Há inúmeras situações em que um gerente P3 precisa reunir idéias de um grupo de indivíduos e chegar a uma decisão. Pode ser um grupo de partes interessadas discutindo benefícios, uma equipe de projeto identificando os principais riscos ou uma equipe técnica debatendo soluções alternativas.
Mas qualquer grupo compreende muitas personalidades diferentes; alguns são vocais e alguns são silenciosos; alguns são extrovertidos e outros não; alguns são novos no grupo e alguns são velhos. O gerente P3 precisa ter certeza de que todos tiveram a chance de contribuir e que toda a experiência dentro do grupo seja utilisada.
A técnica nominal de grupo é uma forma de conseguir isto. A abordagem básica tem cinco etapas:
- Introdução
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No primeiro passo, o facilitador explica o objetivo da sessão e descreve a forma como ela funcionará. Se o gerente P3 quiser fornecer informações, é melhor usar um facilitador externo e independente. - Criação silenciosa
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Cada participante lista silenciosamente todas as suas idéias relacionadas com o assunto em questão. Os membros da equipe podem listar riscos mais preocupantes e possíveis respostas, as partes interessadas podem fazer observações sobre o valor relativo dos benefícios ou os especialistas técnicos podem comentar sobre diferentes soluções para um problema.
- Compartilhamento
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Cada participante compartilha suas ideias e o facilitador as registra. Não há discussão nesta fase e ideias adicionais devem ser discretamente anotadas pelos participantes.
- Discussão
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O facilitador orienta uma discussão que deve ser o mais neutra possível - isto é, deve-se evitar negatividade e julgamento. Cada participante deve ter a mesma oportunidade de apresentar, questionar e esclarecer a lista de ideias.
- Ranqueamento
- A etapa final permite que os participantes classifiquem ou pontuem as ideias conforme apropriado, por exemplo, classifiquem os riscos identificados ou pontuem as soluções ou priorizem os benefícios. O facilitador consolida o ranque e apresenta o resultado ao grupo.
A principal vantagem da técnica é que ela dá a todos os participantes uma oportunidade igual de contribuir. A principal desvantagem é que pode ela pode se apresentar como rígida e morosa - mas muito disso se deve à habilidade do facilitador.
