van beroepsorganisaties.

Kennismanagement vermindert de risico's die inherent zijn aan het beheer van projecten, programma's en portfolio's door het gebruik van beproefde methoden en technieken en het vermijden van bekende valkuilen.

Het kan ook de leden van het managementteam  motiveren om het P3-management op organisatieniveau te helpen verbeteren door hun persoonlijke bijdragen.

 

Projecten, programma's en portfolio's

In een meer volwassen organisatie zou er een bestaand kennismanagementsysteem moeten zijn dat voor alle projecten, programma's en portfolio's toegankelijk is.

Zonder dit heeft een individueel project beperkte mogelijkheden om kennismanagement te implementeren, tenzij het groot en complex is. Kleinere, op zichzelf staande projecten in minder volwassen organisaties vertrouwen op individuele management team leden om hun impliciete kennis toe te passen.

In dergelijke situaties loopt de organisatie het risico haar capaciteit te verliezen om projecten te managen wanneer geschoold personeel vertrekt.  Eenvoudige acties om dit risico te beperken kunnen onder meer bestaan uit het gebruik van projectdagboeken die door de organisatie worden bijgehouden en het voorzien in tijd waarin projectmanagers bijeen kunnen komen om ervaringen uit te wisselen.

Per definitie bestaat een programma uit meerdere projecten en heeft het de mogelijkheid om de uit eerdere projecten leerpunten vast te leggen, zodat deze op latere projecten kunnen worden toegepast. Het is aan het programmamanagement team om voor die continuïteit te zorgen.

De grootste kans voor de ontwikkeling van robuust kennismanagement ligt in een portfolio. Op dit niveau moet het managementteam de financiering van een kennismanagementsysteem veiligstellen, voor zover dit nog niet bestaat binnen de organisatie als geheel. Dit gebeurt gewoonlijk tijdens het initiëringsproces.

 

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands

SHARE THIS PAGE
18th July 2015Italian translation added

Kennismanagement

Terug naar boven