术语能力规划在不同环境中对人员意味着不同的事物。不管具体方法如何，两种事物是共同的：
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能力是一个组织能够在给予的一定时间内完成的工作的最大额。
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能力=（资源数量）x（利用率）x（效率）
项目、项目群与项目组合管理情境中的能力管理，关键是项目与项目群是临时性的，因此能力中的灵活性非常重要。因此，为生产工程或电脑系统设计了很多能力管理的定量方法。
在项目环境中，详细地分析需要多少资源以及时间跨度多长，是通过例如资源约束进度安排法与关键链的技术来进行的，但这些技术都不容易扩展到项目群和项目组合，而且要直到有详细的范围管理与规划，才能运用这些技术。如果详细规划的结果是“我们没有足够的资源、在可接受的时间框架内完成相关工作”，那就已经浪费了很多时间和资金。
在项目组合与项目群层面，在投入进行详细的进度安排之前，应该有高层级的能力规划。
需要询问的关键问题有：
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承办组织能够从正常经营释放充分的资源来完成工作吗？
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可能招募额外的人员来做所需的工作吗？
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可以采购具有相关技能的外部资源吗?
这些问题的答案取决于政策、资金提供，以及可能涉及的专业资源本质。
在项目、项目群与项目组合环境中，能力规划面临的挑战是，直到范围得以定义、规划完成后，所需资源才能比较准确地得以量化。项目群与项目组合管理团队需要避免这样的观点“我们没有足够的信息来做计划”。每个人都应该同意，以估算漏斗普遍接受的尽可能的详细程度和尽可能的准确性，对资源进行规划。
能力规划的目的，是避免启动太多的项目与项目群，而它们整体超出了组织的交付能力。结果通常是，所有的项目与项目群都出现问题，因为资源总是处于救火状态，从一个危机转换到另一个危机，而没有交付可言。
在单个项目层面，敏捷方法通过询问以可获得的时间与资源可以实现什么目标，而非询问需要多少时间和资源来实现目标，来处理这个问题的一些方面。尽管详细的敏捷技术不容易扩展到项目群和项目组合，但能力引领决策什么可以实现这个原则，对于两者都是根本性的。
