Kanban é uma palavra japonesa que pode ser traduzida literalmente como placa ou cartaz. Nos anos 50, Taiichi Ohno na Toyota desenvolveu um sistema de controle de produção utilizando cartões que forneciam um sinal visual para acionar uma ação.

Originalmente, ele era usado para manter altos níveis de eficiência nas linhas de produção e para a implementação da produção "Just in Time" (JIT).

Ao longo dos anos o termo tem sido utilizado de várias maneiras, mas é útil pensar em um cartão Kanban como sendo um cartão físico contendo informações sobre um produto e como ele deve ser desenvolvido; um quadro Kanban é onde os cartões Kanban são exibidos de acordo com seu progresso através do processo de desenvolvimento e a técnica geral é simplesmente chamada de Kanban.

Nos últimos anos, Kanban encontrou um papel no método ágil de gestão de projetos, particularmente onde o trabalho é executado utilizando a abordagem scrum.

Um quadro kanban mostra o fluxo de uma especificação de produto em um backlog, através de desenvolvimento e testes, até o produto completo. Esta abordagem altamente interativa e visual, juntamente com a reunião diária do scrum e timeboxes (sprints) relativamente curtas, é uma forma mais apropriada de acompanhar o fluxo de trabalho do que os métodos tradicionais como os Gráficos de Gantt.

O diagrama acima mostra como um produto pode passar por cinco etapas. Kanban não especifica o número de etapas nem como são chamadas. Elas devem ser definidas de acordo com as necessidades do trabalho que está sendo realizado.

O quadro pode ser tanto eletrônico ou quanto notas 'post-it' em um quadro branco.
Taiichi Ohno afirmou que o Kanban deve seguir regras rigorosas para ser eficaz, como por exemplo:

1. Um estágio posterior só pode retirar itens nas quantidades especificadas (por exemplo, pode haver um limite de quantos produtos podem estar em andamento de uma só vez).

2. Os estágios iniciais só podem passar itens para os estágios posteriores, conforme especificado.

3. Nenhum item é feito ou movido sem um cartão Kanban.

4. Um cartão kanban deve acompanhar cada produto em todo momento.

5. Os produtos com defeito nunca são enviados para a próxima etapa.

O número de cartões Kanban em cada estágio é monitorado para revelar problemas e oportunidades de melhoria.

Estas regras foram originalmente desenvolvidas para a programação de produtos nos ambientes de manufatura enxuta e JIT. Elas precisam ser adaptados para diferentes contextos de gestão de projetos, mas o princípio de regras claras ainda se aplica.