Algemeen
Resourceplanning is een verzameling van technieken die worden gebruikt om te analyseren welke resources wanneer nodig zijn om het werk te leveren. De doelen van resourceplanning zijn om te zorgen voor:
- efficiënt en effectief gebruik;
- het vertrouwen dat de planning realistisch is;
- een vroegtijdige opsporing van knelpunten en conflicten in de capaciteit van de resources.
Resourceplanning is een aanvulling op de tijdsplanning, niet een alternatief. De procedure bestaat uit drie stappen:
Het model dat is ontwikkeld in de tijdsplanning functie wordt gebruikt als basis voor de toewijzing van resources aan verschillende delen van het werk. Hierdoor kan de vraag naar resources in de loop van de tijd worden geaggregeerd. Dit leidt bijna onvermijdelijk tot een vraagprofiel met perioden waarin de vraag groter is dan het aanbod of waarin resources niet worden gebruikt. Het doel van de berekening van het plan, met behulp van resource limited planningstechnieken, is het aanpassen van de planning om met deze pieken en dalen van de vraag om te gaan.
Vanuit het oogpunt van de planning zijn er twee brede categorieën van resources - verbruikbare en herbruikbare. Verbruikbare resources zijn typisch materialen. Herbruikbare resources zijn mensen en machines.
In de eerste stap van de procedure worden resources toegewezen aan activiteiten. Dit omvat de hoeveelheden verbruikbare resources of de inspanningen die nodig zijn van herbruikbare resources. Zodra de resources zijn toegewezen en een tijdsplanning is berekend, kunnen de resources worden geaggregeerd. De resultaten van aggregatie worden normaal gesproken gepresenteerd als een resource histogram.
Voor verbruikbare resources toont het histogram normaal gesproken cumulatief gebruik (ook wel een s-curve genoemd). Voor herbruikbare resources toont het histogram de gebruiksperiode per periode (d.w.z. dag per dag, week op week of indien nodig).
De planning voor verbruikbare resources vormt de basis voor de inkoop, met inbegrip van de details die in een contract kunnen worden opgenomen, zoals de planning van leveringen. In de planning kunnen ook problemen met materialen of onderdelen aan het licht komen die ruim van tevoren besteld moeten worden. Dit kan soms leiden tot de situatie dat orders moeten worden geplaatst voordat het werk volledig is goedgekeurd (zie de activiteit "pre-autorisatie werkzaamheden" in het definitieproces).
Herbruikbare hulpbronnen zijn zelden of nooit onbeperkt en de planning moet worden herbeoordeeld om rekening te houden met alle beperkingen. Er zijn twee benaderingen voor planning met beperkte resources die resource- en tijdsbeperkingen met elkaar verzoenen: het gladstrijken van resources (of planning met beperkte tijd) en het nivelleren van resources (of planning met beperkte resources).
Gladstrijken van de resources herschikt activiteiten, terwijl de einddatum, berekend op basis van een kritieke pad analyse, behouden blijft. Dit resulteert in een resourcehistogram waarin de pieken en dalen worden 'afgevlakt', maar niet geëlimineerd. Een afgevlakt schema is nuttig waar het mogelijk en praktisch is om extra resources te verkrijgen voor tijdsperioden.
Het nivelleren van resources zorgt ervoor dat de vraag naar resources nooit de beschikbaarheid overstijgt. Dit leidt gewoonlijk tot een langere doorlooptijd van de werkzaamheden en is geschikter wanneer de beschikbare resources strikt beperkt zijn.
Het eenvoudige proces van het gladstrijken of nivelleren van de hele planning ('eenvoudig' omdat het de standaardbenadering is van de meeste planningsoftwarepakketten) geeft niet de werkelijke situatie weer. In werkelijkheid kunnen sommige resources flexibel zijn, terwijl anderen dat niet zijn en dat kan betekenen dat sommige resources gladgestreken en andere genivelleerd moeten worden. Het is ook een feit dat de planning gevoeliger zal zijn voor de grenzen van sommige resources dan voor andere, maar dit effect wordt gemaskeerd wanneer alle resources tegelijkertijd zijn gepland.
Een beter begrip van het verband tussen de beperkte resources en de planning kan worden bereikt door een vorm van sensitiviteitanalyse waarbij de resources afzonderlijk worden gepland. Als alternatief kunnen technieken zoals het kritieke pad worden gebruikt om problemen op een andere manier aan te pakken.
Projecten, programma's en portfolio’s
De meeste gelimiteerde resourceplanningstechnieken zijn gebaseerd op een eerste model gebaseerd op een netwerk diagram. De nadelen van schaalvergroting van deze technieken, van projecten tot programma's en portfolio’s, worden toegelicht in de tijdsplanning.
Zodra de algemene planning voor een programma of grootschalig complex project is uitgesplitst in deelplanningen, kan elke planning lokaal worden geanalyseerd. Het probleem hier is natuurlijk dat lokale beslissingen een bredere impact kunnen hebben, die dan verloren gaat. Er moet een evenwicht worden gevonden tussen het opstellen van een al te grote en gedetailleerde planning die niemand effectief kan managen en een reeks lokale planningen die niet alle onderlinge afhankelijkheden weerspiegelen.
Wanneer het werk groot genoeg of complex genoeg is om meerdere planningen te rechtvaardigen, dient het programma- of portfoliomanagementteam zich te concentreren op capaciteitsplanning. In het algemeen wordt capaciteit gedefinieerd als "de maximale hoeveelheid werk die een organisatie in een bepaalde periode kan verrichten".
Een team voor programma- of portfoliomanagement moet daarom rekening houden met de capaciteit van de resources die voor hun werk beschikbaar zijn. Zij kunnen een beleid voeren waarbij een deel van deze resources wordt toegewezen aan deelprojecten waarvoor een gedetailleerde planning geldt. Het deelprojectplan kan vervolgens worden geconsolideerd voor de review en het proces kan worden herhaald totdat een evenwicht in de verdeling van de resources is bereikt. Dit maakt deel uit van de balanceringsactiviteit in het portfoliomanagementproces.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
