Algemeen
Financieel management omvat alle aspecten van het verkrijgen, inzetten en beheersen van financiële middelen. De doelen van het financieel management zijn:
- een schatting maken van de kosten die verbonden zijn aan het verwezenlijken van de doelen;
- de haalbaarheid om de van de realisatie van de doelen te beoordelen;
- fondsen veilig te stellen en de vrijmaking ervan gedurende de hele levenscyclus te managen;
- opzetten en runnen van financiële systemen;
- uitgaven bewaken en te beheersen.
Het financieel management bestaat uit drie gebieden:
-
beoordeling van de investeringen is de procedure waarmee de haalbaarheid van de werkzaamheden wordt beoordeeld. Dit is een van de belangrijkste bijdrage voor de business case.
-
financiering is gericht op het veiligstellen van de investering die nodig is om het werk te voltooien en ervoor te zorgen dat het de cashflow ondersteunt.
-
budgettering en kostenbeheersing raamt de kosten, voorspelt de cashflow en past beheersmaatregelen toe om de cashflow in de gaten te houden.
Het managen van de financiering van projecten, programma's en portfolio's neemt verschillende vormen aan, maar hieronder wordt een eenvoudige procedure weergegeven:
De procedure begint met de planningsstap die de scope, de doelen van het financieel management en de resultaten in het financieel managementplan bepaalt. De initiatiefase wordt uitgevoerd zodra de werkzaamheden zijn goedgekeurd en de benodigde resources zijn vrijgemaakt voor het managen van de financiën.
De eerste specifieke stap is het inschatten van de mogelijke kosten van het werk. Kostenramingen worden gemaakt en verfijnd, parallel met andere planningsprocedures die de scope van het werk en een schatting van de planning, resources en risico's vaststellen.
De geschatte kosten worden afgewogen tegen de baten (zoals berekend in de batenmanagementprocedure) en gedocumenteerd in de business case. Werk wordt goedgekeurd als niet alleen kan worden aangetoond dat de baten opwegen tegen de kosten, maar ook dat de organisatie geen beter rendement kan behalen door dezelfde fondsen elders te investeren.
De geschatte kosten zullen worden verzameld op de begrotingen voor de verschillende aspecten van de werkzaamheden. Deze worden gecombineerd met het opleveringsplan om cashflowinformatie te creëren. Er kunnen aanvullende budgetten worden gevormd om het hoofd te bieden aan onvoorziene omstandigheden en er kan een reserve worden gevormd die door de sponsor moet worden vastgehouden.
Parallel met deze stappen en met de verschillende fasen van de levenscyclus wordt verder gewerkt aan het veiligstellen van de fondsen. Wanneer een mandaat bijvoorbeeld de identificatiefase van een project of programma inluidt, moet het voldoende worden gefinancierd om het identificatieproces te voltooien.
Als het voorstel aan het einde van het identificatieproces wordt goedgekeurd, dient deze goedkeuring vergezeld te gaan met voldoende bevestigde fondsen om het definitieproces te voltooien en in beginsel voldoende fondsen om het werk te voltooien.
Naarmate het werk vordert en de hoeveelheid geld die ermee gemoeid is toeneemt, moeten financiële beheersystemen worden ingevoerd die overeenstemmen met de omvang en de aard van financiële transacties. Deze systemen werken in combinatie met systemen voor het managementplanning om de cashflow te voorspellen en vervolgens de werkelijke uitgaven te toetsen aan de begroting.
De aanpak van het financiële management binnen een project, programma of portfolio is sterk afhankelijk van het beleid, de procedures en de normen die in de organisatie worden gehanteerd. Deze worden op hun beurt weer beïnvloed door het regel- en wetgevingsklimaat. Van meet af aan moeten in het financiële managementplan financiële procedures worden opgenomen die aan alle passende normen voldoen en de uitwisseling van informatie met de financiële systemen van de organisatie mogelijk maken.
Projecten, Programma's en Portfolio's
Systemen voor financieel management moeten zijn afgestemd op de omvang en complexiteit van de werkzaamheden. Dit kan variëren van een klein project binnen een afdeling tot een zeer complexe portfolio van internationale projecten en programma's van partnerorganisaties. Ongeacht de schaal en complexiteit is het grondbeginsel altijd dat de kosten moeten worden beheerst en gecontroleerd om ervoor te zorgen dat zij niet hoger uitvallen dan de verwachte baten.
Kleinere projecten rechtvaardigen geen investeringen in eigen financiële systemen en maken gebruik van de systemen van de organisatie. Dit kan tot problemen leiden wanneer de financiële systemen zo zijn geconfigureerd dat zij op operationele basis rapporteren en het soort kostenuitsplitsing dat nodig is voor een project niet gemakkelijk maken.
Meer volwassen organisaties zullen ervoor zorgen dat hun bedrijfsbrede financiële systemen gegevens kunnen uitwisselen met projectsystemen voor de planning.
Grotere projecten en programma's kunnen wellicht in staat zijn gespecialiseerde financiële managementsystemen rechtvaardigen, en portfolio's zouden deze zeker moeten hebben. Deze systemen moeten de financiële gegevens uit verschillende bronnen consolideren, zoals die van deelprojecten, de operationele activiteiten en de infrastructuur voor het topmanagement.
Het financiële en boekhoudbeleid moet consistent zijn en dit is een bijzondere uitdaging wanneer het werk internationaal of op meerdere bedrijven of op beide gericht is.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
