Allgemein
Beim Anforderungsmanagement werden die Wünsche und Bedürfnisse der Beteiligten ermittelt und anschließend überprüft, um eine Reihe von Basisanforderungen für die Entwicklung von Lösungen und das Nutzenmanagement zu erstellen. Seine Ziele sind:
- sicherzustellen, dass alle relevanten Interessengruppen die Möglichkeit haben, ihre Wünsche und Bedürfnisse zu äußern;
- mehrere Anforderungen der Interessengruppen in Einklang zu bringen, um eine einzige tragfähige Zielsetzung zu schaffen;
- Erzielung eines Konsenses der Stakeholder über eine Reihe von Basisanforderungen.
Eine klare und vereinbarte Formulierung der Anforderungen und ihrer Akzeptanzkriterien ist für den Erfolg eines jeden Projekts, Programms oder Portfolios unerlässlich. Anforderungen können in Form von materiellen Leistungen, geschäftlichen Vorteilen, Bestrebungen, Funktionen oder technischen Bedürfnissen ausgedrückt werden.
In der Planungsphase werden die Techniken und Ansätze festgelegt, die für die Zusammenarbeit mit den Beteiligten zur Erfassung und Vereinbarung der Anforderungen verwendet werden. Der Schritt der Initiierung stellt sicher, dass die erforderlichen Ressourcen mobilisiert werden und das Anforderungsmanagement beginnen kann.
Die Planungs- und Initiierungsschritte werden in der Regel als Teil eines übergreifenden Scope Managementverfahrens durchgeführt, können aber bei besonders komplexen oder umfangreichen Anforderungen auch separat durchgeführt werden.
Der erste spezifische Schritt des Verfahrens besteht darin, alle Arten von Anforderungen zu erfassen. Die meisten werden von internen und externen Stakeholdern (z. B. Kunden und Nutzern) erzeugt, aber es kann auch einen Hintergrund von rechtlichen oder regulatorischen Anforderungen geben, die ebenfalls erfasst werden müssen.
Die Anforderungen müssen analysiert werden, um sicherzustellen, dass sie praktikabel und realisierbar sind und definieren, "was" benötigt wird und nicht, "wie" es erreicht werden soll. Eine gut spezifizierte Anforderung weist die folgenden Merkmale auf:
- Einzigartig: Es wird nur eine Kernanforderung erfüllt;
- aktuell: Sie sind auf dem neuesten Stand und für den Geschäftsbedarf relevant;
- konsistent: Sie steht nicht im Widerspruch zu anderen Anforderungen;
- verständlich: Sie ist klar und unmissverständlich;
- Überprüfbar: Die Konformität von Produkten, die zur Erfüllung der Anforderung entwickelt wurden, kann durch Inspektion, Demonstration oder Prüfung überprüft werden;
- rückverfolgbar: Die Anforderung kann von der Entstehung des Bedarfs über den Lieferprozess bis zum gelieferten Produkt zurückverfolgt werden;
- priorisiert: seine Bedeutung wird im Verhältnis zu anderen Anforderungen verstanden.
Die übrigen Schritte werden je nach dem Kontext der Arbeit durchgeführt. So wäre beispielsweise der Ansatz für die Softwareentwicklung mit einem parallelen Lebenszyklus und einem agilen Ansatz ein anderer als der mit einem seriellen Lebenszyklus; die Verwaltung von Anforderungen für die Umgestaltung von Unternehmen wird sich von der Konstruktion unterscheiden.
Die Erfassung von Anforderungen kann auf unterschiedlichste Weise erfolgen, von persönlichen Interviews, Umfragen und Workshops bis hin zu Fokusgruppen, Modellierung und Simulation.
Einige Entwicklungsmethoden, darunter auch die agile Methode, sind so konzipiert, dass sie eine kontinuierliche Erfassung und Verfeinerung der Anforderungen ermöglichen, wobei davon ausgegangen wird, dass die Beteiligten ihre Bedürfnisse zu Beginn noch nicht genau kennen.
Die Analyse der Anforderungen beinhaltet die Suche nach Lücken, Überschneidungen oder Konflikten zwischen den Wünschen der verschiedenen Stakeholdern. Es bedarf einer anfänglichen Entwicklung von Lösungen auf hohem Niveau, Planung und Nutzenmanagement, um die Auswirkungen der Anforderungen zu erkennen. Das Ergebnis ist ein gründliches Verständnis der Anforderungen und der Art und Weise, wie sie zur Erreichung des Gesamtziels beitragen.
Bei der Konsultation geht es in erster Linie darum, den Beteiligten Feedback zu geben und einen Konsens zu finden. Die Ergebnisse der Analyse werden im Rahmen von Einzelberatungen oder Gruppenworkshops kommuniziert. Dies führt zu einer Debatte über die Funktionalität und alternative Ideen.
Die Konsultation kann durchaus dazu führen, dass weitere Anforderungen erfasst und analysiert werden. Das Endergebnis ist eine Reihe von Optionen für funktionale Anforderungen, die als Grundlage dienen. Diese können dann verwendet werden, um alternative Lösungen während der Lösungsentwicklung zu prüfen.
Eine gut etablierte Technik, die sich mit Anforderungsmanagement, Lösungsentwicklung und einigen Aspekten des Nutzenmanagements befasst, ist das so genannte Wertemanagement. Während Wert ein subjektiver Begriff ist und für verschiedene Menschen unterschiedliche Dinge bedeutet, ist er im P3-Umfeld ein Mittel zur Maximierung des Preis-Leistungs-Verhältnisses und wird durch die Kennzahl dargestellt:
Das Ziel des Wertemanagements ist nicht die Maximierung der Bedarfsdeckung oder die Minimierung des Ressourcenverbrauchs, sondern die Herstellung eines Gleichgewichts, das das Verhältnis zwischen beiden maximiert.
Projekte, Programme und Portfolios
Die anfänglichen Projektanforderungen werden während des Identifizierungsprozesses definiert und müssen nur detailliert genug sein, um die wahrscheinliche Lösung zu identifizieren und die Aufgabenstellung zu vervollständigen. Das Anforderungsmanagement wird während des Definitionsprozesses zusammen mit der Lösungsentwicklung im Detail durchgeführt, um eine vollständige Investitionsbewertung und einen Business Case zu erstellen.
Bei kleinen Projekten mit relativ überschaubaren Zielen kann dies alles vom Projektleiter erledigt werden. Wenn die Anforderungen komplexer werden, müssen möglicherweise Spezialisten hinzugezogen werden. Selbst bei kleinen Projekten ist das "Nichtverstehen der Anforderungen der Stakeholder" eine der häufigsten Ursachen für das Scheitern von Projekten. Dies ist keine Übung, die man nebenbei machen kann.
Bei Projekten, die Teil eines Programms sind oder von einem Auftragnehmer an einen Kunden geliefert werden, werden die Anforderungen aus den Programmanforderungen oder dem Auftrag des Kunden abgeleitet. Sie beziehen sich auf einen Output und können, je nachdem, wie gut die Anforderungen beschrieben sind, zu einer Verringerung des erforderlichen Aufwands führen.
Wenn agile Techniken eingesetzt werden sollen, muss das Anforderungsmanagementverfahren effizient und dynamisch sein. Es muss strenge Priorisierungsmechanismen, wie z. B. MoSCoW, verwenden, um sicherzustellen, dass nur wertvolle und vertretbare Anforderungen in jedes Arbeitspaket aufgenommen werden.
Zunächst ist zu klären, ob die Anforderungen als Output, Ergebnis oder Nutzen ausgedrückt werden. Davon hängt ab, ob das Projekt die Nutzenrealisierung als Teil eines erweiterten Projektlebenszyklus umfasst. Wenn die Anforderungen mehrere Vorteile beinhalten, die mehr als einen Bereich der geschäftlichen Veränderung und mehrere Ergebnisse umfassen, ist es am besten, die Arbeit als Programm und nicht als Projekt zu führen.
Die Programmanforderungen werden in der Regel als eine Kombination von Ergebnissen und Nutzen ausgedrückt. Diese können recht komplexe Beziehungen aufweisen, die in einer Nutzenkarte beschrieben werden können.
Die Beziehung zwischen dem Anforderungsmanagement und den nachfolgenden Funktionen der Lösungsentwicklung und des Nutzenmanagements ist nicht vollständig sequentiell. Insbesondere im Identifizierungs- und Definitionsprozess des Lebenszyklus müssen die Anforderungen der Stakeholder auf hohem Niveau quantifiziert und die Lösungen bewertet werden, bevor man zu einem Basissatz von Anforderungen gelangt. Das Programmmanagementteam ist für das Anforderungsmanagement in Bezug auf den Nutzen des Programms verantwortlich und muss entscheiden, inwieweit die Verantwortung für das Anforderungsmanagement der Ergebnisse an die Projektteams delegiert werden soll.
Eine sinnvolle Abgrenzung zwischen Programm und Projekten besteht darin, dass das Programm die funktionalen Anforderungen an ein Ergebnis formuliert. Es ist dann Sache der Projektteams, die technischen Anforderungen zu verwalten, die die erforderliche Funktionalität liefern.
Bei der Anwendung des Wertemanagements muss das Programmverwaltungsteam den Wert der einzelnen Projekte ausgleichen. So kann zum Beispiel die Neupriorisierung und Umverteilung von Ressourcen zu einem höheren Gesamtwert für das Programm führen, auch wenn dies den Wert eines bestimmten Projekts zu verringern scheint.
Ein Standardportfolio setzt sich aus Projekten und Programmen mit unabhängigen Anforderungen zusammen. Die Anforderungen an das Portfolio beziehen sich auf die effiziente Nutzung der Ressourcen für die aufnehmende Organisation und die Verbesserung der Disziplin des P3-Managements. Sobald diese Anforderungen im Prozess der Portfolio-Initiierung festgelegt sind, bleiben sie ziemlich konstant.
Die anfänglichen Anforderungen an ein strukturiertes Portfolio werden in Form der strategischen Ziele der Organisation ausgedrückt. Dabei handelt es sich um eine Mischung aus eigenständigen und miteinander verknüpften Anforderungen. Das Anforderungsmanagementverfahren in einem strukturierten Portfolio bewertet die strategischen Ziele und klärt sie mit der Geschäftsleitung.
Die Bewertung der Anforderungen beginnt bereits während der Initiierung des Portfolios. Zusammenhängende Ziele sollten ermittelt werden und können in einem Programm mit unabhängigen Zielen zusammengefasst werden, die durch Projekte umgesetzt werden. Diese Entwurfsaktivität wird als Teil der Priorisierungs- und Ausgleichsaktivitäten im Portfoliomanagementprozess ständig überprüft.
Der größte Teil des Anforderungsmanagements wird an die Projekt- und Programmmanagementteams delegiert, aber das Portfoliomanagementteam muss zwei wichtige Funktionen erfüllen.
Erstens müssen sie als Schnittstelle zwischen den Projekten und Programmen einerseits und dem Vorstand, der für die Strategie verantwortlich ist, andererseits fungieren. Im Namen des Vorstands muss das Portfoliomanagementteam sicherstellen, dass die Anforderungen des Vorstands genau in Projekte und Programme umgesetzt werden. Im Namen der Projekt- und Programmmanagementteams müssen sie sicherstellen, dass die strategischen Anforderungen angemessen definiert sind, damit die Projekte und Programme über ausreichende Informationen verfügen, um die richtigen Ergebnisse und Vorteile zu liefern.
Zweitens müssen sie die Projekte und Programme koordinieren, um sicherzustellen, dass die zahlreichen, lokalisierten Anforderungsmanagementprozesse harmonisch funktionieren. Dies ist Teil des Portfoliokoordinierungsprozesses und kann die Übernahme der zentralen Verantwortung für den Umgang mit den wichtigsten Interessengruppen beinhalten. Dazu gehört auf jeden Fall die Überprüfung der detaillierten Projekt- und Programmanforderungen, um Lücken, Überschneidungen und Konflikte zu erkennen.
