Stakeholdermanagement

Algemeen

Stakeholdermanagement zorgt ervoor dat stakeholders op de juiste wijze worden betrokken bij alle aspecten van het project, programma of portfolio. De doelen zijn:

• ervoor zorgen dat de standpunten en houdingen van alle stakeholders worden begrepen;
• stakeholders ertoe te bewegen het werk waar mogelijk te ondersteunen;
• de impact van ondersteunende stakeholders te maximaliseren;
• de impact van niet-ondersteunende stakeholders tot een minimum te beperken.

Stakeholders zijn individuen of groepen met een interesse in het project, programma of portfolio omdat zij betrokken zijn bij het werk of beïnvloed worden door de resultaten.

Bij de meeste projecten, programma's en portfolio’s zullen diverse stakeholders betrokken zijn met verschillende en soms tegenstrijdige belangen. Deze individuen en groepen kunnen een aanzienlijke invloed hebben op het uiteindelijke succes of falen van het werk.

Het werken met stakeholders is een essentieel onderdeel van veel functionele procedures. Zo is requirementsmanagement gebaseerd op de wensen en behoeften van stakeholders en is risicocontext (en dus risicomanagement) gebaseerd op het begrijpen van de risicobereidheid en -houding van stakeholders.

De procedure voor stakeholdermanagement bestaat uit zes stappen. Het begint met de planning stap die de scope en doelstellingen van stakeholdermanagement bepaalt en resulteert in het stakeholdermanagementplan. De initiëring stap wordt uitgevoerd zodra het werk is goedgekeurd en de resources die nodig zijn om stakeholders te beheren zijn gemobiliseerd.

 

 

De identificatie van de stakeholders kan bestaan uit gesprekken, brainstormen, checklists, leerpunten, enz. Inzicht in de relaties tussen stakeholders en hun verschillende interessegebieden wordt meestal verkregen door stakeholdermapping. De gangbare types van stakeholder omvatten:

• personeel, aannemers en leveranciers die het werk uitvoeren;
• individuen en groepen die worden beïnvloed door de creatie van producten of resultaten;
• eigenaars, klanten of financiers van de ontvangende organisatie;
• wettelijke, regelgevende en overheidsorganen.

Op meer gedetailleerde overzichten van de stakeholders zal elke stakeholder worden beoordeeld op zijn belangstelling voor het werk en zijn invloed op de manier waarop het wordt uitgevoerd. Degenen die in staat zijn de doelstellingen rechtstreeks te beïnvloeden, worden soms aangemerkt als de belangrijkste stakeholders.

Typische kwesties waarmee rekening moet worden gehouden bij de beoordeling van elke stakeholder zijn:

• Wat zijn de gevolgen van het werk voor hen?
• Zullen ze openlijk voor, tegen of ambivalent aan het werk zijn?
• Wat zijn hun verwachtingen en hoe kunnen deze worden gemanaged?
• Wie en/of wat zijn de belangrijkste invloeden op de visie van de stakeholder op het project?
• Wie zou de beste persoon zijn om met de stakeholder in contact te treden?

Nadat de stakeholders zijn beoordeeld, kunnen plannen worden opgesteld om met hen te communiceren met het oog op het beïnvloeden van hun belangstelling en invloed. De principes voor de manier waarop stakeholders zullen worden benaderd, worden beschreven in het stakeholdermanagementplan, terwijl de gedetailleerde communicatie wordt beschreven in een communicatieplan.

De plannen voor communicatie met stakeholders die veel belangstelling en invloed hebben, zullen verschillen van de plannen met degenen met weinig belangstelling en invloed. Ook de communicatie met stakeholders die van nature positief over het werk zijn, zal anders zijn dan diegenen die negatief.

De communicatie planning zal de ideale mensen identificeren om met elke stakeholder in contact te komen. In veel gevallen zal de P3-manager de taak op zich nemen, maar het is ook nuttig om een beroep te doen op collega's, senior managers of anderen die misschien beter gepositioneerd zijn. Het is vaak de taak van de sponsor om met meer senior stakeholders in gesprek te gaan.

Het beheer van stakeholders wordt complexer wanneer de standpunten, rollen, loyaliteiten enz. van stakeholders gedurende de levenscyclus veranderen. Daarom moeten de stappen in het stakeholdermanagement gedurende de hele levenscyclus worden herhaald.

 

Projecten, programma's en portfolio's

Bij een klein project zal de projectmanager waarschijnlijk in staat zijn om vast te stellen wie alle stakeholders zijn, bijvoorbeeld met hulp van de sponsor. Een eenvoudig stakeholderoverzicht volstaat en de communicatieactiviteiten kunnen in het projectplan worden opgenomen. Stakeholdermanagement is een belangrijke activiteit, ook op de allerkleinste projecten. Projectmanagers kunnen een groot verschil maken voor het uiteindelijke succes van het project door er simpelweg voor te zorgen dat zij hun stakeholders begrijpen en de tijd nemen om met hen in gesprek te gaan en hen te beïnvloeden.

Bij programma's en grote projecten moeten stakeholderoverzichten op verschillende niveaus worden opgesteld; deze overzichten vallen onder de verantwoordelijkheid van respectievelijk de projectmanagers en de programmamanager. Stakeholders dienen alleen op overzichten te staan waar zij een identificeerbaar belang of invloed hebben. Degenen die belangen hebben in een project moeten op het overzicht op projectniveau staan. Degenen die belangen hebben in meerdere projecten of die zoals gewoonlijk door de projecten worden getroffen, moeten ook op het overzicht op programmaniveau worden geplaatst.

Wanneer stakeholders belang hebben bij meerdere projecten, moet het overzicht op programmaniveau duidelijk onderscheid maken tussen hun belangen en invloed in elk project. Dit zorgt ervoor dat stakeholders in slechts één communicatieplan voorkomen en voorkomt het gevaar van gemengde berichten.

De documentatie van de stakeholders wordt bijgehouden door programmaondersteuning en er kan een communicatiespecialist bij worden betrokken. Programmaondersteuning zal, waar nodig, ook contact onderhouden met hetzij bedrijfscommunicatie, hetzij een portfolio ondersteuningsfunctie waar deze bestaat.

In een gestructureerd portfolio moet het managementteam de stakeholder managementactiviteit van alle deelprojecten, programma's en operationele onderdelen binnen het portfolio coördineren. Zij moeten ook een voor de hele portfolio geldend plan voor stakeholdermanagement bijhouden, waarin onder meer de volgende aspecten aan bod moeten komen:

• het algemene beleid op het gebied van het beheer van stakeholdermanagement, met inbegrip van de belangrijkste groepen stakeholders en interfaces;

• de wijze waarop het beleid op het gebied van stakeholdermanagement zal worden bewaakt;

• hoe stakeholdermanagement op project- en programmaniveau zal worden gecoördineerd en ondersteund;

• het verzamelen en publiceren van ondersteuning van het senior management voor de portfolioprocessen en portfolio inhoud.

Stakeholdermanagement kan een van de meest uitdagende activiteiten zijn binnen gestructureerde portfolio's. Het verandermanagement over de portfolio's kan worden ondermijnd als er lokale gebieden binnen een organisatie zijn met een geringe betrokkenheid van stakeholders.

 

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands