RAG is een afkorting voor Red (Rood), Amber (Ambergeel), Green (Groen) en is een vorm van rapportage waarbij meetbare informatie wordt geclassificeerd naar kleur. Voor elke kleur is er een vooraf bepaalde actie. Dit betekent meestal een escalatie naar een hoger managementniveau.
Als bijvoorbeeld mijlpalen worden gevolgd en het laatste schema aangeeft dat een mijlpaal zich binnen ±2 weken van de baseline bevindt, dan kan deze als groen worden beschouwd. Als het tussen ±2 en ±4 weken van de baseline ligt, is het ambergeel en als het meer dan ±4 weken van de baseline is, is het rood.
Bij het opstellen van RAG-rapportages zijn er drie aspecten waarover een besluit moet worden genomen (en die meestal worden vastgelegd in een beheersingsmanagementplan
- Wat zal er worden bewaakt ?
- Welke maatregelen moeten in elk afzonderlijk geval worden genomen?
- Wat zijn de drempels voor groen, ambergeel en rood?
Wat zal er worden bewaakt ?
Elke hoeveelheid kan op deze manier worden getraceerd. Het is de kunst om sleutelindicatoren te selecteren die passen bij de context van het werk. Bijvoorbeeld, een mijlpaal schema is van toepassing op elke mate van complexiteit van het werk, maar iets op basis van de planningsprestatie-index (schema performance index ,SPI) van earned value management zou alleen geschikt zijn voor complexere projecten met geavanceerde rapportage mechanismen.
Welke maatregelen moeten in elk afzonderlijk geval worden genomen?
In het beheersingsmanagementplan kunnen richtlijnen worden opgenomen zoals:
-
Groen: het project ligt op koers en het managementteam eist geen escalatie.
-
Ambergeel (in de richting van rood): het project wijkt af van de doelstelling en het managementteam moet de sponsor bij de volgende gelegenheid op de hoogte brengen.
-
Ambergeel (in de richting van groen): het project keert terug naar de doelstelling en het managementteam dient de sponsor in de volgende voortgangsrapportage op de hoogte te stellen.
-
Rood: de opdrachtgever moet onmiddellijk op de hoogte worden gebracht met aanbevelingen voor corrigerende maatregelen.
Deze richtlijnen moeten als indicatief worden beschouwd en moeten worden aangevuld met de deskundige interpretatie van elke individuele situatie door het managementteam. Deze aanpak kan ook worden gebruikt als onderdeel van de waarschijnlijkheids-/impactbeoordeling van risicogebeurtenissen.
Wat zijn de drempels voor groen, ambergeel en rood?
Deze zullen worden vastgesteld op basis van tal van mogelijke factoren, waaronder de:
- de gevoeligheid van de belangrijkste indicator die wordt bewaakt;
- relatieve ervaring en deskundigheid van de P3-manager;
- het belang van het project of programma voor de onderneming.
De boven- en ondergrenzen hoeven niet even ver van de baseline verwijderd te zijn. Doorgaans zal de drempel voor voortgang die achter of onder de doelstelling ligt, strakker zijn dan de drempel voor voortgang die voor of boven de doelstelling ligt.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
