Der Begriff Kapazitätsplanung hat für Menschen in verschiedensten Abeitsumgebungen unterschiedliche Bedeutungen. Zwei Dinge haben sie allerdings alle, unabhängig vom detaillierten Ansatz, gemein:
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Die Kapazität ist das maximale Arbeitsvolumen, das eine Organisation in einer bestimmten Zeitspanne bewältigen kann.
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Kapazität = (verfügbare Menge an Arbeitsmittel/-kräften) x (Auslastung) x (Effizienz).
Das Wichtigste am Kapazitätsmanagement im Rahmen des P3-Managements ist, dass Projekte und Programme vergänglich sind, sodass Flexibilität bei der Kapazität wichtig ist. Viele quantitative Ansätze zum Kapazitätsmanagement stammen aus der Produktionswirtschaft oder wurden für Computersysteme in der IT konzipiert.
In der Projektumgebung wird mit Hilfe von Techniken wie der zeitlichen Engpassplanung und des kritischen Pfades detailliert analysiert, wie viele Arbeitsmittel/-kräfte in welchem Zeitraum benötigt werden, aber diese Techniken lassen sich nicht ohne weiteres auf Programme und Portfolios übertragen. Sie sind auch nicht anwendbar, solange keine Verpflichtung zu einer detaillierten Scope-Management (Umfangsmanagement) und Planung besteht. Wenn das Ergebnis der detaillierten Planung lautet: "Wir haben nicht genügend Arbeitsmittel/-kräfte, um diesen Arbeitsauftrag in einem akzeptablen Zeitrahmen abzuschließen", dann ist bereits viel Zeit und Geld verschwendet worden.
Auf Portfolio- und Programmebene sollte eine Kapazitätsplanung als Grobplanung erfolgen, bevor eine detaillierte Zeitplanung (Feinplanung) vorgenommen wird.
Die wichtigsten Fragen, die gestellt werden müssen, sind:
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Kann die ausführende Organisation genügend Arbeitsmittel/-kräfte aus dem laufenden Betrieb freistellen, um den Auftrag abzuschließen?
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Ist es möglich, zusätzliches Personal einzustellen, um die erforderlichen Arbeiten zu erledigen?
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Können externe Arbeitsmittel/-kräfte mit entsprechender nachweislicher Qualifikation beschafft werden?
Die Antworten auf diese Fragen werden von Organisationsrichtlinien, der Finanzierung und möglicherweise von der verfügbaren Qualifikation von Fachkräften abhängen.
In der P3-Umgebung steht die Kapazitätsplanung vor der Herausforderung, dass die erforderlichen Arbeitsmittel/-kräfte nicht genau quantifiziert werden können, solange nicht der Scope abschliessend definiert und die Planung nicht abgeschlossen ist. Programm- und Portfoliomanagementteams sollten nicht das Gefühl bekommen, dass sie "nicht genug Informationen für die Planung haben". Alle sollten sich darauf verständigen, Arbeitsmittel/-kräfte so detailliert wie möglich zu planen, wobei ein Schätzungstrichter und eine mögliche Genauigkeitstoleranz allgemein akzeptiert werden sollten.
Ziel ist es, eine Situation zu vermeiden, in der zu viele Projekte und Programme in Angriff genommen werden, die insgesamt vorhandene Kapazitäten der Organisation übersteigen. Die Folge ist oftmals, dass alle Projekte und Programme darunter leiden müssen, weil Arbeitsmittel/-kräfte ständig mit der Bewältigung von Engpässen und eventuell kurzfristig auftretenden Krisen beschäftigt sind und dabei von einer Krise zur nächsten wechseln, ohne dass etwas erreicht wird.
Auf der Ebene von einzelnen Projekten geht der agile Ansatz mit einigen Aspekten dieses Problems um, indem er fragt, welche Ziele mit der zur Verfügung stehenden Zeit und den verfügbaren Arbeitsmitteln/-kräften erreicht werden können, anstatt zu fragen, wie viel Zeit und Arbeitsmittel/-kräfte zur Erreichung von Zielen erforderlich sind. Obwohl sich detaillierte agile Techniken nicht ohne Weiteres auf die Programm- und Portfolioebene übertragen lassen, gilt aber der Grundsatz, dass die Kapazität die Entscheidung zur Erreichung von Zielen bestimmt.
