Il rapporto RAG – ove RAG è l’acronimo di Red, Amber, Green (Rosso, Giallo, Verde) - è un tipo di rapporto nel quale delle informazioni misurabili sono classificate per colore. Per ciascun colore c’è una qualche azione prestabilita, che corrisponde di solito ad una escalation ad un livello di gestione superiore.
Se ad esempio si stanno monitorando le milestone e l’ultima schedulazione indica che una milestone è entro ±2 settimane rispetto al piano baseline, questa situazione può essere considerata verde. Se invece è compresa fra ±2 e ±4 settimane rispetto al piano baseline è di colore giallo e se infine ha un divario superiore a ±4 settimane rispetto alla baseline allora la situazione è di colore rosso.
Ci sono tre aspetti che devono essere decisi (e di solito fissati in un piano di gestione del controllo) quando si creano dei rapporti RAG:
- Che cosa sarà sottoposto a monitoraggio?
- Quali azioni dovranno essere intraprese nei diversi casi?
- Quali sono le soglie che individuano il verde, il giallo e il rosso?
Che cosa sarà sottoposto a monitoraggio?
Con questo sistema può essere monitorato qualsiasi dato quantitativo. L’abilità sta nel selezionare gli indicatori chiave più appropriati al contesto del lavoro. Ad esempio, la schedulazione di una milestone si può fare qualunque sia il grado di complessità del lavoro, ma un RAG che si basa sull’indice di Prestazione della Schedulazione (SPI - Schedule Performance Index) proprio della gestione dell’earned value sarà appropriato solo per progetti più complessi con sofisticati meccanismi di reporting.
Quali azioni dovranno essere intraprese nei diversi casi?
Il piano di gestione del controllo può stabilire linee guida quali:
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Verde: il progetto è in linea con il target fissato e non c’è bisogno di alcuna escalation da parte del team di gestione.
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Giallo (tendente al rosso): il progetto sta deviando dal target fissato e il team di gestione dovrà comunicare la situazione allo sponsor alla prima occasione utile.
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Giallo (tendente al verde): il progetto sta rientrando nel target fissato e il team di gestione dovrà comunicare la situazione allo sponsor nel prossimo rapporto sullo stato di avanzamento.
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Rosso: Lo sponsor deve essere informato immediatamente fornendogli raccomandazioni sulle azioni correttive da mettere in atto.
Queste linee guida dovranno essere considerate come indicative, e devono essere integrate con una interpretazione esperta di ogni singola situazione da parte del team di gestione. Questo approccio può essere utilizzato anche come parte della valutazione di probabilità/impatto degli eventi di rischio.
Quali sono le soglie che individuano il verde, il giallo e il rosso?
Le soglie potranno essere fissate tenendo in considerazione numerosi possibili fattori, tra i quali si possono citare:
- La sensibilità delll’indicatore chiave da monitorare;
- La relativa esperienza e la competenza esperta del project, programme e portfolio manager;
- L’importanza del progetto o del programma per il business.
Le soglie superiori e inferiori non devono necessariamente essere equidistanti dal valore baseline. Generalmente la soglia per lo stato di avanzamento che è in ritardo o al di sotto del target fissato sarà più ristretta rispetto a quella per lo stato di avanzamento che è in anticipo o al di sopra del target fissato.
Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione
