Gestion des ressources

Général

La gestion des ressources couvre tous les aspects du déploiement des ressources qui réalisent le projet, le programme ou le portefeuille. Ses objectifs sont de :

  • déterminer la meilleure façon de ressourcer le travail;
  • acquérir et mobiliser les ressources nécessaires;
  • contrôler les ressources tout au long du cycle de vie;
  • démobiliser les ressources à la fin du cycle de vie;
  • finaliser tous les arrangements contractuels.

Les ressources nécessaires à un projet, à un programme ou à un portefeuille comprennent les personnes, les machines, les matériaux, la technologie, les biens et tout ce qui est nécessaire pour exécuter le travail. Les ressources peuvent être obtenues en interne à partir de l'organisation hôte ou obtenues à partir de sources externes.

Les trois composantes principales de la gestion des ressources sont :

  • L'approvisionnement vise principalement à identifier et à sélectionner des fournisseurs externes, mais de nombreux principes peuvent s'appliquer à la sécurisation de fournisseurs internes. Le degré de formalité requis dépend de la complexité de la chaîne d'approvisionnement et du risque associé.

  • La gestion des contrats traite de la relation continue entre l'équipe de direction et les fournisseurs. Cela peut concerner les termes d'un contrat légal, d'un accord de niveau de service interne ou peut-être de simples accords documentés d'approvisionnement.

  • La mobilisation consiste à trouver les bonnes ressources au bon endroit au bon moment. Elle couvre également l'exercice inverse de la démobilisation lorsque les ressources ne sont plus nécessaires.

Voici une procédure simple pour gérer les ressources :

 

 

Un plan de gestion des ressources définit d'abord la façon dont les ressources doivent être obtenues, mobilisées et contrôlées conformément aux politiques organisationnelles. Il peut s'agir de politiques d'appels d'offres, de passation de marchés et de gestion matricielle des ressources internes.

Il peut être nécessaire de produire un plan de gestion préliminaire et d'entreprendre des recherches sur les options de ressourcement. Une fois que les décisions ont été prises sur la façon dont la gestion des ressources s'applique à un contexte spécifique, les étapes de planification et d'initiation peuvent être revues plus en détail.

L'étape de l’approvisionnement consiste à évaluer les ressources nécessaires pour compléter la portée des travaux. Le travail peut être un projet important en soi et doit tenir compte de facteurs tels que :

  • la décision de fabriquer ou d'acheter;
  • l'utilisation de fournisseurs uniques ou multiples;
  • le choix des fournisseurs;
  • les relations avec fournisseurs;
  • les conditions et les formes de contrat ou d'entente;
  • les modes de paiement, de remboursement et/ou de la tarification interne.

L'acquisition de ressources extérieures se fait normalement par le biais d'une procédure d’approvisionnement qui consiste à soumissionner et à aboutir à un contrat de fourniture de biens et de services.

Un gestionnaire P3 désireux de fournir une solution à des exigences complexes ou novatrices peut ne pas savoir exactement comment répondre au mieux aux exigences et peut entrer en dialogue avec des fournisseurs potentiels pour aider à développer une solution. Dans ce cas, des règles claires sur la divulgation d'informations d'un fournisseur potentiel à un autre doivent être établies et maintenues, tant pour la réputation de l'acheteur que pour la conformité légale.

Trop souvent, les dispositions relatives à la fourniture de ressources internes sont informelles et non documentées. Cela peut conduire à ce que le gestionnaire P3 n'a aucun contrôle réel sur les bonnes ressources disponibles au bon moment.

Même les petits projets bénéficient d'une certaine forme d'accord documenté entre l'équipe de gestion et le service fournissant les ressources.

Lorsque les ressources sont obtenues en interne, il peut exister des accords de service ou des mandats entre le projet, le programme ou le portefeuille, et le service ou la fonction fournissant la ressource.

La mise en place de l'infrastructure de gestion et la mise en place des ressources sont appelées mobilisation. Les projets et les programmes sont des organisations temporaires, alors qu'un portefeuille peut être permanent ou semi-permanent. Par conséquent, même si l'infrastructure de gestion d'un portefeuille est mobilisée une fois, les infrastructures de projets et de programmes sont régulièrement mobilisées et démobilisées.

Une fois en place, les ressources doivent être contrôlées. Cela implique des activités telles que le suivi des progrès et le rééchelonnement des travaux, l'examen des contrats ou des accords de niveau de service; la réponse aux questions relatives aux ressources; l'introduction de nouvelles ressources et la fermeture des contrats.

Enfin, à la fin des travaux, l'infrastructure des ressources doit être démantelée, y compris la disposition des immobilisations, la fermeture des contrats et le redéploiement du personnel interne.

 

Projets, programmes et portefeuilles

Certains projets sont entièrement internes, en s'appuyant uniquement sur les ressources de l'organisation hôte. Dans cette situation, le gestionnaire de projet peut ne pas avoir besoin d'une expertise significative dans les procédures officielles d'approvisionnement et de contrats, mais il aura besoin de bonnes aptitudes à la négociation et à l'influence pour faire face à la ressource limitée. Le parrain du projet a un rôle important à jouer pour s'assurer que l'organisation hôte s'engage à fournir les ressources internes nécessaires.

Cela signifie qu'à la fin du processus d'identification il y a un engagement ferme à fournir les ressources pour le processus de définition et un accord de principe pour fournir les ressources nécessaires pour le processus de réalisation.

Les projets plus importants et plus complexes utilisent un mélange de ressources internes et externes. Le gestionnaire de projet peut avoir besoin du soutien de spécialistes qui ont une expertise dans la sélection des fournisseurs et la négociation des contrats.

Les différents éléments d'un programme ont des besoins variables en ressources. Il se peut fort bien que les projets utilisent davantage les ressources externes alors que la gestion du changement et la réalisation des avantages sont principalement réalisées par des ressources internes.

Le gestionnaire de programme doit définir comment la responsabilité de la gestion des ressources sera partagée entre la gestion du projet et celle du programme dans le plan de gestion des ressources au niveau du programme. L'approche doit assurer la coordination tout en déléguant suffisamment d'autorité à des projets individuels.

Le gestionnaire du programme doit tenir compte de facteurs tels que :

  • les éléments de l'infrastructure de gestion qui peuvent être partagés entre les projets;
  • les possibilités d’approvisionnement panprogramme;
  • les projets nécessitant des ressources spécialisées;
  • une structure des tranches pour rendre l'utilisation des ressources plus efficace.

Les projets et les programmes sont parfois initiés sans que les implications en matière de ressources soient pleinement comprises. Les programmes, en particulier, ont un impact important sur l'organisation hôte en raison de la nécessité de mettre en œuvre des changements et de réaliser des avantages, tout en fournissant les résultats du projet. Tous les aspects de la gestion des ressources doivent être étudiés au cours du processus de définition et les résultats largement communiqués aux intervenants.

L'infrastructure d'un portefeuille est habituellement permanente, mais pas nécessairement constante. Dans un cycle de planification, le portefeuille peut être très étendu et dans un autre il peut être relativement modeste. Les besoins en ressources d'un portefeuille varient naturellement en fonction du nombre de projets et de programmes concurrents. Dans la gestion d'un processus de portefeuille, l'équipe de gestion doit constamment équilibrer l'engagement envers les projets et les programmes avec la capacité de l'organisme hôte de fournir les ressources nécessaires.

 

Merci à la SMaP pour la traduction.

 

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