De matrixorganisatie ontleent haar naam aan het feit dat projecten en programma's operationele afdelingen kruisen om een matrix te vormen. Op de kruispunten van de matrix bevinden zich de medewerkers die de resources vormen van zowel projecten, programma's als operationele onderdelen.
De bevoegdheid over de resources wordt gedeeld tussen de afdelingen en de projecten of programma's. Soms is dit bevoordeeld naar het project of programma, soms naar de afdeling.
In grote lijnen zijn er drie soorten matrixorganisaties: zwak, evenwichtig en sterk. Deze zijn voornamelijk van toepassing op projecten waarbij de resources van afdelingen deel uitmaken van het opleveringsteam, maar dezelfde principes kunnen van toepassing zijn op project- en programmamanagementteams.
Zwakke matrix
In een zwakke matrix wordt het project tussen afdelingen gecoördineerd door de mensen die aan het project werken. Wellicht zijn er binnen elke afdeling projectleiders die samenwerken, maar de scheidslijnen tussen afdelingen zijn nog steeds zichtbaar. Individuen rapporteren nog steeds uitsluitend aan hun afdelingsmanagers. Dit is niet veel beter voor het project dan de puur departementale organisatie, aangezien er nog steeds geen projectmanager is en er dus ook geen eenduidige verantwoordelijkheid voor het project.
Evenwichtige matrix
In een evenwichtige matrix wordt vanuit een afdeling een projectmanager benoemd en daarmee voorziet in een eenduidig punt van verantwoordelijkheid.
Dit zou coördinatieproblemen tussen afdelingen moeten oplossen, maar er zijn nog steeds potentiële loyaliteitsconflicten.
Waar komt de projectmanager in de evenwichtige matrix vandaan? Als hij of zij vanuit een afdeling wordt benoemd, waar liggen dan de loyaliteiten? Bij de behoeften van het project of de behoeften van de afdeling? Deze zullen op een gegeven moment onvermijdelijk met elkaar in conflict komen.
Een projectmanager moet verantwoordelijk zijn voor het succes van het project. Maar als hij of zij geen gezag en controle heeft over de resources die aan het project werken, hoe kunnen ze dan echt ter verantwoording worden geroepen? Verantwoording zonder gezag is een recept voor gestresste projectmanagers en mislukte projecten.
Sterke matrix
Bij deze aanpak worden de projectmanagers uit de afdelingsstructuur gehaald en rapporteren zij aan een hoofd projecten, eventueel een projectdirecteur of manager van een Project Management Office (PMO). Resources van elke afdeling worden toegewezen aan projecten en het gezag erover wordt gedeeld tussen de projectmanager en de lijnmanager.
Teamleden worden voor een overeengekomen periode bij het project gedetacheerd en kunnen fysiek van hun afdeling naar een gemeenschappelijk projectteam verhuizen. Dit roept vragen op over inwijding in het projectteam en ontmanteling (integratie terug naar de afdeling) wanneer het project (of hun betrokkenheid erbij) is afgerond.
In een sterke matrix moet de onderneming een volledig nieuwe rapportagelijn aanhouden. Afdelingsmanagers voelen zich misschien afgescheiden van projecten en geven hen niet hun volledige steun. Dat is waar effectieve sponsorschap echt belangrijk wordt.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
