Financiering

Algemeen

Financiering is het middel waarmee het budget dat nodig is om een project, programma of portefeuille uit te voeren, wordt verkregen en beschikbaar wordt gesteld om de werkzaamheden uit te voeren. De doelstellingen zijn om:

• de beste manier te bepalen om de werkzaamheden te financieren;
• de toezeggingen van de budgethouders veilig te stellen;
• de vrijgemaakte middelen gedurende de gehele levenscyclus beheren.

De volgende stappen zijn bij de financieringsprocedure betrokken:

 

 

De eerste stap in de procedure is het identificeren van de mogelijke financieringsbronnen. Deze kunnen afkomstig zijn van interne of externe bronnen of een combinatie van beide. De omvang van de financiering kan zo eenvoudig zijn als de toewijzing van middelen uit één afdelingsbudget of zo complex als internationale financiering van een joint venture. In sommige gevallen mag worden verwacht dat het werk zichzelf zal financieren, waarbij inkomsten uit eerdere stadia van het werk de middelen verschaffen om de latere stadia te realiseren.

Interne financiering is een vorm van financiering waarbij alle kosten van het werk worden gefinancierd uit de bestaande middelen van de organisatie in de operationele en kapitaalbegroting. Het is onwaarschijnlijk dat over voorwaarden voor interne financiering moet worden onderhandeld, maar er kunnen voorwaarden worden toegepast en vastgelegd in het financieel managementplan.

Wanneer de financiering wordt verstrekt door een externe instantie zoals een bank of door aandeelhouders, moet over de voorwaarden worden onderhandeld. Het kan hierbij gaan om rentetarieven, kosten en procedures voor het vrijmaken van middelen. Voor complexe financieringsregelingen kan het nodig zijn dat het managementteam toegang heeft tot gespecialiseerde kennis.

Gedurende de hele levenscyclus, waarin plannen steeds gedetailleerder worden gedefinieerd met een toenemend betrouwbaarheidsniveau, zullen fondsen volledig worden gecommitteerd en zal toestemming worden gegeven om aan de slag te gaan. Het beheren van fondsen brengt dus met zich mee:

• initieel: het vastleggen van middelen voor het identificatieproces en het reserveren van middelen voor het definitieproces;

• aan het einde van de identificatie: middelen vastleggen voor de definitie en middelen reserveren voor het leveringsproces;

• aan het einde van de definitie: middelen vastleggen voor de uitvoering, of ten minste de eerste fase van het werk;

• bij elke review: de middelen voor de volgende fase zijn afhankelijk van een levensvatbare business case.

Zowel intern als extern, ontvangers van baten of niet, financiers moeten worden behandeld als belangrijke stakeholders en als zodanig worden gemanaged.

 

Projecten, Programma’s en Portfolio’s

Kleinere projecten bestaan meestal binnen afdelingsgrenzen. Ze zullen worden gefinancierd uit één enkel afdelingsbudget en de projectsponsor zou wel eens de afdelingsmanager kunnen zijn die eigenaar is van dat budget. Naarmate projecten groter worden, overschrijden ze de afdelingsgrenzen en maken ze gebruik van meerdere budgetten. De projectsponsor is dan eerder iemand die onpartijdig en geaccepteerd is voor de verschillende budgethouders. Er kan een projectstuurgroep worden gevormd om de belangrijkste verstrekkers van financiën te vertegenwoordigen. Het proces Organisatiemanagement zal met deze factoren rekening houden bij het ontwerpen van de organisatiestructuur.

In situaties waarin een opdrachtnemer namens een opdrachtgever een project levert, komt de financiering van de opdrachtnemer van de opdrachtgever (die mogelijk over eigen externe middelen kan beschikken). Betalingen van de opdrachtgever aan de opdrachtnemer geschieden veelal op basis van taxaties van werkzaamheden op overeengekomen momenten, hetzij op belangrijke mijlpalen, hetzij periodiek. De contactpersoon zal vaak overbruggingsfinanciering nodig hebben om de tijd te overbruggen tussen het betalen van rekeningen en het ontvangen van fondsen op basis van waarderingen.

In sommige landen heeft de overheid financieringsregelingen getroffen om partnerschappen met de particuliere sector te sluiten voor grote infrastructuurprojecten. Veel van deze instrumenten zijn hoofdzakelijk aanbestedingsinstrumenten, bedoeld om gebruik te maken van het management, de kennis en de middelen van de particuliere sector bij het verlenen van openbare diensten, en tegelijkertijd het effect op de financiering van de overheidssector te beperken. Andere vormen zijn eigendomsstructuren waarin de overheid een aandelenbelang in het resultaat behoudt.

Regelingen voor bouw, eigen beheer, exploitatie en overdracht (BOOT: Build-Own-Operate-Transfer) kunnen worden toegepast op zowel een initiatief van de publieke als de private sector. Bij een BOOT-project krijgt één organisatie een concessie van de opdrachtgever om een faciliteit te financieren, te bouwen, te exploiteren en uiteindelijk over te dragen.

Bij programma’s is het waarschijnlijk dat meerdere interne budgetten betrokken zijn. Zelfs wanneer een strategisch programma uit centrale bedrijfsmiddelen kan worden gefinancierd, zal er sprake zijn van verandermanagementactiviteiten in de bedrijfsvoering die gewoonlijk door de betrokken afdelingen worden gefinancierd.

Het programmamanagementteam, dat de financiering van het programma heeft geregeld, is verantwoordelijk voor de verdeling van de middelen over de deelprojecten. Ze moeten zich er altijd van bewust zijn dat ze echt de levering van de baten financieren, de projecten zijn gewoon het middel om de producten te creëren die het mogelijk maken de baten te realiseren. Met de nadruk op de algemene business case zullen de fondsen worden toegewezen en heringedeeld in overeenstemming met de baten die zij creëren. Dit kan inhouden dat middelen van het ene naar het andere project worden overgeheveld, dat projecten een andere scope krijgen of zelfs worden geannuleerd om de middelen doeltreffender te gebruiken.

Standaardportfolio's bestaan vaak uit projecten die voor klanten worden opgeleverd. Het grootste deel van het portfoliobudget is simpelweg de aggregatie van de verschillende projectbudgetten. Het beheer van klantprojecten als een portefeuille kan echter de mogelijkheid bieden om de kasstroom van sommige projecten te gebruiken om de financiering voor andere projecten te overbruggen, waardoor de behoefte aan duurdere externe fondsen wordt vermeden.

Een strategische portfolio wordt gefinancierd als onderdeel van de businessplanningscyclus. Idealiter worden de doelstellingen van de portfolio binnen hetzelfde tijdsbestek gerealiseerd. Zo niet, dan loopt de portfolio het risico dat de financiering van het portfolio in de volgende planningscyclus van het bedrijf wordt gewijzigd en daarmee ook de verdere financiering van projecten en programma's.

De prioritering en balancering van projecten en programma's binnen een strategische portfolio zal in grote mate afhangen van de wijze van financiering. Er kan bijvoorbeeld onzekerheid bestaan over de toekomstige beschikbaarheid van financiering. Beveiligde budgetten voor de lange termijn moeten worden gebruikt voor de langere programma's met een hoge prioriteit, terwijl budgetten voor de korte termijn worden gekoppeld aan projecten voor de korte termijn of kleinere programma's.

 

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands