Algemeen
Batenmanagement definieert de baten, implementeert de benodigde verandering en zorgt ervoor dat de baten worden gerealiseerd. Haar doelen zijn om:
- de baten en desinvestering van de voorgestelde werkzaamheden te definiëren;
- de meetmethoden vast te stellen;
- alle veranderingen door te voeren die nodig zijn om de baten te realiseren;
- de verbetering te meten en te vergelijken met de business case.
Het realiseren van baten is de drijvende kracht achter elk project, programma of portfolio. De definitie van een voordeel is breed - het is gewoon een positief effect van verandering. Aangezien elke verandering een negatieve impact kan hebben, omvat het managen van de baten ook het managen van de negatieve baten. Dit zijn negatieve effecten van verandering die de organisatie bereid is te accepteren als onderdeel van de kosten om de positieve baten te behalen.
Sommige baten zijn tastbaar en andere niet. Voorbeelden van tastbare baten zijn 'lagere kosten' of 'gecreëerde banen'. Immateriële baten zijn zaken als 'verbetering van de bedrijfsreputatie' of 'vermindering van het risico'.
De waarde van de baten is een essentiële factor voor de beoordeling van de investeringen in de business case. De business case is eigendom van de sponsor, die daarmee eindverantwoordelijk is voor het realiseren van de baten in de business case.
De baten worden afgeleid uit de resultaten door middel van verandermanagement. De dagelijkse verantwoordelijkheid voor de uitvoering van veranderingen en de verwezenlijking van de baten ligt bij een of meer verandermanagers. De relatie tussen project- of programmamanagers en de verandermanagers) is cruciaal. De oplevering van producten en het management van veranderingen moeten nauw worden gecoördineerd.
De procedure voor het batenmanagement bestaat uit vijf stappen.
Planning legt uit hoe de baten zullen worden gemanaged. Er wordt beleid uitgestippeld voor aspecten zoals meting, rollen en verantwoordelijkheden, prioriteiten en key performance indicatoren (kpi). Als de beoogde benadering van batenmanagement is gedefinieerd in een breder scopemanagementplan, kan de planningsstap simpelweg bestaan uit het reviewen en bijwerken van het relevante onderdeel van dat document.
Zodra de werkzaamheden zijn goedgekeurd, worden de resources die nodig zijn voor het batenmanagement beschikbaar gesteld, zodat met de werkzaamheden op het gebied van batenmanagement kan worden begonnen. Dit is de initiatiestap.
In minder complexe situaties (e.g. een project dat één enkel baten oplevert) kunnen de plannings- en initiatiestappen worden uitgevoerd als onderdeel van een overkoepelende scopemanagementprocedure. In programma's rechtvaardigt batenmanagement een eigen batenmanagementplan.
De baten hangen af van de geleverde prestaties en de bereikte producten. De onderlinge verbanden tussen deze zullen zijn gedefinieerd tijdens requirementsmanagement met behulp van technieken zoals batenplanning. Elk voordeel en desinvestering moet dan worden gekwalificeerd en gewaardeerd.
Het is heel gemakkelijk om een baten als "toegenomen verkoop" te omschrijven, maar veel minder gemakkelijk om het nauwkeurig te kwantificeren. Uit tal van studies is gebleken dat de omvang van de baten die uit een veranderingsinitiatief zullen voortvloeien, vaak wordt overschat. Deze stap in de procedure maakt gebruik van technieken als workshops, proefonderzoeken of Delphi om individueel optimisme of organisatorische druk te compenseren.
Waarde kan op vele manieren worden uitgedrukt en baten worden vaak 'financieel' of 'niet-financieel' genoemd. Aangezien de meeste business cases gebaseerd zijn op een of andere vorm van beoordeling van financiële investeringen, moeten baten waar mogelijk in financiële termen worden gewaardeerd.
Hoewel het vrij eenvoudig kan zijn om een financiële waarde toe te kennen aan "toegenomen verkopen", is het minder eenvoudig om de financiële waarde van "toe genomen efficiëntie" te berekenen en moeilijk om dit te doen voor "verbeterde klanttevredenheid". In een acceptabele business case wegen de kwantificeerbare baten op tegen de kosten. Het is zeer gevaarlijk om te vertrouwen op de 'het voelt goed factor' van immateriële en niet-kwantificeerbare baten in een business case.
Bij deze stap zullen verschillende technieken worden toegepast om de financiële waarde van baten te schatten, zodat deze kunnen worden vergeleken met de financiële kosten van het realiseren van de baten.
Het is belangrijk om bij het kwantificeren en waarderen van desinvesteringen dezelfde striktheid aan de dag te leggen als bij het uitvoeren van die stappen op het gebied van baten. Pas dan is dat aspect van de business case robuust.
Het plannen van realisaties omvat het vastleggen van nulmetingen en het overeenkomen van doelen. Nulmetingen identificeren de huidige prestaties van een operatie, zodat verbeteringen kunnen worden gemeten. Een batenopleveringsplan toont de tijdslijn en de mijlpalen voor het realiseren van de baten, met inbegrip van eventuele afhankelijkheden van projectproducten of interacties tussen de baten.
In veel handleidingen wordt batenmanagement gezien als een functie die uniek is voor programma's. Praxis stelt dat het proces voor het realiseren van baten deel kan uitmaken van een projectlevenscyclus wanneer de complexiteit van de scope laag is - bijvoorbeeld wanneer één product één voordeel oplevert.
Baten worden gerealiseerd als er iets verandert. Meestal gaat het om permanent veranderende houdingen en gedragingen, maar ook om fysieke veranderingen. Het niet verankeren van nieuwe houdingen en gedragingen, zodat ze normaal worden, is vaak het grootste risico voor het realiseren van de baten in de business case. Een sterke nadruk op verandermanagement is een essentieel onderdeel van de realisatiestap.
Een verandermanager moet ervoor zorgen dat veranderingen permanent zijn en de realisatie van de bijbehorende baten volgen. Het grootste deel van de baten wordt pas gerealiseerd nadat een project of programma is afgerond. Acties op lange termijn en het toezicht op de continuering van de realisatie moeten worden gedocumenteerd als onderdeel van de overdracht aan de operationele onderdelen.
Bij het doorvoeren van veranderingen moet altijd worden gezocht naar nieuwe mogelijkheden voor extra baten.
Projecten, Programma's en Portfolio's
De meeste projecten worden afgesloten met de overdracht van een product, maar wanneer de verhouding tussen het product en het voordeel minder complex is, kan de projectlevenscyclus het realisatieproces van de baten omvatten.
Als een project zich beperkt tot het leveren van een product, kan het al dan niet eisen dat de projectmanager op enigerlei wijze betrokken is bij het realiseren van de baten.
Wanneer een project een product onder contract levert aan een opdrachtgever, is de projectmanager doorgaans niet formeel betrokken bij het realiseren van de baten. De projectmanager dient echter wel bekend te zijn met de business case van de opdrachtgever en kan onderweg mogelijk verbeteringen in de waarde suggereren.
Wanneer een project een product oplevert als onderdeel van een programma of portfolio, moet de projectmanager nauw samenwerken met andere leden van het programmamanagementteam en in het bijzonder met verandermanagers.
Naarmate de doelen complexer worden en er sprake is van een veelheid aan baten, resultaten en producten, vallen de werkzaamheden duidelijk in de categorie "programma's". Het beheer van dit complexe netwerk van doelen is de primaire doel van programmamanagement.
De hiërarchie van businesscases die ontstaat is daarbij bepalend. De algemene business case van het programma kan worden opgesplitst in business cases voor de verschillende fasen en verder worden onderverdeeld in individuele business cases voor projecten. Net als de doelen hangen deze op complexe wijze met elkaar samen.
Het toerekenen van baten aan business cases van individuele projecten kan een moeilijke opgave zijn. Er kan sprake zijn van dubbeltelling van baten over de programma's heen, met name wanneer er sprake is van investeringsgoedkeuringen. Dit moet op pragmatische wijze worden aangepakt en opgelost door de baten in kaart te brengen en de stakeholders te raadplegen. Wanneer van toepassing moeten de baten, op basis van de grootst mogelijke bijdrage, aan een specifiek project worden toegerekend.
In het gehele programma moet een consistente aanpak van het batenmanagement worden gehandhaafd, met name met het oog op een consistente meting. Zonder dit is het moeilijk om de baten van meerdere projecten samen te voegen en hun gezamenlijke impact op de bedrijfsprestaties te beoordelen.
De baten van een standaard portfolio liggen in het eenvoudige feit dat projecten en programma's die op consistente wijze worden gemanaged en gecoördineerd efficiënter zijn.
Gestructureerde portfolio's hebben een set van doelstellingen die zijn afgeleid van strategische doelen - waarvan aannemelijk is dat ze op de een of andere manier gunstig zijn voor de organisatie. Afgezien van het efficiënte management en de efficiënte coördinatie van projecten en programma's, worden de baten van de portfolio volledig gerealiseerd via de samengestelde projecten en programma's.
De rol van de portfolio is erop toe te zien dat deze collectieve baten in lijn zijn met de strategische doelen. Bij het in kaart brengen van de strategie wordt gebruik gemaakt van de invloedsschema's om ervoor te zorgen dat investeringsbeslissingen en de scope van elk project en programma worden bepaald door de bijdrage aan het realiseren van de operationele, organisatorische of bedrijfsstrategie.
Net als bij programma's moeten portfolio's ervoor zorgen dat de aanpak van batenmanagement consistent is over de gehele portfolio, zodat de prioriterings- en balanceringsactiviteiten in het portfoliomanagementproces effectief zijn. Een goed gedefinieerd en flexibel portfoliobreed beleid voor batenmanagement zal ook het werk verminderen dat nodig is om managementplannen op project- en programmaniveau te ontwikkelen.
Portfolio's zijn in staat om gegevens op langere termijn te verzamelen en te beoordelen over de prestaties van het batenmanagement. Dit kan gebruikt worden om de aanpak van batenmanagement te verbeteren door het delen en toepassen van leerpunten, idealiter via een kennismanagement systeem.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
