Zeitplanung

Allgemein

Zeitplanungstechniken werden verwendet, um Zeitpläne zu entwickeln und zu präsentieren, aus denen hervorgeht, wann die Arbeit ausgeführt und die Produkte geliefert werden sollen. Die Ziele der Zeitplanung sind:

• ein Modell zur Verwendung in der numerischen Analyse zu erarbeiten;
• Termine für die Arbeitskomponenten zu berechnen;
• festlegen, wo der Zeitplan flexibel ist.

Das Verfahren der Zeitplanung besteht aus drei Schritten.

 

 

Sobald die Arbeiten festgelegt sind, wird ein Modell erstellt, das die Abfolge der Arbeiten und die für die Fertigstellung jeder Komponente erforderliche Zeit widerspiegelt. Dieses "logische Modell" muss durch externe Zwänge wie externe Entscheidungen (z. B. eine behördliche Genehmigung oder die Lieferung einer beschafften Komponente) ergänzt werden. Sobald das Modell die interne Logik der Arbeit und die externen Zwänge widerspiegelt, wird der Zeitplan berechnet.

In der Realität sind diese Schritte keineswegs sequentiell. Das Modell wird angepasst, Einschränkungen werden überprüft und die Berechnung wird wiederholt, um zum optimalen Zeitplan zu gelangen.

Die Palette der Techniken, die für die Modellierung, Planung und Berichterstattung über die Arbeit in einem Projekt, Programm oder Portfolio zur Verfügung stehen, ist sehr breit. Die Wahl der geeigneten Technik hängt vom Kontext ab und davon, wie viele Informationen zum Zeitpunkt der Zeitplanung verfügbar sind. Zu den Faktoren, die sich auf die Wahl der Technik auswirken, gehört zum Beispiel, ob die:

• Die Terminierung findet in der Identifizierungs- oder Lieferphase des Lebenszyklus statt;
• der Umfang der Arbeit ist genau definiert oder flexibel (traditionelle versus agile Ansätze);
• Der Zeitplan stellt eine Zusammenfassung anderer Zeitpläne dar;
• Der Output richtet sich an Mitglieder des Lieferteams oder externe Stakeholder;
• die Arbeit ist von Natur aus innovativ oder unsicher.

Der Einsatz von Planungsmethoden, die den Anforderungen des Projekts, Programms oder Portfolios nicht gerecht werden, kann erhebliche Probleme verursachen. Ein zu komplexer Ansatz ist genauso schlecht wie ein zu einfacher Ansatz. Daher muss darauf geachtet werden, dass die Techniken angemessen sind und korrekt angewendet werden.

Der gängigste Mechanismus zur Erstellung eines Modells ist ein Netzdiagramm, das alle miteinander verbundenen Tätigkeiten enthält, die zur Erreichung der Ziele erforderlich sind. Dies ist die Grundlage für die Schätzung und Planung von Arbeiten mit zunehmender Raffinesse. Die einfachste Form der Berechnung eines Zeitplans ist die Analyse des kritischen Pfades (CPA). Die CPA berechnet die Start- und Endtermine für alle Vorgänge im Netzplan. Einige Vorgänge haben eine gewisse Flexibilität (als Puffer), andere nicht. Die Abfolge der Vorgänge ohne Spielraum wird als kritischer Pfad bezeichnet - daher der Name.

Die CPA hat zwei große Mängel. Erstens berücksichtigt sie nicht die Auswirkungen begrenzter Ressourcen auf den Zeitplan. Dies wird durch weitere Analysen in der Ressourcenplanung berücksichtigt. Zweitens geht sie von einer einzigen Schätzung der Zeit aus, die für die Durchführung jeder Tätigkeit erforderlich ist. Schätzungen sind eine ungenaue Wissenschaft, und es ist weitaus realistischer, eine Reihe von Schätzungen der Dauer zu verwenden, als eine einzige Punktschätzung. Dies führt zu statistischen Techniken wie PERT oder Monte Carlo.

Unabhängig von der Technik, die zur Berechnung der Aktivitätstermine verwendet wird, werden die Ergebnisse in der Regel in Form eines Balkendiagramms, dem so genannten Gantt-Diagramm, dargestellt.

Der Hauptvorteil des Netzplans ist, dass er häufig mit neuen Informationen aktualisiert und schnell neu berechnet werden kann. Dabei handelt es sich um einen fortlaufenden Prozess während des gesamten Lebenszyklus, bei dem Informationen über den tatsächlichen Fortschritt genutzt werden, um den endgültigen Abschluss der Arbeiten vorherzusagen.

Den Vorgängen im Netzplan können sowohl Kosten als auch Zeiträume zugeordnet werden. Eine Technik, die die Auswirkungen von Zeit und Kosten als Teil der Projektsteuerung kombiniert, ist die Fertigstellungswertmethode. Sie misst den Fortschritt anhand des gelieferten Werts und nicht anhand der verstrichenen Zeit und dient dazu, auf der Grundlage des bisherigen Fortschritts genauere Vorhersagen über den künftigen Fortschritt und die Fertigstellung zu machen.

 

Projekte, Programme und Portfolios

Netzdiagramme eignen sich am besten für Projekte und nicht für Programme, aber auch hier sind sie nicht immer der beste Ansatz. Netzwerkdiagramme werden idealerweise in einem traditionellen Projekt eingesetzt, in dem es eine Spezifikation für ein bestimmtes Ergebnis gibt. Zwei Beispiele für Situationen, in denen sie nicht verwendet werden, sind:

• Projekte, die mehrere sich wiederholende Produkte erzeugen, z. B. ein Projekt zum Bau einer neuen Wohnsiedlung. In diesem Fall ist eine Technik wie die Linie des Gleichgewichts möglicherweise besser geeignet;

• agile Projekte, bei denen die Durchführung von Aktivitäten viel fließender ist und keine vollständige Spezifikation für die Modellierung im Definitionsprozess zur Verfügung steht. Agile Projekte konzentrieren sich mehr auf Techniken wie Timeboxes und MoSCoW.

Die meisten Zeitplanungen werden mit Hilfe von speziellen Softwarepaketen durchgeführt. Diese Pakete bieten zwar die Möglichkeit, anspruchsvolle Modelle eines Projekts zu erstellen und zu analysieren, aber sie bieten auch die Kapazität, sehr große Modelle zu erstellen. Da die Projekte immer größer und komplexer werden, ist die Versuchung groß, immer größere Modelle zu erstellen, da die heute verfügbare Rechenleistung eine fast sofortige Analyse ermöglicht.

Die Kunst des P3-Managements besteht jedoch darin, Ursache und Wirkung zu verstehen, wenn es um die zu verwaltende Arbeit geht. Je größer und ausgefeilter das Modell ist, desto schwieriger ist es für einen Manager, ein gutes Gefühl für Ursache und Wirkung zu haben, wenn er Entscheidungen trifft. Sensitivitätsanalysen können bei der Bewertung der Auswirkungen verschiedener Faktoren auf den Zeitplan hilfreich sein.

Die Erstellung eines einzigen homogenen Modells für ein Programm ist selten erfolgreich. Programme und größere Projekte müssen mehrere Zeitpläne erstellen, die durch einige wichtige Meilensteine miteinander verbunden oder hierarchisch angeordnet sein können. Im Idealfall spiegelt diese Reihe miteinander verbundener Zeitpläne bis zu einem gewissen Grad die Organisationsstruktur wider, so dass jeder Einzelne die Arbeit planen kann, für die er verantwortlich ist, ohne dass sein Zeitplan ständig und automatisch durch Aktualisierungen des Zeitplans eines anderen geändert wird.

Natürlich funktionieren diese Zeitpläne nicht isoliert, und die Abhängigkeiten zwischen ihnen müssen berücksichtigt werden. Hier kommen spezialisierte Planungsressourcen zum Einsatz, vielleicht als Teil eines Unterstützungsbüros. Diese Spezialisten können die Auswirkungen eines Zeitplans auf einen anderen bewerten und die Folgen für das Managementteam interpretieren.

Die logischen Abhängigkeiten zwischen den Projekten und Programmen eines Portfolios sollten minimal sein. Bestehen beispielsweise erhebliche Abhängigkeiten zwischen zwei oder mehr Projekten, sollte das Portfoliomanagementteam prüfen, ob diese nicht besser als ein einziges Projekt oder Programm verwaltet werden sollten.