Perencanaan kapasitas memiliki arti yang berbeda untuk orang-orang di lingkungan yang berbeda. Dua hal yang secara umum terlepas dari pendekatan detailnya:
-
Kapasitas adalah jumlah pekerjaan maksimum yang dapat diselesaikan oleh suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu.
-
Kapasitas = (jumlah sumber daya) x (pemanfaatan) x (efisiensi).
Hal utama tentang manajemen kapasitas dalam konteks manajemen P3 adalah bahwa proyek dan program bersifat sementara sehingga fleksibilitas dalam kapasitas adalah penting. Banyak pendekatan kuantitatif untuk manajemen kapasitas dirancang untuk rekayasa produksi atau sistem komputer.
Dalam lingkungan proyek analisis rinci tentang berapa banyak sumber daya yang diperlukan dan selama periode apa, dilakukan melalui teknik seperti penjadwalan sumber daya terbatas dan rantai kritis, tetapi teknik ini tidak mudah terukur untuk program dan portofolio. Juga tidak berlaku hingga ada komitmen untuk pengelolaan dan perencanaan ruang lingkup yang terperinci. Jika hasil dari perencanaan terperinci adalah “kami tidak memiliki cukup sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan ini dalam kerangka waktu yang dapat diterima” maka banyak waktu dan uang telah terbuang sia-sia.
Pada tingkat portofolio dan program harus ada perencanaan kapasitas tingkat tinggi sebelum melakukan penjadwalan yang lebih terperinci.
-
Pertanyaan utama yang perlu ditanyakan adalah:
-
Dapatkah organisasi melepaskan sumber daya yang cukup dari bisnis-seperti-biasa untuk menyelesaikan pekerjaan?
-
Apakah mungkin untuk merekrut staf tambahan untuk melakukan pekerjaan yang diperlukan?
Dapatkah sumber daya eksternal diperoleh dengan keterampilan yang relevan?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan tergantung pada kebijakan, pendanaan dan mungkin sifat sumber daya spesialis.
Dalam lingkungan P3 perencanaan kapasitas menghadapi tantangan bahwa sumber daya yang dibutuhkan tidak dapat dikuantifikasi secara akurat sampai ruang lingkup didefinisikan dan perencanaan selesai. Program dan tim manajemen portofolio perlu menghindari sentimen bahwa "kami tidak memiliki cukup informasi untuk merencanakan". Semua harus setuju untuk merencanakan sumber daya hanya dengan detail yang mungkin dari corong estimasi dan tingkat keakuratan yang mungkin dan diterima secara universal.
Tujuannya adalah untuk menghindari situasi di mana terlalu banyak proyek dan program telah dimulai dan mereka secara kolektif melebihi kapasitas organisasi untuk menyampaikan. Efeknya seringkali bahwa semua proyek dan program menderita karena sumber daya terus-menerus terpakai dan beralih dari satu krisis ke krisis lainnya tanpa ada yang terhasilkan.
Pada tingkat proyek individu, pendekatan agilitas berkaitan dengan beberapa aspek masalah ini dengan menanyakan tujuan apa yang dapat dicapai dengan waktu dan sumber daya yang tersedia bukan sebaliknya untuk menanyakan berapa banyak waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Meskipun teknik terperinci tidak mudah diskalakan ke tingkat program dan portofolio, prinsip kapasitas yang memimpin keputusan tentang apa yang dapat dicapai merupakan hal yang mendasar bagi keduanya.
Terima kasih Valentinus Pramana untuk terjemahannya pada halaman ini.
