O termo planejamento de capacidade significa coisas diferentes para pessoas em ambientes diferentes. Duas coisas são comuns, independentemente da abordagem descrita:
-
A capacidade é a quantidade máxima de trabalho que uma organização é capaz de realizar em um determinado período de tempo.
-
Capacidade = (quantidade de recurso) x (utilização) x (eficiência).
O ponto-chave da gestão da capacidade no contexto da gestão P3 é que os projetos e programas são transitórios, portanto, a flexibilidade na capacidade é importante. Muitas abordagens quantitativas de gestão de capacidade são projetadas para engenharia de produção ou sistemas de computação.
No ambiente de projetos, uma análise detalhada de quanto recurso é necessário e em que período, é realizada através de técnicas como a programação limitada de recursos e a cadeia crítica, mas estas técnicas não são facilmente escaláveis para programas e portfólios. Tampouco são aplicáveis até que haja um compromisso com uma gestão do escopo e um planejamento detalhado. Se o resultado do planejamento detalhado for "não temos recursos suficientes para concluir este trabalho em um prazo aceitável", então muito tempo e dinheiro já foram desperdiçados.
Em nível de portfólio e programa, deve haver um planejamento da capacidade de alto nível antes de se comprometer com qualquer programação detalhada.
As principais perguntas a serem feitas são:
-
A organização anfitriã pode liberar recursos suficientes das operações correntes para completar o trabalho?
-
É possível recrutar pessoal extra para fazer o trabalho?
-
É possível adquirir recursos externos com as habilidades relevantes?
As respostas a estas perguntas dependerão da política, do financiamento e possivelmente da natureza dos recursos especializados.
No ambiente P3, o planejamento da capacidade enfrenta o desafio de que, até que o escopo seja definido e o planejamento concluído, os recursos necessários não são quantificados com precisão. As equipes de gestão de programas e portfólios precisam evitar o sentimento de que "não temos informações suficientes para planejar". Todos devem concordar em planejar os recursos em todos os detalhes possíveis com a aceitação universal do funil de estimativa e a precisão possível.
O objetivo é evitar a situação em que demasiados projetos e programas foram iniciados e coletivamente excedam a capacidade de entrega da organização. Muitas vezes o efeito disso é todos os projetos e programas sofrerem porque os recursos estão constantemente apagando incêndios e mudando de uma crise para outra sem que nada seja entregue.
No nível de projetos individuais, a abordagem ágil trata de alguns aspectos deste problema, perguntando que objetivos podem ser alcançados com o tempo e os recursos disponíveis, ao invés de perguntar quanto tempo e recursos são necessários para alcançar os objetivos. Embora as técnicas ágeis não sejam facilmente escaladas para o nível de programa e portfólio, o princípio de capacidade que conduz a decisão sobre o que pode ser alcançado é fundamental para ambos.
