Plan voor planningsmanagement

Planning wordt vaak als een vanzelfsprekende routineprocedure beschouwd dat een managementplan op zichzelf niet rechtvaardigt. Waar regelmatig eenvoudige projecten worden uitgevoerd, kan dit het geval zijn, hoewel de planningsbenaderingen nog steeds op organisatorisch of portfolioniveau moeten worden gedocumenteerd en aan deze norm moeten voldoen.

Bij de uitvoering van complexere projecten en programma's moet meer aandacht worden besteed aan de beschikbare technieken voor zowel tijdsplanning als resourceplanning. Dit is vooral van belang wanneer voor verschillende onderdelen van het werk verschillende technieken moeten worden gebruikt, terwijl consolidatie toch moet worden ondersteund om tot planningen op hoog niveau te komen.

Beleid

• Inleiding

• In de inleiding wordt de achtergrond van het werk beschreven en wordt duidelijk gemaakt hoe dit document zich verhoudt tot andere relevante documenten, zoals een scopemanagementplan of het beleid van de organisatie, het bovenliggende programma of het portfolio.

• Rollen en verantwoordelijkheden

• De toewijzing van de verantwoordelijkheid voor het planningsmanagement kan variëren van de projectmanager in kleinere projecten tot een toegewijd team van specialisten in een groot programma of een portfolio. In dit onderdeel van het managementplan moet duidelijk worden beschreven welke rollen welke verantwoordelijkheden hebben voor planningsmanagement. Het zal ook escalatiepaden en communicatie binnen de P3-organisatiestructuur tonen.

• Informatiemanagement

• De samenstelling en  vormgeving van planningsrapporten zoals Gantt-charts, mijlpaalplannen of resource-histogrammen worden hier beschreven.

• Borging

• Hier worden de criteria voor succesvol planningsmanagement beschreven die bij alle borgingsreviews worden gehanteerd.

• Begroting

• Alle uitgaven die toe te schrijven zijn aan planningsmanagement moeten hier worden genoteerd, zoals de aankoop van planningssoftware.

• Koppelingen

• De planningen zullen activiteiten bevatten die gericht zijn op het vervaardigen van producten, resultaten en baten, maar kunnen ook managementactiviteiten omvatten voor gebieden zoals risicomanagement en stakeholdermanagement. Planningen hebben koppelingen met alle andere aspecten van P3-management en hoe kruisverwijzingen zullen worden behandeld moet hier worden uitgelegd.

Procedure

• Identificeren en schatten

• De identificatie en schatting van posten die in een planning moeten worden opgenomen, bestrijkt een breed scala van productie- en managementactiviteiten met verschillende niveaus van complexiteit. Het gebruik van technieken voor het documenteren van activiteiten (bv. werk decompositiestructuren) en schattingstechnieken voor tijd en resources (bv. vergelijkende of analytische benaderingen) moeten hier allemaal worden gespecificeerd.

• Model bouwen

• Modelleren kan zo eenvoudig zijn als een Gantt-chart of zo complex als probabilistische netwerken. De te gebruiken technieken en methoden worden hier gedefinieerd, met inbegrip van, waar van toepassing, de wijze waarop de resultaten van verschillende methoden en technieken kunnen worden geconsolideerd om een algemene planning voor een complex stuk werk op te stellen.

• Analyseren

• Analyse kan zo eenvoudig zijn als het opstellen van een gekoppeld staafdiagram of zo complex als Monte Carlo-analyse. De te gebruiken technieken en methoden worden hier gedefinieerd met inbegrip van, waar van toepassing, de wijze waarop de producten van verschillende methoden en technieken kunnen worden geconsolideerd om een algemene planning voor een complex stuk werk op te stellen.

• Rapporteren

• Als er geen plan voor planningsmanagement bestaat, moet deze informatie in het stakeholdermanagementplan worden opgenomen.

• Verschillende modellerings- en planningstechnieken resulteren in verschillende soorten producten. Communicatie over de planning is een belangrijk onderdeel om ervoor te zorgen dat alle leden van het managementteam, het opleveringsteam en stakeholders een gemeenschappelijk inzicht hebben in de voortgang en de verwachte prestaties van het werk.

• Rapporten moeten zorgvuldig op de ontvangers worden afgestemd en zo consistent mogelijk zijn. Hoe dat zal gebeuren, wordt hier bepaald.

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands