Er zijn tal van situaties waarin een P3-manager ideeën van een groep individuen moet verzamelen om tot een beslissing te komen. Het kan gaan om een groep stakeholders die de baten bespreken, een projectteam dat de belangrijkste risico's identificeert of een technisch team dat alternatieve technische oplossingen bespreekt.
Maar elke groep bestaat uit veel verschillende personages; sommige zijn luidruchtig en sommige zijn rustig; sommige zijn extravert en sommige niet; sommige zijn nieuw voor de groep en sommige zijn oudergedienden. De P3-manager moet er zeker van zijn dat iedereen de kans heeft gehad om een bijdrage te leveren en dat alle expertise binnen de groep wordt benut.
De nominale groepstechniek is één manier om dit te bereiken. De basisaanpak bestaat uit vijf stappen:
Introductie-
In de eerste stap legt de facilitator uit wat het doel van de sessie is en hoe deze zal werken. Als de P3-manager input wil leveren, kan het beste een externe en onafhankelijke facilitator worden gebruikt.
- In stilte aanmaken
-
In stilte maakt elke deelnemer een lijst van zijn ideeën met betrekking tot de materie die aan de orde is. Teamleden kunnen hun belangrijkste risico's en mogelijke reacties opsommen, stakeholders kunnen waarnemingen delen over de relatieve waarde van baten of technische experts kunnen commentaar leveren op verschillende oplossingen voor een probleem.
- Delen
-
Elke deelnemer deelt op zijn beurt zijn ideeën en de facilitator registreert deze. In dit stadium is er geen discussie en de deelnemers dienen rustig nota te nemen van aanvullende ideeën.
- Discussie
-
De facilitator leidt een discussie die zo neutraal mogelijk moet zijn, d.w.z. dat onnodige negativiteit en oordelen moeten worden vermeden. Elke deelnemer moet gelijke kansen krijgen om de ideeënlijst te presenteren, te bevragen en te verduidelijken.
- Rangschikking
- De laatste stap stelt de deelnemers in staat om ideeën te rangschikken of of punten te geven zoals van toepassing, bijv. het rangschikken van de de geïdentificeerde risico's of het geven van punten aan de geïdentificeerde oplossingen of het prioriteren van de baten. De facilitator consolideert de ranglijsten en presenteert het resultaat aan de groep.
Het grote voordeel van de techniek is dat alle deelnemers een gelijke kans hebben om bij te dragen. Het grootste nadeel is dat het als beperkend en omslachtig kan worden ervaren - maar veel daarvan zal te wijten zijn aan de vaardigheid van de facilitator.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
