Schatten is de activiteit om te voorspellen wat een stukje werk zal vragen in termen van tijd, resources en kosten. Dit kan variëren van een schatting op hoog niveau van een project in een programma tot een gedetailleerde schatting van individuele activiteiten in een werkpakket.
Bijna alle schattingen doorlopen twee fasen: van boven naar beneden en van beneden naar boven.
In de vroege stadia van het project of programma zijn schattingen nodig op basis van beperkte informatie. Naarmate het werk duidelijker wordt, kan een grotere nauwkeurigheid worden bereikt, d.w.z. de definitie en de schatting worden van bovenaf ontwikkeld.
Als het detail eenmaal is vastgesteld, kunnen kleine stukjes werk nauwkeuriger worden geschat. Afzonderlijke schattingen van activiteiten kunnen worden samengevoegd om nauwkeuriger totale kosten en tijdschema's te ontwikkelen, d.w.z. van onderaf.
Met verschillende toepassingen binnen de top-down en bottom-up contexten, zijn er vier fundamentele benaderingen om te schatten:
- Parametrisch
- Vergelijkend (ook bekend als analoog)
- Analytisch
- Subjectief
Deze benaderingen sluiten elkaar niet uit. Een bepaalde methode kan bijvoorbeeld parametrische en subjectieve benaderingen combineren; een andere methode kan een combinatie van vergelijkend en analytisch zijn. De schattingsmethoden zijn even divers als er organisaties zijn die projecten en programma's uitvoeren.
De gebruikte aanpak of combinatie van benaderingen zal afhangen van de technische aard van het project en de fase in de levenscyclus.
Om de verschillende benaderingen te illustreren, overweeg eens het probleem van het beslissen voor hoeveel uw huis te verzekeren in het geval van wederopbouw.
- Parametrisch
-
De parametrische benadering is die welke over het algemeen door verzekeringsmaatschappijen wordt gevolgd. De kosten van de wederopbouw zijn gebaseerd op bepaalde parameters, zoals:
- Aantal slaapkamers
- Appartement/Flat/Huis/ Maisonette/Villa
- Vrijstaand/Semi-vrijstaand/Terrasvorming
- Garage/Geen garage
-
Aantal verdiepingen
-
Afhankelijk van de bovenstaande parameters zou een reeks formules de kosten voor de wederopbouw geven. Dit voorbeeld van een parametrische aanpak bevindt zich duidelijk al in een vroeg stadium.
- Analoog
-
In de analoge (ook wel vergelijkende) benadering zou je mensen die onlangs een huis hadden laten bouwen, vragen hoeveel het werk heeft gekost. Je zou de cijfers die ze je gaven aanpassen om rekening te houden met de verschillen tussen jouw huis en hun huis. Om deze vergelijking te kunnen maken heb je meer gedetailleerde informatie nodig over hoe uw huis afwijkt van de vergelijkingen en komt dus later in de top down fase.
- Analytisch
-
De analytische benadering zou betekenen dat de bouwkosten worden berekend op basis van de eerste beginselen. Er wordt om een prijs gevraagd op basis van wat een bouwer zou doen als hij een volledige reeks plannen voor een huis zou krijgen. Deze zou worden opgebouwd uit de hoeveelheden materiaal, de productiviteitscijfers voor de verschillende sectoren en de huurkosten van machines. Dit is een bottom-up proces dat gebaseerd is op een product- of werkdecompositiestructuur.
- Subjectief
-
Niet alle projecten lenen zich voor fysieke metingen van het te verrichten werk. In veel gevallen moet de aanpak subjectief zijn en door de vraag worden getypeerd: "Hoe lang duurt het, op basis van je ervaring, om deze activiteit uit te voeren en wat kost het?"
Ramingen vormen de basis voor beloftes aan stakeholders en onnauwkeurige schattingen kunnen de bron zijn van veel conflicten. Als alles met 100% nauwkeurigheid voorspeld zou kunnen worden, zou er nauwelijks behoefte zijn aan project- en programmamanagement, maar dat is duidelijk niet het geval.
Er zijn veel planningsbenaderingen ontwikkeld om de onlosmakelijke onzekerheid van schattingen aan te pakken. Monte Carlo, PERT en zwakste schakel technieken passen verschillende combinaties van statistische en psychologische benaderingen toe om meer pragmatische planningen te bieden.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
