Ci sono numerose situazioni in cui un project, programme o portfolio manager ha bisogno di raccogliere idee da un gruppo di persone per poter arrivare a una decisione. Potrebbe trattarsi di un gruppo di stakeholder che individua i benefici, di un team di progetto che identifica i rischi principali o di un team tecnico che analizza soluzioni tecniche alternative.
Ogni gruppo, però, è costituito da persone con caratteri molto diversi; ad alcuni fa piacere parlare, ad altri rimanere in silenzio; alcuni sono estroversi ed altri introversi; alcuni sono appena arrivati nel team, altri ne fanno parte da lungo tempo. Il project, programme o portfolio manager deve essere sicuro che tutti abbiano avuto una possibilità di contribuire e che tutte le competenze esperte presenti nel gruppo siano utilizzate.
La tecnica nominal group è un modo per raggiungere questo risultato. L’approccio di base prevede cinque passi:
- Introduzione
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In questa prima fase il facilitatore illustra lo scopo della riunione e spiega come funzionerà. Se il project, programme o portfolio manager vuole fornire il proprio contributo è meglio utilizzare un facilitatore esterno e indipendente.
- Produzione di idee in silenzio
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Ogni partecipante elenca in silenzio le proprie idee relativamente al tema in questione. I membri del team possono elencare i propri rischi principali e le possibili risposte, gli stakeholder possono fare osservazioni sul valore relativo dei benefici oppure gli esperti tecnici possono commentare le diverse soluzioni a un problema.
- Condivisione
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Ogni partecipante condivide a turno le proprie idee e il facilitatore le registra. Non vi è alcuna discussione in questa fase ed eventuali idee aggiuntive devono essere annotate dai partecipanti sempre in silenzio.
- Discussione
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Il facilitatore guida la discussione nel modo più neutrale possibile – vale a dire evitando commenti negativi e giudizi non necessari. A ogni partecipante deve essere data pari opportunità di esporre, fare domande e spiegare la lista delle idee.
- Classifica
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L’ultimo passo consente ai partecipanti di classificare o attribuire un punteggio alle varie idee a seconda dei casi (per esempio fare una classifica dei rischi identificati o attribuire un punteggio alle soluzioni individuate, o infine mettere in ordine di priorità i benefici). Il facilitatore aggrega le varie classifiche e presenta i risultati al gruppo.
Il vantaggio principale di questa tecnica è che fornisce a tutti i partecipanti un’identica opportunità di dare il proprio contributo. Lo svantaggio principale è che può dare l’impressione di essere restrittiva e un po’ contorta, ma questo dipenderà molto dall’abilità del facilitatore.
Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione
