Value management richt zich op het maximaliseren van de waarde van de baten die een project of programma oplevert. Aangezien 'waarde' een subjectieve term is, is het belangrijk om een evenwicht te bewaren tussen de percepties van de verschillende stakeholders over wat waarde eigenlijk betekent.
Er zijn veel verschillende benaderingen van de value managementprocedure, maar ze volgen allemaal dezelfde algemene principes die hieronder worden uiteengezet. Deze procedure omvat in eerste instantie de functies van requirementsmanagement en oplossingsontwikkeling, maar sommige aspecten moeten worden voortgezet tijdens de opleveringsfase van de levenscyclus.
Oriëntatie
Deze stap in de procedure wordt ook wel ''framing'' genoemd. Het stelt de taakomschrijving voor de value managementstudie op en omvat doorgaans:
- het bepalen van de doelstellingen voor een value managementstudie;
- het bepalen van de samenstelling van het onderzoeksteam;
- een overzicht van de informatie waarop de studie moet worden gebaseerd;
- overleg met het personeel;
- gedetailleerde planning;
- de vraag of er een beroep moet worden gedaan op professionele ondersteuning.
Informatie
Soms ook wel datacollectie genoemd, is de stap waar de informatie wordt gedefinieerd, verzameld en verspreid onder de leden van het team. Relevante informatie kan zijn:
- tekeningen;
- specificaties;
- leveranciersgegevens;
- de huidige fabricage-, ontwikkelings- of bouwmethoden;
- requirements van gebruikers;
- markttrends;
- de concurrentie.
De voor het onderzoek verantwoordelijke persoon zal uit verschillende informatiebronnen gegevens moeten verzamelen. Dit moet met enige zorgvuldigheid worden gedaan, aangezien deze bronnen gevestigde belangen kunnen hebben bij de huidige werkwijze.
Analyse
Velen beschouwen deze stap als het hart van value management. Analyse kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de technische aard van het project. De meest voorkomende is functie-analyse. De essentie van deze analyse is om te kijken naar de onderdelen van het project en te bepalen welke functie(s) zij vervullen. Door de functie van elke component te bepalen, kan de bijdrage ervan aan de baten die in de business case zijn gespecificeerd, worden vastgesteld.
Sommige projecten zullen veel te veel individuele functies bevatten om ze allemaal volledig te kunnen analyseren. Het principe van Pareto is het overwegen waard. 80% van de kosten zal waarschijnlijk worden gemaakt door 20% van de componenten, dus is het zinvol om de volledige kracht van value management op die 20% toe te passen.
Speculatie
Dit deel van de procedure wordt ook wel de creatieve stap genoemd, waarbij wordt gebrainstormd om alternatieve manieren te onderzoeken om dezelfde of betere functionaliteit te bereiken, hopelijk tegen lagere kosten. Het kan ook componenten aan het licht brengen die in de huidige omgeving onnodige functionaliteit bieden.
Evaluatie en ontwikkeling
Deze stap, ook wel beoordeling genoemd, onderzoekt de resultaten van het brainstormen om de ideeën met het grootste potentieel eruit te filteren.
Deze ideeën worden uitgewerkt tot substantiële voorstellen voor wijzigingen van de technische specificatie. Er moet rekening worden gehouden met alle gevolgen, d.w.z. welk effect zullen de voorgestelde wijzigingen hebben in termen van planning, kosten, kwaliteit, risico enz.
Aanbevelingen
Soms aangeduid als rapportage, is dit waar de ontwikkelde ideeën worden voorgelegd aan de stakeholders met een aanbeveling en rechtvaardiging van de benodigde investeringen. Voorgestelde wijzigingen worden geselecteerd en goedgekeurd voor implementatie.
Implementatie en feedback
Ten slotte worden de geaccepteerde voorstellen in concrete acties omgezet door het bijwerken van de specificaties en de business case. De beginselen van value management dienen voortdurend te worden toegepast tijdens de beheersing van het project, en met name als onderdeel van wijzigingsbeheer, om ervoor te zorgen dat het werk de beste prijs-kwaliteitverhouding blijft opleveren.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
