Geral
A gestão do caso de negócio é a função que se ocupa do desenvolvimento, comunicação e manutenção do caso de negócio. Seus objetivos são:
- resumir o contexto e a entrega em um único documento;
- explicar a conveniência, a viabilidade e a exequibilidade do trabalho proposto;
- desenvolver o documento principal que será usado para apoiar uma decisão de "seguir/não seguir" em todos as janelas no ciclo vida;
- atualizar e manter o caso de negócio durante todo o ciclo de vida.
Ao contrário da maioria das outras funções de entrega, não há nenhum procedimento para descrever o desenvolvimento do caso de negócio. Ela é adequadamente coberta pelas atividades do modelo de processo Praxis. Todos os projetos e programas devem ter um caso de negócio que demonstre o valor de seus objetivos.
No processo de identificação, um esboço do caso de negócio é incorporado ao resumo do projeto ou programa que é usado pela gerência sênior para avaliar se deve ser dada luz verde para o processo de definição. Um caso de negócio detalhado é preparado durante este último processo e depois usado para decidir se deve ser dada a aprovação total para o trabalho.
Uma vez aprovado, o caso de negócio deve ser mantido atualizado, refletindo as mudanças aprovadas. Desta forma, ele pode ser usado como documento principal nas janelas de revisão (por exemplo, no final de uma parcela ou estágio) para determinar se o trabalho deve continuar.
Um caso de negócio normalmente inclui seções sobre o:
- contexto - o histórico do projeto ou programa e por que ele é necessário;
- resumo da entrega - uma visão de alto nível das partes interessadas, escopo, cronograma, finanças, risco, recursos e mudanças envolvidas;
- justificativa - uma explicação do motivo pelo qual o trabalho deve ser realizado.
A justificativa compreende três testes, ou seja, é o trabalho:
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Desejável: isto é determinado a partir da gestão de requisitos que demonstra que os objetivos do trabalho são exigidos pelas partes interessadas.
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Realizável: a gestão de benefícios define benefícios realizáveis, a gestão de soluções especifica os resultados realizáveis e o planejamento estabelece a praticidade do trabalho (dentro de qualquer limitação de tempo e recursos).
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Viável: a análise de investimento aponta o retorno financeiro do investimento e a gestão do risco avalia a exposição ao risco na execução do trabalho.
O caso de negócio é de propriedade do patrono, que tem a responsabilidade final de garantir que os benefícios sejam alcançados.
Projetos, programas e portfólios
Um caso de negócio deve incluir um valor de benefícios, bem como os custos de produção do produto, mas alguns projetos se preocupam apenas em entregar um produto.
Se o projeto for executado por um contratado em nome de um contratante, a suposição é que o contratante avaliou o valor dos benefícios e acordou um preço para a produção com o contratado. O caso de negócio do contratado será baseado simplesmente no elemento lucro do contrato, enquanto o caso de negócio do contratante será baseado no custo da produção e no valor dos benefícios. Projetos em que cada parceiro têm casos de negócio diferentes podem ser fonte de conflito. Cada parte deve ser realista e compreender os fatores que impulsionam os negócios de cada um.
Quando o projeto está produzindo um produto a partir do qual um negócio rotineiro ou um programa relacionado se beneficiará, o caso de negócio pode não ter sido produzido pelo gerente do projeto. Entretanto, o gerente do projeto provavelmente será responsável por atualizar o caso de negócio e assegurar que os planos para a realização dos benefícios permaneçam realizáveis e viáveis.
Os programas são geralmente divididos em parcelas e é útil ter um caso de negócio para cada parcela. Isto assegura que cada parcela possa ser justificada por si própria e, se um programa precisar ser terminado mais cedo, as parcelas concluídas terão produzido um retorno financeiro. Se a primeira parcela do programa for bastante curta, ela também garante que as partes interessadas vejam alguns benefícios antecipados ou "ganhos rápidos" como são às vezes conhecidos. Isto ajuda a promover o compromisso das partes interessadas que pode diminuir se os primeiros benefícios demorarem muito tempo para se materializarem.
Os problemas que afetam um projeto em um programa podem ter um efeito dedominó sobre o caso de negócio de outro. Como parte do processo de entrega, a equipe de gestão do programa deve monitorar o efeito das interdependências entre os casos de negócios.
Como um portfólio não é um empreendimento solitário, mas sim um conjunto de programas, projetos e elementos de negócios rotineiros, como sempre, o portfólio não requer seu próprio caso de negócio. Os programas e projetos dentro dele têm, cada um, seus próprios casos.
A coordenação de casos de negócios dentro de um programa ou portfólio é muito mais fácil se houver consistência de abordagem. Em ambientes mais complexos, devem ser fornecidas orientações sobre como todos os casos de negócio serão estruturados e as técnicas preferidas a serem utilizadas. Isto é particularmente importante na preparação das avaliações financeiras que serão consolidadas.
Em um portfólio estruturado, seus casos de negócio são derivados dos objetivos estratégicos que o portfólio é projetado para alcançar. A equipe de gestão de portfólio utilizará então os casos de negócio para categorizar, priorizar e equilibrar o portfólio de acordo com os objetivos estratégicos durante o processo de gerenciamento de portfólio.
