De business case is het centrale document in de levenscyclus van een project of programma. De reden voor het definiëren van een levenscyclus met fasen en/of stappen is om go/no go-beslissingen mogelijk te maken die verspilling van investeringen voorkomen.
Deze beslissingen worden in de eerste plaats genomen op basis van de levensvatbaarheid van de business case.
- Achtergrond
-
In dit eerste deel wordt de context van het project of programma toegelicht. Alle aannames die worden gemaakt bij het opstellen van de business case worden hier gedocumenteerd, samen met beperkingen en afhankelijkheden van andere projecten of programma's. Elk effect van dit werk op andere projecten of programma's moet worden genoteerd.
- Project- of programmasamenvatting
-
Alle aspecten van de project- of programmaoplevering worden op een zodanig niveau samengevat dat de rechtvaardiging van het werk kan worden begrepen.
-
De samenvatting zal specifiek betreffen:
-
- Scope - samenvatting van de doelen in termen van producten, resultaten, en baten, indien van toepassing;
- Planning - planning op hoog niveau met begin- en einddata voor belangrijke onderdelen van het werk zoals fasen of projectenfasen binnen een programma;
- Financiën - financieringsarrangementen en een samenvatting van de kasstroom;
- Risico - Belangrijke risicogebeurtenissen en het totale risicoprofiel;
- Resources - bronnen van resources, contractafspraken, samenvattende hoeveelheden;
- Verandering - breedte en diepte van de vereiste verandering;
- Stakeholders - belangrijkste voor- en tegenstanders.
Rechtvaardiging
-
Dit is het belangrijkste onderdeel. De baten van het werk worden afgewogen tegen de investeringen die nodig zijn om ze te realiseren. In deze context kunnen de termen voordelen en investeringen ruim worden geïnterpreteerd.
-
De eenvoudigste rechtvaardiging is van zuiver financiële aard. Als de baten een bepaalde contante waarde hebben en de kosten van investeringen lager zijn, dan kan het werk gerechtvaardigd zijn.
-
Rechtvaardiging is echter vaak niet zo eenvoudig. Een project of programma moet de "investering" afwegen tegen de genomen risico's; het kan nodig zijn ecologische "kosten" in overweging te nemen; immateriële baten kunnen complexe waarderingen vereisen; het kan gewoon zijn dat de "niets doen"-optie onaanvaardbare gevolgen heeft.
Een van de lastige onderdelen van het schrijven van een business case is waar alle informatie te plaatsen. Moet er bijvoorbeeld:
- Een aangenomen beperking worden geplaatst in aannames of beperkingen?
- Een onzekerheid over de financiering worden geplaatst in de paragraaf financiën of risico?
- Een verwijzing naar een ander project dat van invloed is op de baten geplaatst worden in de paragraaf afhankelijkheden of verandering?
In de schets van de business case doet het er niet al te veel toe zolang alle informatie ergens in zit. Wat de volledige business case betreft, geeft het document een samenvatting van andere, meer gedetailleerde documenten. Bij de toewijzing van informatie in de business case moet daarom rekening worden gehouden met deze gedetailleerde documenten. Zo moet alles wat aan het risicoregister is ontleend, worden samengevat in de risicoparagraaf van de business case, etc.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
