Onderhandelen

Algemeen

Onderhandelen is een verzamelnaam voor verschillende mechanismen die tot doel hebben geschillen tussen individuen, groepen of bedrijven op te lossen. Haar doelen zijn om:

• oplossingen te vinden voor vraagstukken waarbij twee of meer partijen betrokken zijn;
• positieve relaties ontwikkelen tussen twee of meer partijen

De uitgangspunten van de onderhandelingen worden in veel verschillende contexten gebruikt. Twee voor de hand liggende toepassingen liggen op het gebied van conflictmanagement en inkoop. Deze twee voorbeelden illustreren de breedte van situaties waarin onderhandelingsvaardigheden moeten worden toegepast. Bij de aanpak van persoonlijke conflicten gaat het vaak om emotionele en culturele kwesties, terwijl bij inkooponderhandelingen gewoonlijk over contractvoorwaarden wordt onderhandeld.

Ongeacht de context zijn er algemene factoren die een goede onderhandelaar kenmerken:

• het vermogen om gemeenschappelijke doelen en grenzen te beschrijven;
• emotionele beheersing en gelijke behandeling van alle partijen;
• goede luister- en communicatieve vaardigheden;
• grondige kennis van onderhandelingstactieken;
• het vermogen om een onderhandeling af te sluiten op een manier die de resultaten veilig stelt.

Een onderhandeling wordt vaak omschreven als het hebben van één van twee varianten, concurrerend of collaboratief.

Bij concurrerende onderhandelingen gaat het erom dat één partij de beste deal krijgt, ongeacht de behoeften en belangen van de andere partij. Dit kan gemakkelijk een gevecht worden waar de winnaar alles krijgt. Hoewel competitieve onderhandelingen vermeden moeten worden, is dit misschien niet altijd mogelijk.

Collaboratieve onderhandelingen zijn erop gericht om een scenario te creëren waarin alle betrokken partijen geheel of gedeeltelijk krijgen wat ze van de onderhandelingen wilden. Deze aanpak leidt doorgaans tot oplossingen op langere termijn en beperkt de kans op toekomstige conflicten.

Iedereen heeft een natuurlijke voorkeur voor de manier waarop hij of zij onderhandelt. Het model van R.G. Shell combineert collaboreren en concurreren met drie andere persoonlijke voorkeuren op basis van het managementraster van Blake en Mouton.

Ongeacht of de onderhandelingen concurrerend of op collaboratief zijn, het verloopt gewoonlijk volgens een specifieke procedure:

 

 

Plannen: Alle partijen moeten zich grondig voorbereiden. Dit omvat het verzamelen van zoveel mogelijk informatie, het stellen van doelen voor het resultaat en het overeenkomen van een escalatietraject als de onderhandelingen niet succesvol is. Elke partij moet proberen de culturele, commerciële en ethische achtergrond van de anderen te begrijpen.

• Bespreken: Bepaal het landschap, identificeer de belangrijkste problemen en communiceer de doelen. Luister, vraag en geef regelmatig feedback om het inzicht te bevestigen.

• Voorstellen: Stel een oplossing voor die duidelijk en ondubbelzinnig is.

• Onderhandelen: Bespreek het voorstel; communiceer persoonlijke grenzen en gebieden van flexibiliteit.

• Overeenkomen: Overeenstemming bereiken over de kernpunten; documenteren van wat is overeengekomen en alle resterende punten en randzaken met tijdschema's voor het oplossen ervan.

• Uitvoeren: De resultaten van de onderhandelingen zo nodig communiceren en alle daarmee verband houdende P3-managementdocumentatie bijwerken.

Onderhandelen kan makkelijk fout gaan. De hoofdzonde is dat we onvoorbereid in onderhandelingen treden. Dit kan gemakkelijk leiden tot vergissingen, zoals het doen van openingsbiedingen, die voor de andere partijen duidelijk onaanvaardbaar zijn. Druk om de onderhandelingen af te ronden en verder te gaan met het project of programma kan leiden tot overhaaste discussies die moeilijk uit te voeren resultaten opleveren. Bij onderhandelingen is het belangrijk om rustig te blijven en weten wanneer te pauzeren. Telkens wanneer er onderhandelingen plaatsvinden, zal het resultaat daarvan gevolgen hebben voor de rest van de levenscyclus, dus het is de investering waard om het goed (of zo goed als redelijkerwijs mogelijk) te doen voordat er verder gegaan wordt.

 

Projecten, Programma's en Portfolio's

Projectmanagers zijn vaak het meest betrokken bij onderhandelingen omdat zij rechtstreeks betrokken zijn bij de teams die het project uitvoeren.

In de identificatie- en definitiefasen van de levenscyclus worden requirements vastgelegd en initiële plannen gemaakt. De projectmanager zal een evenwicht moeten vinden tussen tijd, kosten en scope door te onderhandelen met stakeholders en met steun van de sponsor.

Tijdens mobilisatie en inkoop zal de projectmanager intern moeten onderhandelen met de lijnmanagers in de matrixorganisatie en formelere contractonderhandelingen moeten voeren met potentiële leveranciers. Naarmate het project vordert, zullen conflicten tussen teamleden ontstaan en zal de projectmanager moeten onderhandelen over het oplossen van conflicten.

In sommige gevallen kan er specialistische hulp beschikbaar zijn van een ondersteunend bureau. Ook als er geen gespecialiseerd ondersteunend bureau is, is het belangrijk om te weten wanneer hulp te vragen van specialisten, bijvoorbeeld de HR- of juridische afdelingen.

In portfolios, programma's en complexere projecten wordt het scala aan onderhandelingsscenario's breder en breder. P3-managers moeten in deze complexere situaties de onderhandelingen in de context van het delegeren begrijpen.

Met name wanneer een programma of portfolio uit meerdere lagen van managementteams met gedelegeerde bevoegdheden bestaat, moet een evenwicht worden gevonden tussen het wegnemen van de autonomie van één niveau en het verkrijgen van een voordeel door collectief namens het programma of de portfolio als geheel te onderhandelen.

De hiërarchie van managementteams voorziet ook in een mechanisme voor escalatie mocht een onderhandeling op een lager niveau niet succesvol zijn. Dit moet worden toegelicht in de relevante managementplannen, met name het resourcemanagementplan.

 

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands