Le terme planification des capacités a plusieurs sens en fonction du contexte. Deux définitions semblent cependant être retenues :
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La capacité est le niveau maximum de travail qu’une organisation est capable d’accomplir en un temps donné.
- Capacité = Quantité de resources x Utilisation x Efficacité.
Le point important à retenir dans le contexte du management P3 est que projets et programmes sont par nature transitoire et donc la gestion des capacités est importante. Beaucoup d’approches quantitatives sont conçues pour l’ingénierie et les systèmes informatiques.
Dans un environnement projet l’analyse détaillée des besoins en ressources dans le temps fait appelle à des techniques telles que chaîne critique et planification à ressources limitées. Techniques qui sont difficilement applicables aux programmes et portefeuilles mais également aux projets tant que les phases d’études détaillées n’aient été engagées. Si au bout d’une étude détaillée on constate que les ressources disponibles ne sont pas suffisantes pour compléter le projet dans un délai donné alors les ressources déjà utilisées l’auront été pour rien.
Au niveau programme et portefeuille un planning de capacité de haut niveau doit être établi avant de s’engager dans les phases de planning détaillée. Les points clefs :
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Est-ce que l’organisation peut mobiliser assez de ressources pour accomplir le travail ?
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Est-il possible de recruter des ressources supplémentaires ?
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Est-ce que des ressources temporaires peuvent être mobilisées ?
Les réponses à ces questions dépendent des règles de l’organisation, des financements et du type de ressources demandées.
Le challenge est la difficulté de planifier précisément les ressources sans connaître le détail du contenu du projet et de son planning. Ce problème est plus prononcé au niveau portefeuilles et programmes où le sentiment de manquer d’informations de planification est plus aigue. Les organisations doivent adresser ce problème en établissant des règles de planification de ressources différentes en fonction de la connaissance du contenu des projets, programmes ou portefeuille. La précision augmentant en fonction de l’avancement des activités de planification.
Le but est d’éviter le lancement en parallèle de nombreux projets et programmes sans pouvoir les ressourcer. L’effet est un impact négatif sur tous les projets et programmes car les ressources deviennent partagées et un problème sur un projet fini par se répercuter sur un autre.
Les méthodes agile adressent ce problème en prenant d’abord en compte les quantités de ressources disponibles pour dériver le temps requis pour accomplir les objectifs. Les ressources étant souvent considérées comme une variable relativement fixe. Reste que la planification des organisations reste portée sur les objectifs à accomplir dans un temps donné ce qui pose souvent des difficultés pour les organisations essayant d’adopter des méthodes agiles.
Merci à Wei Square pour la traduction.
