RAG adalah akronim untuk Red (Merah), Amber (Kuning), Green (Hijau) dan merupakan bentuk laporan di mana informasi yang terukur diklasifikasikan berdasarkan warna. Untuk setiap warna ada beberapa tindakan yang ditentukan sebelumnya. Ini biasanya merupakan eskalasi ke tingkat manajemen yang lebih tinggi.
Misalnya, jika tonggak sedang dilacak dan jadwal terbaru menunjukkan tonggak dalam waktu ± 2 minggu dari rencana garis dasar, maka bisa dianggap hijau. Jika itu antara ± 2 dan ± 4 minggu dari rencana awal itu adalah kuning dan jika lebih dari ± 4 minggu dari awal maka itu adalah merah.
Dalam membuat laporan RAG ada tiga aspek yang perlu diputuskan (dan biasanya ditetapkan dalam rencana manajemen kontrol):
- Apa yang akan dipantau?
- Apa tindakan yang harus diambil dalam setiap kasus?
- Apa ambang batas untuk hijau, kuning dan merah?
Apa yang akan dipantau?
Setiap kuantitas dapat dilacak dengan cara ini. Seninya adalah untuk memilih indikator kunci yang sesuai dengan konteks pekerjaan. Sebagai contoh, jadwal tonggak yang berlaku untuk setiap tingkat kompleksitas pekerjaan tetapi sesuatu berdasarkan indeks kinerja jadwal (SPI) dari manajemen nilai yang diterima hanya akan sesuai untuk proyek yang lebih kompleks dengan mekanisme pelaporan yang canggih.
Apa tindakan yang harus diambil dalam setiap kasus?
Rencana manajemen pengendalian dapat menetapkan pedoman seperti:
-
Hijau: proyek tepat sasaran dan tidak diperlukan eskalasi oleh tim manajemen
-
Kuning (bergerak ke arah merah): proyek menyimpang dari target dan tim manajemen harus memberi tahu sponsor pada kesempatan berikutnya.
-
Kuning (bergerak ke arah hijau): proyek kembali ke target dan tim manajemen harus memberi tahu sponsor dalam laporan kemajuan berikutnya.
-
Merah: Sponsor harus segera diberitahu dengan rekomendasi untuk tindakan korektif.
Panduan ini harus dilihat sebagai indikasi dan harus dilengkapi dengan interpretasi ahli dari setiap situasi individu oleh tim manajemen. Pendekatan ini juga dapat digunakan sebagai bagian dari penilaian probabilitas / dampak dari peristiwa risiko.
Apa ambang batas untuk hijau, kuning dan merah?
Ini akan diatur sesuai dengan berbagai kemungkinan faktor, termasuk:
- sensitivitas indikator kunci yang dipantau;
- pengalaman dan keahlian relatif dari manajer P3;
- pentingnya proyek atau program untuk bisnis.
Ambang batas atas dan bawah tidak harus sama jaraknya dari garis dasar. Biasanya ambang untuk kemajuan yang berada di belakang atau di bawah target akan lebih ketat daripada ambang untuk kemajuan yang ada di depan atau di atas target.
Terima kasih Valentinus Pramana untuk terjemahannya pada halaman ini.
