De term capaciteitsplanning betekent verschillende dingen voor mensen in verschillende omgevingen. Ongeacht de gedetailleerde aanpak zijn er twee dingen gemeengoed:
-
Capaciteit is de maximale hoeveelheid werk die een organisatie in een bepaalde tijd kan verrichten.
-
Capaciteit = (hoeveelheid resources) x (gebruik) x (efficiëntie).
Het belangrijkste aan capaciteitsmanagement in de context van P3-management is dat projecten en programma's van voorbijgaande aard zijn, dus flexibiliteit in capaciteit is belangrijk. Veel kwantitatieve benaderingen van capaciteitsmanagement zijn ontworpen voor productietechniek of computersystemen.
In de projectomgeving wordt een gedetailleerde analyse uitgevoerd van hoeveel resources er nodig zijn en over welke periode, via technieken zoals resource limited scheduling (planning voor beperkte resources) en critical chain (zwakste schakel), maar deze technieken zijn niet eenvoudig schaalbaar naar programma's en portfolio's. Zij zijn evenmin van toepassing totdat er een toezegging is gedaan voor gedetailleerd scopemanagement en planning. Als het resultaat van de gedetailleerde planning is "we hebben niet genoeg resources om dit werk te voltooien in een aanvaardbaar tijdsbestek" dan is er al veel tijd en geld verspild.
Op portfolio- en programmaniveau moet er een globale capaciteitsplanning zijn voordat men zich vastlegt op een gedetailleerde planning.
De belangrijkste vragen zijn:
-
Kan de organisatie voldoende resources uit de operationele onderdelen vrijmaken om het werk af te ronden?
-
Is het mogelijk om extra personeel te werven om het werk te doen?
-
Kunnen externe resources met de juiste vaardigheden worden ingekocht?
De antwoorden op deze vragen zullen afhangen van het beleid, de financiering en eventueel de aard van de specialistische resources.
In de P3-omgeving staat capaciteitsplanning voor de uitdaging dat de vereiste resources niet nauwkeurig worden gekwantificeerd zolang scope niet is afgebakend en de planning niet is voltooid. Programma- en portfoliomanagementteams moeten het gevoel vermijden dat "we niet genoeg informatie hebben om te plannen". Iedereen zou moeten instemmen met het plannen van resources op elk mogelijk detail met algemeen aanvaarding van de inschattingstrechter en mogelijke nauwkeurigheid.
Het doel is te voorkomen dat er te veel projecten en programma's zijn gestart die gezamenlijk de capaciteit van de organisatie om te leveren overtreft. Het effect hiervan is vaak dat alle projecten en programma's te lijden hebben onder het feit dat de resources voortdurend worden ingezet voor brandbestrijding en van de ene op de andere crisis overgegaan wordt zonder dat er resultaten worden geboekt.
Op het niveau van individuele projecten wordt met de agile-benadering een aantal aspecten van dit probleem aangepakt door te vragen welke doelstellingen kunnen worden bereikt met de beschikbare tijd en resources in plaats van hoeveel tijd en resources nodig zijn om de doelstellingen te bereiken. Hoewel gedetailleerde agile technieken niet eenvoudig te schalen zijn naar programma- en portfolioniveau, is voor beide het principe van capaciteit leidend bij de beslissing over wat bereikt kan worden van fundamenteel belang.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
