Algemeen
Business case management is de functie die zich bezighoudt met het ontwikkelen, communiceren en onderhouden van de business case. Haar doelstellingen zijn:
- het samenvatten van de context en de resultaten in één document;
- het uitleggen van de wenselijkheid, haalbaarheid en uitvoerbaarheid van de voorgestelde werkzaamheden;
- het ontwikkelen van het basisdocument dat zal worden gebruikt ter ondersteuning van een "go/no go"-besluit aan alle gates in de levenscyclus;
- het bijhouden en onderhouden van de business case gedurende de gehele levenscyclus.
In tegenstelling tot de meeste andere opleveringsfuncties is er geen procedure om de ontwikkeling van de business case te beschrijven. Dit wordt voldoende gedekt door de activiteiten in het Praxis-procesmodel.
Alle projecten en programma's moeten een business case hebben waaruit de meerwaarde van de doelstellingen blijkt.
In het identificatieproces wordt een concept business case opgenomen in het project- of programmavoorstel dat door het senior management wordt gebruikt voor de go/no go beslissing naar het definitieproces. Tijdens dit laatste proces wordt een gedetailleerde business case opgesteld en vervolgens gebruikt om te beslissen of volledige goedkeuring voor de werkzaamheden moet worden gegeven.
Na goedkeuring moet de business case actueel worden gehouden, rekening houdend met goedgekeurde wijzigingen. Op deze manier kan het worden gebruikt als het basisdocument bij gate reviews (bijvoorbeeld aan het einde van een fase) om te bepalen of het werk moet worden voortgezet.
Een business case bevat doorgaans onderdelen over de:
-
context - de achtergrond van het project of programma en waarom het nodig is;
-
samenvatting van de resultaten - een overzicht op het hoogste niveau van de belanghebbenden, scope, tijdschema, financiering, risico, middelen en bijbehorende verandering;
-
rechtvaardiging - een toelichting waarom de werkzaamheden moeten worden uitgevoerd.
De rechtvaardiging bestaat uit drie tests, d.w.z. het werk is:
-
Wenselijk: dit wordt bepaald door het requirementsmanagement dat aantoont dat de doelstellingen van het werk door de stakeholders worden gevraagd.
-
Haalbaar: batenmanagement definieert de haalbare baten, oplossingen management specificeert de haalbare producten en planning bepaalt de uitvoerbaarheid van het werk (binnen de tijd en middelen beperkingen).
-
Levensvatbaar: bij de beoordeling van de investeringen wordt het financiële rendement van de investering beoordeeld en bij het risicomanagement wordt de blootstelling aan risico's bij de uitvoering van de werkzaamheden beoordeeld.
De business case is eigendom van de sponsor, die uiteindelijk verantwoordelijk is voor het behalen van de baten.
Projecten, Programma's en Portfolio's
Een business case moet zowel de baten als de kosten van het produceren van het product bevatten, maar sommige projecten hebben alleen betrekking op het leveren van het product.
Als het project wordt uitgevoerd door een opdrachtnemer namens een opdrachtgever, is de aanname dat de opdrachtgever de baten heeft vastgesteld en met de opdrachtnemer een prijs voor het product is overeengekomen. De business case van de opdrachtnemer zal eenvoudig gebaseerd zijn op het winstelement van het contract, terwijl de business case van de opdrachtgever gebaseerd zal zijn op de kosten van het product en de baten die het zal opleveren. Wanneer de twee partners in het project verschillende business cases hebben, kan dit een bron van conflict zijn. Elke partij moet realistisch zijn en de drijvende factoren in elkaars business case begrijpen.
Wanneer het project een product oplevert dat operationele baten oplevert of baten oplevert voor een bovenliggend programma , is het mogelijk dat de projectmanager de business case niet heeft opgesteld. De projectmanager zal echter waarschijnlijk verantwoordelijk zijn voor het actualiseren van de business case en ervoor zorgen dat plannen voor het realiseren van baten haalbaar en levensvatbaar blijven.
Programma's worden gewoonlijk in fasen verdeeld en het is nuttig voor elke fase een business case te hebben. Dit garandeert dat elke fase op zichzelf kan worden gerechtvaardigd en dat, indien een programma vroegtijdig moet worden beëindigd, de voltooide fasen financieel rendement hebben opgeleverd. Als de eerste fase van het programma vrij kort is, zorgt het er ook voor dat de stakeholders een aantal vroegtijdige voordelen of "quick wins" zien, zoals ze soms worden genoemd. Dit helpt de betrokkenheid van stakeholders te bevorderen. Deze betrokkenheid kan afnemen als het lang duurt voordat de eerste baten worden gerealiseerd.
Problemen bij het ene project in een programma kunnen een domino-effect hebben op de business case van een ander project. Als onderdeel van het opleveringsproces moet het programmamanagementteam toezicht houden op het effect van onderlinge afhankelijkheden tussen business cases.
Aangezien een portfolio geen op zichzelf staande onderneming is, maar een verzameling van programma's, projecten en operationele elementen heeft, is er geen eigen business case nodig. De programma's en projecten daarin hebben elk hun eigen karakter.
De coördinatie van business cases binnen een programma of portfolio is veel eenvoudiger als er sprake is van een consistente aanpak. In complexere omgevingen moeten richtlijnen worden gegeven over hoe alle business cases van de onderdelen zullen worden gestructureerd en welke technieken de voorkeur genieten. Dit is met name van belang bij de voorbereiding van financiële beoordelingen die geconsolideerd zullen worden.
In een gestructureerde portfolio worden de verschillende elementen van de business cases, afgeleid van de strategische doelstellingen die de portfolio beoogt te bereiken. Het portfoliomanagementteam zal vervolgens aan de hand van de business cases de portfolio categoriseren, prioriteren en in lijn brengen met de strategische doelstellingen tijdens het portfoliomanagementproces.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
