RAG ist ein Akronym für Red, Amber, Green (Rot, Gelb, Grün) und ist eine Form des Berichts, bei der messbare Informationen nach Farben klassifiziert werden. Für jede Farbe gibt es eine vorher festgelegte Maßnahme. Dies bedeutet in der Regel eine Eskalation an eine höhere Managementebene.
Wenn beispielsweise Meilensteine verfolgt werden und der letzte Zeitplan anzeigt, dass ein Meilenstein innerhalb von ±2 Wochen des Basisplans liegt, dann kann er als grün eingestuft werden. Liegt er zwischen ±2 und ±4 Wochen vom Basisplan entfernt, ist er gelb, und wenn er mehr als ±4 Wochen vom Basisplan entfernt ist, ist er rot.
Bei der Erstellung von RAG-Berichten sind drei Aspekte zu berücksichtigen (und in der Regel in einem Kontrollmanagementplan festzulegen):
- Was soll überwacht werden?
- Welche Maßnahmen sollten in jedem Fall ergriffen werden?
- Was sind die Schwellenwerte für Grün, Gelb und Rot?
Was soll überwacht werden? 
Jede beliebige Größe kann auf diese Weise verfolgt werden. Die Kunst besteht darin, Schlüsselindikatoren auszuwählen, die für den Kontext der Arbeit geeignet sind. So ist beispielsweise ein Meilensteinplan für jeden Komplexitätsgrad der Arbeit geeignet, während eine Kennzahl, die auf dem SPI (Schedule Performance Index) aus dem Earned Value Management basiert, nur für komplexere Projekte mit ausgefeilten Berichtsmechanismen in Frage kommt.
Welche Maßnahmen sollten für jeden Fall ergriffen werden?
Der Kontrollmanagementplan kann Leitlinien enthalten, wie z. B.:
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Grün: Das Projekt liegt im Zeitplan und es ist keine Eskalation durch das Managementteam erforderlich.
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Gelb (in Richtung rot): Das Projekt weicht vom Ziel ab und das Managementteam sollte den Sponsor bei nächster Gelegenheit informieren.
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Gelb (in Richtung grün): Das Projekt nähert sich wieder dem Ziel und das Managementteam sollte den Sponsor im nächsten Fortschrittsbericht informieren.
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Rot: Der Sponsor sollte sofort benachrichtigt werden und Empfehlungen für Abhilfemaßnahmen erhalten.
Diese Leitlinien sind als Richtwerte zu betrachten und müssen durch die fachkundige Interpretation jeder einzelnen Situation durch das Managementteam ergänzt werden. Dieser Ansatz kann auch als Teil der Wahrscheinlichkeits-Auswirkungsbewertung von Risikoereignissen verwendet werden.
Was sind die Schwellenwerte für Grün, Gelb und Rot?
- Diese werden unter Berücksichtigung zahlreicher möglicher Faktoren festgelegt, darunter die:
- Empfindlichkeit des zu überwachenden Schlüsselindikators;
- die relative Erfahrung und Sachkenntnis des P3-Managers;
- die Bedeutung des Projekts oder Programms für das Unternehmen.
Obere und untere Schwellenwerte müssen nicht gleich weit von der Basislinie entfernt sein. In der Regel wird der Schwellenwert für Fortschritte, die hinter dem Ziel zurückbleiben oder darunter liegen, enger sein als der Schwellenwert für Fortschritte, die über dem Ziel liegen oder darüber liegen.
