Risicomanagementplan

Beleid

• Inleiding

• In het document moet rekening worden gehouden met de context van het werk. Zo zal een risicomanagementplan dat wordt opgesteld voor een klein op zichzelf staand bouwproject sterk verschillen van een risicomanagementplan voor een groot IT-project dat deel uitmaakt van een bedrijfsbreed veranderprogramma.

• In de inleiding wordt de achtergrond van het werk beschreven en wordt duidelijk gemaakt hoe dit document zich verhoudt tot andere relevante documenten, zoals een stakeholdermanagementplan of het beleid van de organisatie, het bovenliggende programma of het portfolio..

• De risicobereidheid kan worden beschreven om inzicht te krijgen in de mate waarin risico aanvaardbaar is bij het nastreven van de doelstellingen.

• Rollen en verantwoordelijkheden

• De toewijzing van de verantwoordelijkheid voor risicomanagement kan variëren van de projectmanager in kleinere projecten tot een toegewijd team van specialisten in een groot programma of een portfolio. In dit onderdeel van het managementplan moet duidelijk worden beschreven welke rollen welke verantwoordelijkheden hebben voor risicomanagement.

• Het zal ook escalatiepaden en de communicatie binnen de P3-organisatiestructuur tonen.

• Informatiemanagement

• De samenstelling en het format van een risicoregister worden hier bepaald, samen met eventuele andere specialistische risicomanagementdocumenten. Het is belangrijk de scope van het risicoregister af te stemmen op de behoeften van het werk. Bijvoorbeeld, sommige velden in het register zijn belangrijk als het nodig is om risico's over meerdere projecten of programma's te aggregeren, maar maken aan de andere kant het document te ingewikkeld en lijkt het de bureaucratie te vergroten.

• Alle vereiste voortgangsrapporten moeten worden beschreven, samen met het doel, de tijdsplanning en de beoogde ontvangers ervan.

• Borging

• Hier worden de criteria voor succesvol risicomanagement beschreven die bij alle borgingsreview zullen worden gehanteerd.

• Begroting

• Risicomanagement heeft twee financiële aspecten. In de eerste plaats is er de begroting voor risicomanagement (externe middelen, software, interne middelen, enz.). Ten tweede is er de begroting die de kosten van risicomaatregelen dekt.

• In het risicomanagementplan worden deze budgetten niet opgenomen, maar wordt beschreven of ze bestaan, hoe ze worden berekend, gemanaged en waar de cijfers zich bevinden.

• Koppelingen

• Risico is inherent aan alle aspecten van een project, programma of portfolio. Risicogebeurtenissen en algemene risico’s hebben relaties met documenten over baten, issues, stakeholders, enz. Hoe deze interfaces en kruisverwijzingen zullen worden gemanaged, moet in dit onderdeel worden gedefinieerd.

Procedure

• Identificeren

• In dit onderdeel worden de instrumenten en technieken aanbevolen die moeten worden gebruikt om risicogebeurtenissen op te sporen. Deze moeten een afspiegeling zijn van de aard het werk (bijvoorbeeld routinematig of innovatief) en de beschikbare resources.

• Wanneer lering is getrokken uit eerder werk, kunnen deze beschikbaar zijn als checklijsten en promptlijsten van risicogebeurtenissen of risicocategorieën waarmee rekening moet worden gehouden.

• Beoordelen

• Het aspect van risicobeoordeling omvat een breed scala aan instrumenten en technieken, variërend van relatief eenvoudige kwalitatieve analysetechnieken tot zeer geavanceerde kwantitatieve analysetechnieken en bijbehorende softwaretoepassingen.

• Er moet voor gezorgd worden dat deze richtlijnen betrekking hebben op die instrumenten en technieken die voor het uit te voeren werk geschikt zijn. Te veel risicobeoordeling kan afbreuk doen aan het nemen van verstandige beslissingen over het niveau en de mate waarin risico's moeten worden gemanaged.

• In dit onderdeel kunnen ook de parameters worden beschreven voor de manier waarop sommige technieken worden gebruikt, bijvoorbeeld de schalen die moeten worden gebruikt voor waarschijnlijkheid en impact in kwalitatieve analyse, de statistische verdelingen die moeten worden gebruikt in Monte Carlo-analyse of de voorkeursmethode voor het berekenen van de verwachte waarde.

• Maatregelen plannen

• De voorkeursmaatregelen voor risico's hangen af van de risicocontext en in het bijzonder van de risicohouding van de organisatie. Het kan bijvoorbeeld het beleid van de onderneming zijn om zoveel mogelijk risico's over te dragen door middel van een verzekering of passende contractvoorwaarden met leveranciers. Omgekeerd kan een organisatie er om veiligheids- of vertrouwelijkheidsredenen de voorkeur aan geven de beheersing over alle bedreigingen te behouden en voorkeur te geven aan maatregelen voor het beperken en vermijden van de risico’s.

• Ook de benaderingen van kansen zullen verschillen. In sommige omgevingen (bv. een aannemer die een product levert) is het veel minder belangrijk om resources te investeren in het identificeren van kansen dan in andere (bijvoorbeeld een farmaceutisch onderzoeksproject).

• Maatregelen implementeren

• Hier zullen richtlijnen worden beschreven voor de selectie van risico eigenaren en actiehouders. Ook wordt beschreven hoe de acties zullen worden bewaakt en beheerst, zodat zeker gesteld wordt dat de informatie die nodig is om de eerder gedefinieerde rapporten aan te vullen, wordt verzameld.

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands